浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施田艳--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施田艳

发表时间：2020/5/6 来源：《基层建设》2020年第2期作者：田艳

[导读] 摘要：现价段随着信息化技术的不断深入和普及，建筑工程档案资料管理已经成为建筑工程技术与设计中必不可少的组成部分，档案资料管理员的工作实效性直接决定建筑工程整体质量和交工后期建筑企业的资金收益。档案管理员必须要精准记录、真实反映整个施工过程的工程资料，要确保工程资料的真实性、准确性、完整性。

        杭州国成建设工程有限公司浙江杭州 311200
        摘要：现价段随着信息化技术的不断深入和普及，建筑工程档案资料管理已经成为建筑工程技术与设计中必不可少的组成部分，档案资料管理员的工作实效性直接决定建筑工程整体质量和交工后期建筑企业的资金收益。档案管理员必须要精准记录、真实反映整个施工过程的工程资料，要确保工程资料的真实性、准确性、完整性。建筑工程档案不仅是施工前期设计工作和施工过程中施工技术需要借鉴的实用性理论依据，也是施工验收过程中及竣工后期进行质量验收的关键参照信息，更是对项目施工过程中施工技术和设计方案经验的总结。
        关键词：建筑工程；档案资料管理；问题；处理措施
        引言
        档案管理是建筑工程管理中的重点内容，其涉及建筑工程建设的全过程，其对建筑工程质量评价、竣工验收和竣工结算等工作都有着重要的作用，因此，这就需要做好建筑工程的档案管理。在建筑工程管理中，管理人员一定要认识档案管理的重要性，正视档案管理中存在的问题，并积极采取有效的措施处理问题，来为建筑工程后续工作的开展奠定良好的基础。
        1建筑工程中档案管理的重要性
        在一个建筑项目之中，会涉及很多数据资料。这些资料中包括建筑项目的设计内容、筹备内容、施工环节、施工工序等环节信息，如果在项目的建设过程中没有详细的施工环节记录，就会降低建筑项目的施工效率。在建筑项目施工过程中会出现大量的资源信息，如果重视该工程档案内的资料，就可以在该资料中提取很多有效信息，这将影响建筑项目的施工质量和经济利益。建立一个完善的档案管理系统，可以提高建筑工程的施工效率和施工质量。在对建筑项目所有的档案资料进行核查时，就可以判断该项目是否合法，并且有关部门还可以通过查阅档案资料对相关数据进行核查，通过对施工环节资料进行查看就可以对该项目建造的建筑物质量进行判断。对于我国的建筑项目而言，建筑物的合法性和施工质量是十分重要的，所以该项目的施工过程必须规范化、科学化、合理化。在对建筑项目的档案资料进行收集时，会包括所有的施工细节，所以以后建筑物出现任何质量问题，也可以通过查阅档案找出维护方法。
        2建筑工程档案资料管理中的问题
        2.1人员意识薄弱
        管理人员在对建筑工程的档案进行管理时，不能明确其重要性，主要是由于其涉及的内容较多，涵盖的内容比较广泛，在管理的过程中存在较大的难度。施工单位对于档案管理工作的重视程度不足，负责人认为档案管理属于管理工作的范畴，并且不能直接产生效益，因此在分配资源的过程中忽视了档案管理的效用。在完成建筑工程建设施工之后，需要对工程竣工情况进行分析。而管理人员经常不能就是发现其中的问题，在工程交付之后才会从档案中了解到有关信息，引发不同的问题。这会给档案管理带来较大的影响，难以针对档案资料对工程中的问题进行修复。
        2.2资料管理制度存在疏漏问题
        建筑工程资料管理制度是在建设过程中约束资料管理人员进行精准记录、真实反映的保障，更是考核管理人员对自身工作职责是否明确的标准。现阶段大部分施工企业都没有建立完善的资料管理制度和监督部门，在实际运用过程中缺乏具体执行力度，导致实践效果不理想。同时资料管理制度存在疏漏问题也表明了管理人员缺乏管理意识、不能明确自身工作岗位的重要性，严重影响建筑工程施工建设工作的顺利进行。
        2.3档案材料不准确
        在建设工程档案管理中，需要涉及工程建设的全过程，不仅范围比较广，同时涉及的内容也十分复杂，这就导致在进行档案材料收集和整理中存在一定的难度，在进行档案材料的收集和整理中很容易出现失误或者错误等情况，导致档案材料的不准确。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

另外，一些建筑企业并没有建立规范档案管理的体系，对档案管理不是很严格，在进行档案管理中就会出现档案材料的不全面，并没有和工程建设同步，往往需要后期进行材料的补写，为后期材料补写增加难度，出现虚假数据，造成建筑工程的竣工档案和实际情况不符，导致工程档案不能对工程建设进行全面的反映。
        3建筑工程档案资料管理问题的处理措施
        3.1提高管理人员意识
        为了进一步促进建筑企业工程档案管理工作完善，需要管理人员从意识上认识到档案管理的重要性。作为开发公司企业可以在建筑企业加强宣传力度，采取定期培训的方式，强化建筑企业管理人员意识。根据实际情况可以制定一周两节课程，课程的制定需要根据工程施工情况进行确定，避免培训与工作“撞车”，在档案管理工作正常开展，并发挥良好作用时，适当减少意识培训课程，由两节可以转变为一星期一节课程或两星期一节课程。新时代背景下，建筑企业还可以通过互联网加强宣传力度提高管理人员意识，例如在公司内部网站或者是企业官网上进行宣传，宣传可以通过软文或是名师视频的形式进行，这样相关管理人员就可以随时随地的进行浏览，打破了时间与空间的限制。
        3.2完善管理制度
        建筑企业及施工单位在开展施工管理工作的过程中，都需要以健全的管理制度作为基础，减少管理工作当中产生的问题。在对建筑工程档案信息进行管理的过程中，建筑企业需要完善管理制度，让工作人员在管理的过程中加强对其的重视，避免其在管理的过程中过于随意。建筑企业要明确工程档案的管理范围，对各个环节的工作内容进行明确，并且做好相应的记录。管理人员在区分不同的环节时，需要避免重复记录，防止增加工作量。不同的部门需要发挥不同的职能，档案管理部门就需要体现其职能效用，在工作当中做好档案的统筹规划管理，强化资料的收集、整理及保护作用。不同的管理部门需要设立不同的负责人，建筑企业需要针对档案管理工作的开展设立专门的管理人员，让其按照要求定期移交工程资料。在管理的过程中，需要按照《中国档案分类法》确定档案管理范围，然后再根据建筑企业的实际发展情况对制度进行完善。在对档案进行分类管理的过程中，需要按照制度内容对文件进行归档，提高档案资料的准确性及系统性，还需要使其完整保存在档案库中。管理人员需要对资料的原件进行归档，做好传真资料的复印并且对其进行完善，补充相关说明，提高档案管理的完整性。
        3.3提高档案资料管理质量
        在对建筑工程的档案管理系统进行完善时，应该提高档案资料的管理质量，严格管理编写内容。在对工程档案进行管理时可以采用严格的管理制度，要求档案内的文字、图表格式相同。相关人员在编写档案资料应该保证材料中的图表格式相同，文字编写规范。开发企业管理人员对项目进行统筹规划时，应该按照档案管理部门以及当地行政部门对资料的规定严格制定竣工资料表格。在档案管理的过程中制定统一的表格可以降低档案人员的工作强度，在对工程资料进行整理的过程中，避免各种文本、表格出现多样性的可能。为进一步保证档案资料的真实性，所有的档案资料都应该交给上级领导签字，并交给专门的负责人员进行核实才可以放入档案之中。专业人员的核实主要包括两个方面的核实，一是与己方公司相关人员进行进度核对，二是与开发企业负责人员进行施工进度核对，如果资料有误进行更改。
        结语
        总之，建筑工程档案管理对于工程的发展非常重要，尤其是对于建筑工程的施工有着很大的作用，加强对建筑工程档案管理工作的重视，提升人员的认识。通过对计算机和信息技术的学习和应用，将人员的责任意识不断提升，以此来从整体上将建筑工程档案管理水平不断提升。
        参考文献：
        [1]饶晨.建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施[J].居舍，2019，（25）：136.
        [2]黄艳.建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施探究[J].住宅与房地产，2019，（09）：111.
        [3]乔金艳.建筑工程档案资料管理问题及解决措施[J].办公室业务，2019，（04）：129.