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关于企业档案统一分类、科学整理的若干问题研究

发表时间：2021/9/6 来源：《中国科技信息》2021年9月下作者：王泽语

[导读] 档案信息是企业经营发展过程中必不可少的重要信息资料之一，其中囊括了大量财务信息、人力资源信息、客户服务信息等等，对档案信息进行妥善管理和高效应用，能从根本上提升企业在行业内的竞争力，使之在复杂的市场竞争当中脱颖而出。

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摘要：档案信息是企业经营发展过程中必不可少的重要信息资料之一，其中囊括了大量财务信息、人力资源信息、客户服务信息等等，对档案信息进行妥善管理和高效应用，能从根本上提升企业在行业内的竞争力，使之在复杂的市场竞争当中脱颖而出。本文就根据企业档案管理工作的实际情况，从企业档案统一分类、科学整理的意义入手，对其原则和要求、具体的整理编目措施等进行深入研究。
关键词：企业档案；分类；整理；问题
        引言
        在过去的一段时间内，我国市场经济迎来了阶段性发展，企业的管理模式也朝着现代化、科学化方向发展，特别是企业档案管理工作更是如此，无论是管理模式还是管理设备亦或是管理措施，都较过去有了天翻地覆的变化，这给企业的长远发展带来了新的动力。但是从现阶段来看，仍有一部分企业在档案统一分类、科学整理方面陷入误区，对本课题进行研究显然具有一定的现实价值。
        1企业档案统一分类、科学整理意义
        首先，能够让档案检索标准化程度得到提升，确保编目的准确性。回顾过去一段时间的企业档案管理情况可以发现，不同企业的档案分类标准各有不同，缺乏一个统一有效的标准，无论是档案分类原则还是方案类项设计都有较大差异，编目效果可想而知。而在企业档案统一分类、科学整理以后，上述问题就得到了有效解决，在降低工作人员压力的同时，提升了档案管理的效率。其次，企业档案统一分类、科学整理本身符合档案综合管理的要求，企业经营过程中会产生大量档案信息，对这些档案进行统一分类和科学管理，能够让不同种档案之间的差异和边界更加清晰，在有需要的时候也能更快捷地找到档案信息，解决了过去档案信息庞杂无法有效利用的问题。最后，企业档案统一分类、科学整理能够为企业档案的信息化管理和数字化管理打下坚实基础。目前我国的各种高新科技越来越成熟，信息化技术在企业发展的各方面发挥着不可替代的积极作用，而对档案信息进行数字化处理也已经成为新的风潮，在这种情况下对档案信息进行统一编目、科学整理，必然能够提升档案数字化建设的有效性，让企业档案工作的质量得到根本性提升。
        2企业档案统一分类的原则和要求
        对企业档案进行统一分类、科学管理的过程中，工作人员需要始终坚持“分门别类和便于查找”的工作原则，同时还需要确保统一分类后档案的应用价值。换而言之，企业方面必须要根据自身实际情况及发展目标进行档案分类工作，对牵涉到企业管理、经营等基本活动的档案信息设置单独类目，确保档案能够与企业实际情况接轨。目前，我国各行业都处在蓬勃发展的新阶段，企业的经营类目和深耕的市场方向各有不同，因此在进行档案统一分类、科学整理的过程中，需要合理设置档案一二级类目，并据此对档案信息进行分类、组卷和案卷排列管理。另外，一些中小型企业、中外合资企业的经营情况和档案信息内容与常规企业略有不同，因此档案管理人员可根据实际情况适当调整类目的数量和等级。

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在正式进行档案信息分类的过程中，工作人员需要综合考虑企业每个部门的工作任务，并据此判断不同档案间的关联性，做好档案内容的科学分类。特别需要提到的是，在设置类目过程中，工作人员需要对一级类目进行罗列，并避免二级类目出现在一级类目当中的问题，在确定一级类目的基础上，再根据企业经营方向和发展目标确定不同档案信息的重要性，从而确定二级类目的名称和数量等，往后的类目设置如同上文一样层层推进，一级类目下包括二级类目、二级类目下包括三级类目，最终建成稳定的档案信息体系。同时，在对现有档案信息进行分类编制的基础上，需要利用代字、代号标识一级类目、二级类目，并利用-或者、等符号隔开，确保档案体系的科学化和标准化。
        3企业档案的整理编目
        在对档案信息进行科学分类处理以后，还需要做好档案的整理编目工作，整理编目比较复杂，一般可以理解为对档案案卷进行组织并编制案卷目录等。工作人员需要根据之前确定下来的档案信息分类大纲开展工作，对档案的特征进行分析，从而完成案卷组织工作，通常来说每一大类的档案可以放入同一个案卷当中，应确保同一案卷当中的所有档案都有互相联系、确保案卷当中档案材料数量的合理性。在同一个类别的档案文件比较多的情况下，工作人员可以根据其保管期限等进行案卷组织，而在同一个类别档案信息比较少的情况下，可以把同一大类的档案放在同一个案卷当中。还有一种情况，即同一大类材料非常多、保管期限相近，此时了根据其二级类目进行组卷，从而确保档案整理编目的合理性。同时，针对录音带、录像带、照片等特殊载体的的档案材料，工作人员需要将其与相关纸质档案材料进行统一分类、统一组卷，根据编号进行妥善存放，在案卷组织结束以后，按照纸质档案的项目和档号等填写封面内容。从实际情况来看，经过统一分类、科学整理以后，档案信息都能够根据内容和特征被编制成系统化的信息体系，工作人员可定期对不同类别的档案进行系统化排列，确保案卷存放合理性和顺序的科学性，一般情况下可以年为单位、根据载体保管期限等进行区分排列。特别需要提到的是，在编制案卷目录的过程中，工作人员应结合案卷排列顺序进行编写，以保证后续调用查找的便利性，针对科技类文档等特殊的档案信息，工作人员应充分考虑到它们在时间上没有截止性，采用归档号归纳法进行处理。
        结语
        中国特色社会主义市场经济条件下，企业之间的竞争愈发激烈，不断强化管理工作，是企业在竞争中脱颖而出的必然选择，而加强档案信息管理，则是企业发展的当务之急。在今后的工作中，档案工作人员应结合企业发展的实际情况，对现有档案进行综合分析，确定其一级类目、二级类目等，并据此对档案进行整理编目，对特殊档案进行特殊处理，从根本上提升企业档案统一分类、科学整理的效果。
参考文献
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