李晓娟
华能西藏雅鲁藏布江水电开发投资有限公司 西藏拉萨 850000
摘要：随着企业信息化建设的不断推进，传统的公文流转和档案管理正经历着大规模的信息化变革。办公自动化与档案管理属于不同的工作单元，两者既有联系又相对独立。文件归档和存取需要两个系统协同工作，需要一个接口来实现两个系统的流通和信息传输。在本文中，结合实际应用，简要介绍了两者的系统对接，数据转换和其他技术应用，以便对同行有所帮助。
关键词：档案管理；办公自动化；应用方案；数据对接
前言
目前，企事业单位档案大多是纸质版，虽然有的已经实现了电子版的超链接，但离真正实现无纸化办公还有一定差距。信息技术的飞速发展给社会发展带来了深刻的影响，也导致了人们对档案信息资源利用服务的更高要求。各级档案部门继续适应信息化社会发展的发展，不断推动档案信息化建设，采用信息技术改造传统档案资源管理方式和手段，开放档案信息资源，提供高效便捷的档案利用服务[1]。
一、档案电子管理体系的情况与问题
随着电子档案管理系统的建立，档案人员利用计算机组织、整理、编目、利用文件，已成为档案工作的重要组成部分。档案工作者不必每天重复工作，可以充分发挥他们的聪明才智。随着信息建设的不断深化，各种单位实现OA系统并形成大量电子文件。如何将它们转移到电子档案管理系统中，并实现实时逻辑归档提高了电子档案管理的新问题。
OA包含所有完成的内部文件、信息资料，以及所有上级部门的公文、电子邮件、数据信息、流转记录。如果这些信息没有经过程序处理，只能存储在OA系统中，不能传输到档案管理系统。在提交文件时，需要手动扫描和条目，这导致浪费人力和物质资源，易于犯错误。使用OA系统和档案管理之间链接接口技术，OA中的数据可以随时转移到归档管理系统，此功能可节省时间和精力。从技术上说，如果OA数据存储在关系数据中，则相对简单。因为我们的文件管理系统也是关系数据库的模式，因此可以直接读取关系数据的数据，但由于两个系统数据库的字段不一样，我们必须先对应对应的字段。
由于OA系统中的数据库是以lotusdomino的数据格式存储的，而文件数据库是以sqlserver2000的数据格式存储的，两者的数据格式不同，不能直接读取。为了实现文档集成的原则，在同一应用系统下，采用同一套数据进行文档处理、自动组卷和文档管理，实现文档和文档数据的共享。一次输入、多次输出、多次使用，可以节省人力、物力、财力，避免人为造成不必要的主观错误，有效保证档案的一致性、有效性和完整性。需要OA系统接口软件，将OA系统中处理文件的目录和原文导入到文件管理软件对应的数据库目录和原文服务器中，利用档案管理软件实现电子公文和非电子公文的统一管理和利用。在电子档案管理系统中，档案服务器配置了安全性高的大型关系数据库管理软件SQL Server2000，主要为C/S架构的客户端软件与B/S架构的客户端软件之间的对话提供应答服务，存储各种档案的机读目录。SQLServer2000保证了数据库的并发性、一致性、可移植性和准确性，具有定时备份、数据恢复等功能，OA服务器配备了文档数据库管理软件Lotusdomino。它还提供响应服务，并且有一个由各种收发器文档、个人电子邮件和存档软件处理的电子文件存档。
二、接口数据转换
接口部分的数据转换主要包括以下三个部分：
2.1 转换文档目录信息
通过接口模块将OA文档的目录信息传输到电子档案信息管理系统对应的数据库表中，接口模块是用来利用接口模块将相应的数据库表对应到电子档案信息管理系统中[2-5]。
2.2 文件信息转换
用户编辑文件的界面数据也可以通过嵌入文件和链接文件获得。例如，OA起草的文件格式可以通过接口模块的破解处理转换成单独的电子文件，直接存储在文件管理系统的电子文件库中。
2.3 文件处理和电子签名转换
OA系统文件的处理记录，领导者电子签名信息（文档处理表）批准的记录被转换为标准文档格式并传输到归档信息数据库[6]。
流行的说法是：接口完成了两个步骤的数据转换。第一步是完成每个文档条目的相应转换，即目录转换。目录转换完成后，文件管理人员不再需要手动输入；第二步是电子文件的转换或电子文件的连接。转换和连接后，档案论坛将不再需要扫描和生成电子文件。这两个步骤完成后，OA系统中存储的公文信息就变成了文件系统中存储的文件信息。文件管理系统的数据统计功能可以用来检查导入的数据与界面导出的数据是否一致。数据库导入完成后，档案管理人员可以对接口档案等操作接收到的档案信息进行分类，形成电子档案信息，供查阅和使用。
三、问题解决方案
为了实现两个数据库之间的连接，可以采用OA数据导出和导出后目录预处理的方法：
OA数据导出部分由原始目录导出和原始导出两部分组成，主要采用vb.script语言支持的Lo-tt1s和公式语言，通过视图和代理的方法处理数据。
3.1 导出原始文本目录
在OA系统中，根据归档时间逐月建立视图（时间可以调整），代理通过ODBC数据源代理完成目录的导出工作，该数据源可以到达文件系统数据库的导入目录。
3.2 原文的导出
每个原始加工单保存为一个文本文件，并根据原始文件格式和数量保存文本（因为其中一些有附件）。首先将OA系统中的文本从原始处理单中分离出来，然后通过FTP技术直接上传到档案软件原始服务器对应的档案目录中。
3.3 导出后的目录预处理
目录预处理主要完成三个功能：首先，调整机制代码和部门代码以确认每个目录，以确保每个垂直卷存档可以在存档系统中处理其归档目录，第二，将临时目录放在调度规则中的临时目录、正式的文件目录和数据目录，第三，迁移最终标识的文件目录和数据目录以形成准确的文件和信息目录。
四、OA接口系统的应用及效果
在实施和应用中，首先OA系统逐月导出档案文档库中的文档，OA接口程序自动将上月OA系统归档的电子文档转入OA接口系统。其次，档案管理部档案员每月通过OA接口软件对组织机构代码和部门代码进行调整，并与档案管理系统中的代码保持一致，OA导出的电子文件按归档单位传递，并转入归档系统，使OA接口系统文件进入档案管理系统，同时将电子文件目录发回归档部门。最后，各文件归档单位利用文件软件对文件和数据进行识别和划分，确保目录和原文的正确性和完整性。在对文件和数据进行划分时，使用文件管理软件在归档标志字段中添加阿拉伯数字，0作为标志。档案中有需要转入数据库的文件，在归档标志栏中增加阿拉伯数字0，OA接口软件根据该标志调整数据，根据是否归档，完成OA归档文档库电子文档到档案和数据库的整体转换。
以上处理完成后，授权用户可以使用文件管理软件对文件目录进行编辑、修改、打印、查询、删除等管理工作，并可使用嵌入文件管理软件系统的浏览器查看原始文本和处理表单。
五、结语
连接计算机读取目录录入、编辑、查询，OA系统电子文件在权限范围内，编辑、查询，OA系统电子文件实时逻辑归档，定期物理归档，纸质文件机读取目录和电子原籍实现一库管理，实现纸质文件的传输、归档文件目录、编号目录、案卷目录、销毁目录等，输入多个编辑输出，实现文件级归档实体和归档数据库数据同步，文件实体与文件搜索目录同步。
参考文献
[1]孔玲玲. 档案管理系统与OA系统之间的无缝链接[J]. 卷宗, 2019, 009（003）：58.
[2]孔凡丽. OA办公系统在医院档案管理中的建立与应用[J]. 办公室业务, 2019, 328（023）：186+191.
[3]赵波. 高职院校OA办公系统电子文件归档策略研究[J]. 卷宗, 2019, 009（020）：176.
[4]杨巍巍. 办公自动化系统到档案管理系统对接的设计与实现[J]. 卷宗, 2019, 009（031）：60.
[5]方海瑞. 基于OA系统的中小企业文档数字化管理模式探析[J]. 兰台内外, 2020, 276（003）：7-10.
[6]黄思颖, 彭韵杨, 石继辉. 基于大数据技术与办公自动化系统应用的电子公文归档讨论[J]. 办公自动化, 2019, 024（003）：25+44-46.