钟吉霞
常德市建设工程质量安全监督站 湖南省常德市 415000
摘要：随着建筑行业规模的不断发展和扩大，档案资料管理已经成为迫切需要解决的问题。本文立足于建筑工程档案资料管理实践，分别从“加强管理人员培训，提高管理人员意识”“签订相关学校合约，稳定档案管理人才”“优化管理人员配置，提高档案管理效率”“档案管理制度落后，建立完善管理机制”“档案管理质量不高，提高档案管理质量”“建筑档案保管不善，有关部门加强管控”六个方面，针对建筑工程档案资料管理的优化进行了初步地探索和研究。
关键词：建筑工程；档案资料管理；管控
正文：随着我国经济的持续发展，建筑行业逐渐成为经济增长的一大支柱，国家对建筑行业加大了投资力度，建筑的数量和规模都大幅度增加，对人力和物力的需求也逐渐增多，这也增大了建筑工程档案资料管理的范围，增加了资料管理的难度。资料管理的问题也如雨后春笋般涌现：管理资料的人员现代化意识不高，不懂得改进管理方式、档案管理标准化程度不高、缺乏档案管理现代化人才等问题，这大大妨碍了建筑档案管理的现代化进程。因此，建筑施工单位要提高对建筑工程档案管理的重视程度，采取切实合理的措施来提高建筑档案管理效率，从而更好地提高施工质量，为企业在激烈的市场中提高竞争力。
一、加强管理人员培训，提高管理人员意识
我国现在目前大部分基层档案管理人员都是年纪较大，有着丰富经验，技术熟练的管理人员，他们认为自身管理经验已经很足，不需要进行改进；还有部分员工可以接受先进的管理技术，但是没有从根本上改进管理使用方式，只单单购买计算机等，认为管理好档案就行，缺乏运用高科技管理的能力。多种原因使得管理方案的工作不到位。因此，企业需要采取有效措施来提高管理人员的意识，
增加他们对现代化管理知识的了解，提高其使用高科技的能力。
针对老员工存在现代管理意识低的问题，企业应加强思想建设，聘用专业人员对员工开展培训工作，或积极开展有关技能培训的会议，逐步渗透，使其深入了解高科技的高效之处，改变原有陈旧思想，通过实践练习和理论知识结合，来提高高科技运用的能力；还同时可以在企业内部不定期开展高科技管理的测试，筛选出知识技能合格的员工继续工作，对于知识技能不合格的员工，继续深入学习高科技资料管理的知识。同时可以不定期开会互相探讨有关建筑档案管理中遇到的的问题，相互探讨经验，增加交流，从根本上增强档案资料管理人员意识。
二、签订相关学校合约，稳定档案管理人才
建筑档案管理这门技术的应用性很强，既需要掌握建筑行业的专业知识，还需要懂如何运用高新技术来管理建筑档案，对人才的要求很高。而实际情况却没有想象中的好，部分企业不注重档案管理，出现对于现代化的管理知识掌握不足、对设备的操作技术掌握不够的现象；我国档案管理人才流动性大，大部分都是实习的大学生来管理，能力不如专业人才。由此，企业必须采取有效措施来减少管理人才流动量的情况，同时重点培训建筑档案管理人员的知识技能。
如可以与专业的民工学校合作，签订合约。企业寻找专业的老师进行系统的教授课程，将档案管理知识系统教授给学生，民工学校可以作为档案管理人才的主要工源，这样可以减少档案管理人才的流动性，通过系统教授员工专业知识，还可以提高档案管理人才的专业文化水平，从而更好地操作高新技术的档案管理。同时还可以对工作人员不定时的考察测试，促使其任职工作后也要不定时的学习，更新思想观念，成绩达标者继续工作，对于不达标者，企业应重点进行知识教育，继续培训其有关档案管理的知识技能。这样一方面降低了企业档案管理人才的流动性，还保证了档案管理人员对现代设备操作技术的掌握。
三、优化管理人员配置，提高档案管理效率
建筑档案管理存在一定的复杂性和专业性，不同建筑项目有不同的分类，内容比较繁琐，易分散在各个地方；况且建筑项目周期较长，通常为一年以上，涉及面广，所以无论是项目数据还是管理内容都比其他资料管理庞大，这就要求企业内部对管理人员的配置要求更高，分工更加明确，要求管理人员有责任心、细心，能够准确的做好分类、录入与整合。
企业可以在本公司内部筛选出细心且从事过施工经验的人员，对于档案资料的分类更加熟悉，工作更加得心应手，可以迅速对杂乱的档案做出分类；同时，若企业内部没有符合标准的员工，企业可以从外面聘请专业人才，对企业员工进行专业培训，在培训过程中，可以定期对人员进行考核，根据考核成绩进行人员调动，但是考核成绩并不是唯一选拔标准，还需要综合考虑员工的工作态度是否积极，为人是否善良等品质问题。通过优化管理人员配置，选取适合档案分类的人员来提高档案管理效率。
四、档案管理制度落后，建立完善管理机制
我国目前仍然使用旧的档案管理制度，部分企业为了节约成本，没有按照国家管理规定进行档案管理工作；尽管部分企业更新了完善的工作管理制度，但缺乏高效性，没有系统全面的更新，只是敷衍了事，对于档案管理内容的放置，也是随机而定，没有一个合理的布局。因此，为改变这一现状，企业应加强计算机技术和信息技术的应用，来提高档案管理效率。
如国家可以要求企业安装信息档案管理信息系统(MIS)，这是一个以人为主导，利用计算机硬件软件、网络通信设备以及其他办公设备工作的系统，可以将档案信息纳入管理信息系统中，使档案信息化与企业信息化同步发展，此系统可以将档案有效分类，比如政治类、科研类、图片、电子视频等，当工作人员需要调取信息时，可以登陆自己个人账号进行查阅，还可以给其他部门工作人员发有关电子档案的信息，方便了工作人员间的工作。利用信息化网络技术，不仅解决了大量档案的存储问题，节约了空间，还方便档案的查阅、分类、统计；同时还便利了工作人员之间的沟通交流，提高了档案归档的工作效率。
五、档案管理质量不高，提高档案管理质量
现阶段，我国大部分企业档案管理内容质量低，过分注重对档案管理数量的追求，缺乏对档案管理的质量要求，忽视了对资料的坚定工作，使资料管理掺杂了大量不重要的建筑资料，这大大降低了资料管理的质量。因此，我国企业人员内部要做好统筹规划，做好档案管理的记录工作，防止出现存放时间过久和没有使用价值的档案资料。
这就要求企业内部管理方档案逐层分级，要求工作人员做好统筹规划，各个单位对施工情况做好严格的记录，并如实规范填写，所有表格需按照规范进行绘图，所涉及到的图片表格不能直接放归档，做需要有关人员复印一到两份装订入档；这样保证入档档案都是严谨、有用的；另外，所有档案必须按照严格的程序上交领导签字，并由负责人跟进，若负责人发现有问题应重新记录，若资料合格，由负责人递交给公司企业档案管理部门主管，进行第二次审核，若存在问题，主管应明确标注问题出处，并指明修改意见，同时返回给项目负责人。；这样在更改时，可以更加清晰的发现问题所在，更好的改正。没有问题的档案，企业管理人员应及时根据项目名称和内容进行分类，并及时记录到企业档案管理信息系统重。通过一层层筛选，可以有效保证档案在入档时没有出现问题，提高了档案的管理质量。
六、建筑档案保管不善，有关部门加强管控
除了企业自身存在的档案保管的问题，有关部门也存在严重监管问题，如懒政，怠政，没有定期对企业资料管理进行抽查，再加上企业的档案管理意识不高，造成部分档案丢失，产生不良影响。由此，有关部门要加强对企业档案管理的检查工作，调动企业内部档案管理的积极性。
有关部门要不定期抽查企业相关的档案资料，可以是每周一次，同时要求监督人员对档案工作的检查认真负责，确保每一份文档都能良好的归置；对于丢失的文档，监督人员要有记录，追查有关工作人员的责任，确保监督工作开展有效。同时，有关部门还可以制定奖罚激励机制，对于对于档案资料管理工作认真的施工单位，可以在经济和政策上给予支持和鼓励，对于管理工作没有头绪，不定期整理档案的单位进行惩罚。
总而言之，随着我国建筑行业的不断发展，国家对建筑档案资料的管理也越来越重视。这不仅需要企业员工自身改变旧的整理方法，还需要企业自身完善管理机制，加大档案管理的投入，同时加强对员工高新技术应用的培训，利用管理信息系统来更新技术；与此同时，有关监管部门也应端正工作态度，认真检查档案资料的管理，不定期抽查企业相关的档案管理，减少过期、不重要的档案的入档，对于企业出现的问题及时追究，防止出现更严重的问题。档案资料管理是实现项目目标的基本步骤，对于企业未来发展起到不可替代的作用。
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3.钟吉霞(1971年7月-)，女，汉族，籍贯:湖南省常德市，中级工程师，本科，研究方向：建筑工程档案资料管理的优化、档案信息化建设与工程档案管理措施分析、
建筑工程档案科学化管理的实现路径探究、浅谈建筑工程档案资料有效管理措施