马司光
大庆油田第二采油厂工程基建中心第二监督室 163000
【摘 要】在工程质量监督工作中,档案管理工作至关重要,不仅直接影响工程项目后期的正常实施,同时也关系到后期的各项维护工作。因此,做好工程质量监督档案管理工作,无论是对于工程本身,还是对于今后的使用,都有着重要的推动作用。
【关键词】工程;质量监督;档案管理
工程质量监督档案是指在工程建设过程中，质量监督机构按照统一格式制定和建立、并能够反映工程质量监督过程及结果的记录。规范工程质量监督档案的管理工作，能够促使工程质量监督管理水平进一步提高，使工程质量监督工作有案可查、查有实据，能够充分体现出工程质量监督工作的科学性、公正性和权威性。
一、工程质量监督档案的形式及内容
就工程质量监督档案的形式组成来说，主要包括纸质资料、视频、音频、图片、电子文档等载体。就具体内容而言，工程质量监督档案是随着项目的逐渐推动，按照标准工作流程逐步生成的，并应主要包含以下资料：
(1)监督注册及工程项目监督工作方案；
(2)质量行为的监督记录；
(3)主体结构工程抽查(包括监督检测)记录；
(4)工程质量竣工验收监督记录；
(5)工程质量监督报告；
(6)不良行为记录；
(7)施工中发生质量问题的整改和质量事故处理的有关资料；
(8)工程监督过程中所形成的照片(含底片)、音像资料；
(9)其他有关资料。
二、工程质量监督档案管理中存在的问题
（一）对监督档案的重要性和意义认识不足
在《建设工程质量管理条例》出台之后,对于工程质量的验收也从原本的等级核验制度转为竣工验收备案制度。在监督过程中,已经从原本对于工程实体质量的监督，转变对行为与实体同时监督。质监机构以及人员的职责更加的清晰明确，因此,工程质量监督档案的内容也会出现相对应的调整。在工程建设中，质监机构与工作人员的工作是否能到位,能否把好质量关卡,工程验收监督的实际情况如何,工作的规范性如何等方面的内容,都可以从工程质量监督档案中了解到，由此可见工程质量监督档案的重要性。但有的建设单位，在工程竣工后，没有及时将档案归档，即不送交也未妥善保存，造成档案缺失，为日后的管理和改造工作带来很大的不便。还有部分质监机构对于工程质量监督档案管理没有设置专门的档案管理人员,使得工程质量档案散落于各个质监人员手中,一旦人员出现变化,工程质量监督档案无法及时进行移交,非常容易造成档案缺失。
（二）监督档案收集材料冗余
对于工程质量监督档案来说,主要是对工程质量监督的过程及结果及记录,并不是对建设项目的全过程、全方位的记录,在很多质监机构所建立的档案中，内容杂乱无章，没有突出监督工作的重点，将所有的资料都放入档案中进行存档处理,不但查阅起来浪费时间,同时在保存和整理方面，也会浪费人力和物力。
（三）监督档案内容填写不规范
质量监督交底的内容千篇一律,每个工程都是一样的交底记录,没有按工程的规模和特点编写；监督抽查记录未反映工程存在的问题,工程质量状况及各参建责任主体的行为；
有些监督抽查记录未能将工程的实际情况反映出来,工程质量状况与责任主体的行为无法相互匹配；部分监督人员在书写档案的过程中,字迹过于潦草；使用易褪色、不抗腐蚀的书写材料等，影响工程质量监督档案的可追溯性和耐久性。
三、加强工程质量监督档案管理的途径
（一）建立完善工程质量监督档案管理制度
首先，工程项目质量监督工作的监督负责人组织收集有关工程质量安全监督、监督检查（巡查）与监督检测等的记录,及时整理建档并输入微机。工程竣工验收合格后,监督档案经领导审核,由本单位档案人员装订归档。第二,监督档案应随工作进程及时记录和整理,使用专用表格,做到项目填写齐全,并符合档案管理的有关规定,监督档案用语要规范,字迹工整,印章清晰,对提出的问题有处理意见,并有处理结果。第三,监督档案应真实、准确、完整.能反映工程质量安全监督工作的状况.不得擅自涂改、伪造。第四,监督档案保存期限为一般工程不少于15年,重要工程应长期保存，监督档案的材质选用以及存储环境要满足长期保存的条件。第五,监督档案装订后应妥善保管,需要借阅和移交时,须经领导批准并办理相应借用手续.到期需要销毁的应经领导批准后方可统一销毁。
（二）执行严格的建档程序
明确人员职责。监督员主要负责对监督档案的搜集、整理与编制；技术负责人主要负责复核与审查；站长主要负责的审定；档案人员负责检查、编号、统计、归档与保管等一系列的工作,并且按照借阅的实际规定，做好借阅与回收。监督档案应该紧随工程项目的进行，按照实际的监督工作开展情况以及预期的监督计划，同步收集、编制、整理和修正。
（三）完善监督档案的信息化建设
以往的工程质量监督档案室利用传统的纸质档案进行存档,不仅需要花费较多的费用,同时检查也非常繁琐,会直接影响资料后续的共享使用。另外，在日常的监督工作中,图像与影像等方面的资料也无法及时保存。因此,利用质量监督信息系统,就可以实现在线作业的监督处理,能够确保监督的资料与工程的实际进度相互匹配。同样,信息平台的程序化,还可以让质量监督工作的程序更为标准,通过质量问题数据库的建立,就可以帮助监督人员解决日常工作中的诸多问题，如质量问题不闭合、用语不规范以及措辞不严谨等,保障了执法的公正性、科学性以及严谨性。通过监督档案信息化的应用,可以满足规范化、标准化与制度化的要求,最终为利用监督档案奠定良好的基础条件,提供全新的平台支持。
（四）提升质监档案服务能力
想要提升档案服务能力,首先需要认清档案管理工作的重要性，从而提升档案管理的意识。同时，还要结合实际情况,精准投入,创设良好的档案管理环境和条件,实现从原本单一的手工服务向现代化信息服务的转变。进一步加大档案信息的编研与加工处理,编制有利于提升管理效能的资料,并且将其印刷出来,发放到相关人员手中,确保其可以及时了解档案管理工作的重点,并采取积极主动的方式,提高档案管理质量。
四、结束语
工程质量监督档案是质监事业发展的历史记录,是一种不可再生的资源,是质量终身责任制中极其重要的真实记录。应当高度充分认识档案工作的重要性,和日常质监工作一并部署,一并落实。边建档、边开发、边利用,让监督档案更好的服务于质量监督工作。做到监督档案的收集,整理,归档管理工作规范化, 使工程质量监督工作有案可查,并且查有实据,从而促使工程质量监督管理水平进一步提高，为工程项目的建设奠定良好的支撑条件。