迪丽努-亚森
新疆阿勒泰市环境卫生管理队， 新疆 阿勒泰 836500
摘要：办公室的档案有序性、完整性是推动单位发展的关键，同时对于单位的发展有一定的促进作用。对于办公室档案管理工作而言，应当坚持基础性的科学原则，并结合具体工作中的实践性特征不断完善并创新，从而保障办公室档案的综合管理质量，从而真正发挥档案的管理综合价值。办公室档案管理从目前来看，仍然存在许多缺陷与不足。鉴于此，文章针对办公室档案管理工作存在的问题进行了分析，然后提出了具体的优化对策，以供参考。
关键词：档案管理；问题分析；优化策略
1开展办公室档案管理工作的意义
1.1完善资料管理工作
要提升工作效率，就要进行档案资源的完善化管理，这对于促进不同部门的工作的效率也非常有利。换言之，要降低相关事故发生的概率，推动单位工作的有序进行，就要经办公室档案资源的完善管理工作充分重视起来，另一方面，办公室档案资源管理的工作，对于后续的资源查询工作提供了极大便利，在现如今的信息化时代，发挥信息档案管理的作用能够实现快速的信息检索，对资料查阅提供了较大便利。
1.2保护重要与机密文件
办公室中的许多资料都带有一定的机密性，如果出现了任何的资料泄露，都会对单位工作的顺利进行造成一定的困扰，甚至会危及到所有单位的顺畅运行，基于此，需要将文件的保密性工作充分重视其阿里，在实行办公室管理工作的过程中，对机密性的文件进行权限设置，没有权限的人无法查看机密文件。通过这种管理措施，推动档案管理工作效率获得充分保障，这对于保护机密档案也十分有利。
1.3推动相关工作开展
在单位中，档案是一个非常重要的记录性的资料内容，档案的内容虽然各不相同，但是在重要性方面都存在着一定的相似之处。不少事业单位的档案原本就是机密性比较高的文件，是关系到企业高效以及顺利进行的关键性影响要素。基于此，对办公室档案资源管理人员来说，需要充分认知到办公室档案资源管理的必要性与重要性，促使其可以顺利进行下去，以此来推动单位正常运行。
2办公室档案管理工作中出现的问题
2.1档案管理制度不健全
从目前来说，多数办公室档案管理制度都缺乏一定的健全性，因此在管理工作进行的过程中也往往会存在着一些问题。而正是由于存在着此类的问题，致使部分具备能力的管理人员无法正常有序的开展管理工作。一般情况下，许多的领导都忽视了对办公室档案管理工作的重视，对于制度的制定也严重忽视，不仅如此，管理人员也未认识到其重要性。因此导致了由于档案制度不健全而出现的档案丢失以及管理不当等等现象。
2.2基础设施不到位
档案管理工作是一种规模较大、系统性与耗时较长的工作，因此需要一定的时间进行系统的整理与长期的摸索，不仅如此，还需要一定基础设施的辅助。但是当前多数办公室档案管理工作的条件都比较有限，部分办公室并没有一定的投入，缺乏设施，最终导致档案管理工作十分的不到位，频繁出现档案文件缺损与丢失等状况，对档案管理工作的高速进行也会产生严重的不良影响。
3提高办公室档案管理工作效率的措施研究
3.1完善管理制度体系
促使档案管理体系创建不断提升，非常有助于保证管理工作效率水平。
通过分析与研究有关事业单位档案管理工作的具体状况可知，不管是文件的内容还是形式都或多或少的存在着比较显著的程度不够齐全的状况，一些管理时间较短，缺乏档案管理意识的人来说，此种管理的手段相对比较落后，有关角色管理的工作也单纯的作为一种资料统计工作，有关资料的存储类工作，一般并不需要进行其他因素的考量。在此背景之下，难免会出现各式各样的问题。基于此，一定要重视相关的档案管理类工作，促使管理制度不断变得更加细化。具体可从如下几方面切入：其一，依照档案管理人员的管理经验向其请教建议，通过听取建议与明确管理过程中存在的实践性问题的措施，有针对性的补充与完善相关的管理制度规章。切入，在进行管理工作之际，对其进行深入的探索与完善，通过这种方式促使档案工作管理逐渐变得更加完善，合理的改进相关管理制度，创建有关资料管理工作的合理反馈机制，并且注意依照提出的问题，合理的提出有效的改进对策，并且交由管理人员开展合理与客观的评价工作，最终完成的具体实施工作。此类反馈机制可以将档案管理人员的积极性充分激发出来，不断提升管理人员个体尊重意识，将档案管理工作的循环提升质量的效果充分发挥出来。
3.2提高专业人员工作水平
在档案管理工作进行的中，不少工作人员并不具备对于本身工作的客观认知，缺乏相关的管理意识，因此导致档案管理工作无法高效顺利的进行下去。要保证档案管理工作的效率与水平的提升，首先需要忠实的，就是有关档案管理人员的具体工作水平，利用组织专业培训的方式，提升档案管理人员管理水平。在进行培训的过程中，管理人员不仅要积极地参与到培训活动中去，还要尽力的学习一些专业知识，不断巩固以及提升自己的专业水平与工作能力。档案管理人员只有在认识到档案管理重要性的前提条件下，才能具更为专业的管理水平，继而逐步提升办公档案管理的综合工作效率。
3.3增加档案管理资金投入
办公室档案管理的工作，非常有助于办公室的稳定与工作效率的提升。在办公室工作中，办公室档案资料的指导作用非常显著，有秩序的规整数量庞杂的档案资源，可以帮助办公室人员进行资料文件的借阅与查看。办公室的资料文件往往规模较大也比较杂乱，因此相关资料的管理工作量也十分庞大，如果想要提升档案工作的管理效率，就需要投入更多的时间与人力，甚至还需要一定的资金投入。从单位角度而言，可加以将投入资金的作用充分发挥出来，促使档案信息的管理工作变得更加完善，并且利用加大资金投入的方式完善档案管理信息系统的创建，在保证档案信息化的基础上，尽可能合理的控制档案管理过程中需要花费的时间与人力，以此来不断提高办公室档案管理的整体工作水平与效率。
3.4积极推进办公室档案管理信息化
对办公室的档案资料进行收集的过程中，整个系统流程均应控制到位，做到无缝衔接。网络时代到来后，单位的业务系统会产生大量的数据，因为立档部门较多，业务档案存在明显差异。为了保证业务部门档案资料的顺利接收，必须将前端控制做到位，档案管理应渗透到业务系统中，使得档案数据能够顺利流转到档案系统中，大幅提高档案管理的规范性和效率。办公室人员在对电子档案进行收集时应能对相关业务部门电子档案进行控制，使得电子档案更为安全，可读性能够得到保证。为了使得档案管理的效果大幅提高，办公室人员应熟练应用存储技术，确保档案管理信息化的实际需要。应加强办公室档案管理软件系统建设。在办公室电子档案数量不断增多的情况下，通过科学合理选择计算机档案管理软件，加强软件系统开发，可以促进办公室档案管理工作效率和质量的提高。同时在办公室档案信息化建设中，需要结合社会需求，构建档案管理网络平台，为顺利开展档案管理信息化奠定基础，实现档案使用效率的有效提高
结语
综上所述，办公室档案管理工作的科学开展是保证企事业单位稳定运行的关键，所以，相关部门的管理人员需要不断提升对办公室档案管理工作的重视程度。同时，还需要进一步提高相关管理工作水平，提高新技术、新方法的掌握与应用，从而保障办公室档案管理工作效率持续提高。
参考文献
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