李晓娟
华能西藏雅鲁藏布江水电开发投资有限公司 西藏拉萨 850000
摘要：当今是信息快速发展的时代，档案管理方式也逐渐变得信息化。许多企业、政府部门、图书馆等也都对档案采取电子化管理，虽然相较于之前人工管理档案的方式，电子化管理变得更加方便快捷，能帮助人们用最少的时间调阅档案，但是档案电子化管理在给人们带来便捷的同时，也存在许多需要改进的问题，只有克服这些问题才能发挥档案电子化管理的最大优势。这篇文章主要是分析档案电子化管理面临的一些问题以及采取的一些优化措施。
关键词：电子化管理；问题；优化措施
引言：科技发展已经成为不可阻挡的潮流，档案电子化管理对于企业运转、档案查询等都提供了极大的方便，进一步优化电子化管理为我国未来档案管理的发展奠定了基础。档案管理人员应该重视电子化管理档案存在的问题，完善管理措施，提供电子化管理的水平，使该方式在未来发挥更大的优势。这篇文章就电子管理的方式存在的问题及可采取的优化措施进行阐述，希望这篇文章的内容对相关人员有帮助。
1.档案电子化管理存在的问题
1.1档案信息的安全性问题
电子档案和纸质档案不同。纸质档案封存后，虽然查找档案有些麻烦，但是档案信息的安全性和真实性是有一定保障的；而电子化管理档案的方式使档案信息的安全性和真实性受到了一定的威胁[1]。如今互联网逐渐广泛应用，黑客和电脑病毒的入侵很容易使电脑中的数据丢失或者被修改，而且很难把原来的信息找回来；另外，如果任何人都对档案拥有查阅权，那么档案信息有极大的可能被泄露。所以电子化管理档案存在问题主要是档案信息的安全性和真实性无法受到保证。
1.2档案电子化管理制度有待完善
虽然如今电子档案的管理方式已经比原来的管理方式更加先进，在日常生活中的应用也越来越广泛，但在管理制度方面还需要继续完善。完善的电子化管理制度可以更加快速地帮助人们找到需要的档案，提供工作效率，各企业单位都应该根据实际情况制定出合理、可行、完善的电子化管理档案的制度。
1.3电子档案的长期可读性问题
这方面主要是档案信息的转移位置的问题。有些时候为了方便随时随地查看档案信息或者把档案信息用相关设备录入的光盘等载体中后，再次查找档案信息时就需要借助这种设备，但当今时代科技发展日新月异，科技产品一代代更新很快，若许多年以后需要查找档案信息，恐怕很难找到能读取档案信息的设备[2]。
1.4电子档案的接收格式问题
电子档案的管理虽然给相关人员带来了方便，给管理人员节省了大量时间，但当电子档案从一个地方转移到另一个地方时往往会由于双方管理档案的应用软件或存储方式的不同，可能会导致档案无法成功转移，这和全国电子化管理档案的方式没有广泛应用也是有关系的。
1.5档案标准化程度较低
许多电子档案管理应用软件具有单一的功能，标准化程度较低，这是由于这些应用软件在被研发时并没有完全遵守国际标准，这会导致许多档案失去存在意义[3]。这一问题到现在也没有被解决，仍然没有统一的规划方案，一直是在摸索前进，盲目推行档案电子化管理。
2.对档案电子化管理的优化措施
2.1加强对档案电子化管理的重视
许多档案信息录入人员对档案信息的录入不认真，觉得信息录入错误还可以查看原件，在录入错误后很少愿意去改动，这是错误思想，他们没有认识到电子档案信息的重要性。
如果在查看档案信息时发现错误，就要去修改，修改就需要去调阅原电子文件，这不仅费时费力，还可能耽误相关工作的正常运转，对于企业可能会带来经济损失。但这些情况原本是可以避免的，只需要档案信息录入人员在进行档案信息录入时更加专注、认真，这些损失是完全可以避免的，所以电子档案信息录入人员应该加强对电子档案的重视程度，真正认识到档案电子化管理的重要性[4]。
2.2加强对电子档案的安全管理
档案电子化管理存在档案信息安全性与真实性问题，所以要针对这一问题加强管理力度。首先，应该对于档案可查阅人员进行限制，可以减少档案信息被泄露的概率；对于调阅档案的人员也应该进行监控，防止其广泛传播内容，可以考虑制定惩罚制度来进行约束；此外，对于网络病毒、黑客问题，要对相关技术进行优化，对计算机、应用软件进行加强，增强抵抗外界因素影响的能力，可以采取设置防火墙，安装杀毒软件，对档案信息进行多重加密等措施，对于档案信息的保护会发挥很大作用；最后，相关部门人员针对电子档案的管理过程可以根据实际情况进行调整，使其既提高了档案信息的安全性，又有利于解决日常需要查看档案的问题[5]。
2.3制定合理全面的档案电子化管理的制度
首先，对于档案信息的采集、整理过程应该纳入档案电子化管理的制度当中，从而确保所有的档案具有规范性，以后调阅档案的时候也会方便快捷许多；此外，进行档案管理的部门应该对档案信息的检测设立专门的机构，检测档案信息的真实性以及录入档案信息的准确性。管理部门也可以根据实际情况对档案电子化管理制度进行改革完善，使其可以发挥出更大的作用。
2.4重视档案管理人员的作用
档案管理人员在保护档案信息、管理档案信息等方面发挥着重要作用，所以应该重视档案管理人员的培养工作。档案电子化管理的应用已经越来越普及，对电子档案管理人员提出了更高要求，电子档案管理人员要求不仅要对操作计算机熟练，而且要具备丰富的档案信息管理知识，以便于做好电子档案的管理工作。所以，相关部门在招聘档案管理人员的时候应该十分重视，要选择具备相关知识，综合素质高，有责任心，有能力的人担任这份工作，并且要对这些人进行培训工作，提高其对管理工作的认知与能力[6]。信息时代下，只有选择真正有能力的档案管理人员才能保证档案电子化管理工作的高效进行。
2.5加强电子文件的管理
电子档案信息一般是根据电子文件录入的，录入信息后，对于原来的电子文件一般都会忽视其存在的必要性。如果录入的档案信息被病毒侵袭或者被删改后，往往需要查看原电子文件，如果电子文件丢失，想要恢复档案信息恐怕有很大难度，所以应该重视原电子文件的收集、存储、保存，避免档案信息丢失后无法查找原档案信息。这就又延伸到了另一个需要注意的问题——电子文件所依赖的硬盘设施。有的硬盘存储空间较小，无法存储体积巨大的电子文件，一般会采取将电子文件分开存储到不同地方的措施，但这为电子文件的查找提供了难度，时间长了以后，可能会忘记一些电子文件存储的位置，这就需要硬件设施的加强，并且要做好标记，方便以后查找相应的电子文件。
3.总结
档案电子化管理的发展趋势已经不可阻挡，对于档案电子化管理过程中存在的问题，相关部门应该加强重视程度并采取有效措施，只有真正解决管理过程中存在的问题才能真正对档案进行高效管理。这篇文章对档案管理过程中需要注意的 进行了详细的列举，对相应的解决措施也做了介绍，希望多档案电子化管理的发展起到作用。相信只有解决这些问题，电子化管理的方式前途才会一片光明。
参考文献：
[1]杨云贤. 电子档案管理存在的问题及优化对策[J]. 城建档案, 2019, 243(12):20-21.
[2]李燕. 档案管理的问题及优化对策[J]. 卷宗, 2019, 000(028):5.
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[4]张慧卿. 大数据时代人事档案管理的价值与优化对策[J]. 卷宗, 2019, 009(010):13.
[5]王昕. 信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J]. 卷宗, 2020, 000(002):114.
[6]孙勇军. 企业档案管理中存在的问题及优化措施[J]. 企业改革与管理, 2019, 000(004):41,44.