郝燕
翁牛特旗卫生健康委员会 内蒙古赤峰 024500
摘要：在推进规划管理档案数字化的工作中,档案管理机构应注重在条件允许的前提下，有效利用现代信息技术手段,实现档案数字资源的深度整合,充分共享,将规划管理档案资源的深层次价值挖掘出来,为城乡规划、建设提供借鉴和数据支持与服务。规划管理档案的数字化是一项工作量大、技术要求严的系统工程，涉及许多环节。每一工作环节完成的质量，对整个数字化建设的质量都会产生重要影响。因此，在数字化过程中必须进行质量控制，以保证每一个环节的质量都符合预设计划或方案的要求。
关键词：规划管理；档案；数字化
1 规划档案数字化质量控制的内容
档案数字化又可称为档案信息数字化，是指通过计算机录入、扫描技术、缩微与声像档案的数字化转换技术、影像技术、数据库技术、数据压缩技术、数据存储技术等，将传统载体档案的目录与内容（包括文字、图像、声音、事物）等转换成计算机可以识别的数字形式，形成档案信息数据库的过程。据此，规划管理档案数字化可定义为：利用现代信息技术,将传统模拟形态的规划管理档案的内容转化成数字形态的信息,并将数字化成果纳入到数字信息管理系统中,为合法用户提供方便快捷的规划管理档案信息服务的过程。规划管理档案数字化是一项涉及多环节的复杂性工作。每一个环节的工作质量都要满足相应的要求。一个环节的工作在质量上出现了问题，都会对下一个环节造成一定的影响，最终还会影响到规划管理档案数字化工作的整体质量。在规划管理档案数字化过程中应进行质量控制，所谓质量控制，即为达到质量要求所采取的作业技术和活动，它是为了监视质量形成过程，消除质量环节上所有引起不合格或不满意效果的因素，以达到质量要求。所以应采取一定的措施分析和探究质量问题产生的原因，保证每一环节都能达到相应的质量要求，从而使得整个数字化过程达到预期的整体质量要求。
2 影响规划管理档案数字化质量的主要问题
2.1 对档案数字化工作的认识不全面，观念尚显落后
质量是档案数字化的根本。档案数字化不只是简单地将档案信息从传统载体转化为数字化载体。在网络信息环境下，数字化后的规划管理档案信息可以通过数据库管理系统和网络通信技术等现代化数字信息管理手段进行管理和利用，从而极大地提高档案信息资源的管理效率，充分实现规划管理档案的利用价值。城市规划管理部门如果对规划管理档案数字化建设认识不全面，对规划管理档案数字化项目没有明确的目标和要求，只是把它看成是传统档案管理方式简单转移到计算机管理方式，对计算机信息管理相关功能缺乏清楚的认识，不能按照计算机信息管理系统建设的要求进行规划，就会造成建设初期因缺乏规划，或者是规划标准较低，使档案数字化成果不能满足使用需求，无法充分发挥作用。事后还要进行再次建设，从而使投入资源严重浪费。
2.2 档案数字化的基础条件依然欠缺
档案数字化工作是一项复杂的系统工程，需要一定的基础条件作为保证，如人员、技术、设备和经费等。由于受到单位开展档案数字化工作基础条件的限制，档案数字化工作的水平必然会受到一定的影响。例如：从档案数字化整体工作的阶段划分，可以将其划分为档案目录数字化和档案全文数字化。全文数字化需要扫描设备才能对纸质档案进行转换加工。单位如果经费充足，可以购置高速扫描仪，或根据不同幅面档案采用不同功能的扫描仪。这样可以提高工作效率，提高数字化成果的质量。如果单位因经费等原因限制，无法购置专业扫描仪等设备，则只能开展目录级的数字化加工，或者根据设备条件选择数字化范围，影响了档案数字化建设的整体质量。
2.3 档案数字化标准和规范内容还较粗放
在档案工作中，建立档案行业的法律法规及标准规范一直是档案管理的重要工作之一。在实际工作中，还需要制定符合实际情况的具体标准和规范。
比如，有的单位只有上级业务指导部门下发的一般性档案数字工作文件，但却没有结合本单位具体情况和档案特点的档案数字化工作实施的细则、有关档案数字化的流程及工作要点和质量管理办法等规范、细致的标准规范。再如，有的单位没有重视明确规定规划管理档案数字化工作中的技术要求和安全保障条件，结果给实际工作埋下了严重的安全隐患。
3 规划管理档案数字化质量控制的对策
3.1 有效提供档案数字化所需的各项基础条件
规划管理档案的数字化离不开相关基础条件的保障。没有良好基础条件作保障，档案数字化的质量难以提高。基础条件提高的主要方法是通过上级主管部门和档案主管部门依据新修订的《中华人民共和国档案法》，结合规划管理档案的特点和实际需要，制定的相关制度和管理规范，为规划管理档案的数字化提供相应的组织保障和制度、标准、规范与人财物等方面的充分保障。具体建议是：
3.2 做好档案数字化建设的前期调研与组织规划
3.2.1 开展室藏档案情况调研
室藏档案信息调查是开展规划管理档案数字化的前期工作之一。主要是对室藏规划管理实体档案的管理情况进行详细调研。调研内容包括室藏档案的类型、归档方式、年代、数量、纸质情况等。摸清室藏档案情况，可以确定规划管理数字化建设方案、工作量、工作难点、所需设备、人员配置情况等。有利于制定规划管理切实可行的档案数字化的整体规划。例如，纸质档案可主要通过扫描方式进行转化。纸张状况和字迹情况不同，所需扫描设备就会不同。针对纸张质地较差，或过薄、过软、超厚、字迹不清的档案文件材料，应采用平板扫描方式；纸张状况好，字迹清楚的档案文件材料可采用高速扫描方式进行转化，以提高工作效率。
3.2.2 开展用户需求调研
用户需求调研主要是以数字档案使用者为调研对象，通过交谈了解用户对档案数字管理系统功能的需求。只有明确用户的使用需求，才能确定能够满足用户需求的数字化内容，尤其是档案条目数据内容和全文数据的格式。进行规划管理档案数字化的一个重要目的就是为用户提供更加方面快捷、高质量的档案信息服务。因此，在规划管理档案数字化建设之前，有关部门可以通过用户需求调查，摸清用户对档案数字化后档案信息的使用需求情况就十分重要。通过问卷调查、个别交谈或召开档案数字化工作会议等方式，从使用者的角度出发考虑问题，可以为档案数字化规划的制定、档案管理软件的选型、档案数字化加工重点等提供依据。
4 结语
规划管理档案数字化是对保存在传统载体上的档案信息，通过现代化的技术手段转化为计算机可以识别的形式，使其能够在数字环境下进行管理和利用的一种方法。这项工作是一项复杂的系统工程。高质量的数字化成果是档案数字化所追求目标。为了使这项工程能够满足规划管理档案管理和利用的现代化目标需要，档案数字化质量控制策略的制定和实施就显得尤为重要。城乡规划管理部门应在规划管理档案数字化项目建设的各个环节，加强质量控制，强化项目参与人员的质量意识和知识技能培训，在科学规划、认真实施、稳步推进的思想指导下，开展数字化工作。在数字化工作中，城乡规划管理部门还应做好系统规划，注重考量规划管理档案所具有的特殊性，做好有针对性的规划设计和计划安排，并在实际加工工作时严格按照设计规划、计划要求进行加工；同时要加强质量检查和监督，做好规划管理档案信息的深层次加工，不断提高规划管理档案的数字化质量。
参考文献
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