刘文洁
济宁城投控股集团有限公司 山东 济宁 272000
摘要：信息技术的每一次进步都推动了档案管理模式的巨大变革。以云计算、物联网、社交网络、移动互联网等新IT技术的广泛应用为标志的“大数据”时代的到来，推动档案管理向小空间、低成本、高效率、可回收性、智能化方向快速发展，使档案管理更加容易。然而，档案信息容易被篡改、伪造和窃取等一系列问题逐渐显现，信息丢失、泄露和病毒入侵等问题也给档案信息带来了不可忽视的安全威胁。如何提高档案信息的安全性，已经成为大数据背景下一个值得探讨的问题。本文从“海量数据”背景下档案管理信息安全存在的问题入手，分析了切实可行的解决方案。
关键词：大数据；档案管理；安全问题；优势；对策
1“大数据”背景下档案信息管理的优势
基于云计算巨大的数据处理能力，“大数据”彻底颠覆了传统的档案管理模式，使档案数据的高质量应用成为现实。
1.1大数据的应用实现了档案管理信息的智能化和人性化
在档案管理中，利用大数据技术，通过信息采集、数据压缩、远程传输、自动翻译等手段收集档案信息资源，通过云技术存储海量信息，可以建立有序的档案信息资源库。通过对档案数据库系统的简单操作，工作人员可以实现数据的智能计算、检索、分析、查询、处理和存储，使档案资源的开发和利用数字化、智能化。在大数据技术的支持下，用户可以根据自己的需求充分挖掘和利用档案信息资源，实现档案管理的“私人定制”，突出人性化特色。
1.2大数据的应用实现了档案管理信息的高效率
在原来的档案管理中，管理人员要面对整个仓库，几排档案柜，数不清的纸质档案。人工浏览和检索存在工作量大、效率低、准确率低的问题，极大地制约了档案资源的利用。大数据技术介入后，只要审核人具有一定的访问权限，符合档案保密要求，就可以使用查询终端智能搜索、检索、浏览、分析和使用目标档案信息资源数据库。查询速度远远落后于传统的档案管理技术，档案检索和使用速度大大提高。
1.3大数据的应用实现了档案管理和利用水平的全面提高
全球经济和社会的快速发展，经济活动交流日益频繁，新技术和手段不断创新，推动了数据信息和档案的爆炸性增长，给档案管理带来了前所未有的挑战。自大数据技术应用以来，云计算、云存储和IT技术的普及，不仅使档案信息的查询变得方便快捷，而且改变了传统的档案管理模式，大大提高了档案信息的运营效率。在信息技术平台建设的基础上，开发了更多的档案管理信息系统。档案信息识别系统的应用和档案信息数据的完善，进一步增强了数据信息的处理能力，进一步优化了档案数据库的结构，极大地提升了档案信息的管理和利用水平。
2“大数据”背景下档案管理信息安全问题
“大数据”技术的广泛应用是档案信息安全的一把双刃剑。档案管理充满机遇，也面临巨大挑战。档案信息存在一系列隐患，主要体现在档案信息收集、档案信息管理和档案信息利用上。
2.1档案信息收集的风险
档案信息收集主要包括电子档案和纸质档案的数字化收集。在这个过程中，纸质档案的载体、存储空间和表现形式都发生了一定程度的变化。载体容易被替换，存储空间容易被任意压缩或扩大，表达形式随意改变，对档案的原创性和真实性产生影响。此外，随着档案信息的爆炸式增长，纸质档案种类繁多，数字化处理数量巨大，档案管理的难度可想而知，信息在收集过程中很容易被遗漏或错误收集，无形中增加了信息安全的风险。
2.2档案信息管理中的风险
数字档案的管理很大程度上依赖于存储系统。档案信息在传输时，需要由不同的系统多次读取和输入，因此数据容易出现冗余、丢失、替换、重写等情况。，而且档案的原始真实性很难保证。计算机软硬件系统故障、计算机病毒、黑客攻击等。
，用于存储和管理归档数据，可能会导致恶意使用或篡改数据，从而导致归档数据丢失或损坏。
2.3档案信息利用风险
如何利用合适的检索方法和载体从海量数据中提取信息，保证检索结果的真实性和准确性，也是大数据背景下档案信息安全亟待解决的难题。在档案信息利用过程中，存在检索结果出现算法错误的风险，监管不力的情况也时有发生。
在“访问”数据库的过程中，有效的监管缺位和无序的访问权限会导致信息泄露，难以保持数据保密性和数据开放性之间的平衡。
3加强“大数据”背景下档案信息安全管理的对策
3.1促进档案信息的结构化和标准化
在大数据背景下，数据结构化是一项基础工作，可以更好地保证档案信息数据的安全，提高档案管理的效率。面对信息数据复杂、海量、快速发展的趋势，保证档案信息数据的安全十分必要。在具体工作中，档案数据的结构化处理是一项基础工作，档案数据的结构化处理极大地促进了档案信息数据的分类和使用，更便于档案信息数据的有效管理和加密。如果发生非法数据入侵，可以立即识别。档案信息数据经过结构化处理后，数据得到标准化，可以大大提高档案管理的安全性。
3.2推进档案数据安全系统化
大数据背景下，传统安全因素依然存在，但信息时代的数据安全因素不容忽视。要统筹安排，建立档案数据安全体系。应努力建立存储电子档案的安全物理环境和运行电子档案的安全硬件和软件环境，即构建档案信息的安全网络。具体而言，要构建数字档案信息资源的安全管理体系、安全技术体系和安全运维体系。这些系统相互独立、密切相关，从根本上保证了归档数据的安全。
3.3推进档案安全管理体系标准化
与传统档案管理相比，现代档案管理有着广阔的发展空间，但档案数据信息的安全不是一劳永逸的事情。在大数据背景下，档案管理以一种全新的形式出现。规章制度的建立和完善跟不上发展的步伐。档案管理效率达不到预期，档案信息安全得不到充分保障。因此，建立和完善档案安全管理体系已成为档案管理发展的重要环节。在档案管理过程中，应以档案信息存取系统和监督管理系统为主，以该系统为标准和规范，进行严格的分级管理。监督管理制度可以起到防止时间流逝的作用。可以合理避免不作为或失职，对保护档案数据安全、提高档案管理水平起到积极作用。
3.4建立一支高素质的档案管理人力资源队伍
人为本，档案管理与安全领域也不例外。建立一支高素质的档案管理人力资源队伍，对于提高档案管理的运行效率，保障档案管理的信息安全具有重要意义。要在选人、育人、用人、激励、保人上做文章，建立一套切实可行的人力资源管理机制，加强内部培训，引进优秀的外部人才，促进人才的合理流动。强化激励机制，鼓励优秀人才脱颖而出。根据档案信息管理的特点，要重视年轻人的选拔和培养。加强舆论引导，培养年轻一代对档案管理的兴趣。
结束语
综上所述，加强档案信息管理的创新，不仅可以提高档案的管理水平，还可以充分发挥档案的价值。因此，相关部门必须重视档案的信息化管理，结合社会发展和档案管理需求，不断创新相关工作，确保档案管理与时俱进，为社会经济发展提供有力支持。
参考文献
[1]任艳萍 . 财政档案在信息化管理方面的创新[J]. 环球市场,2019,17(4):249.
[2]顾爱霞 . 财政档案在信息化管理方面的创新 [J]. 决策与信息 ( 中旬刊),2016,28(11):204.
[3]毕晓 . 财政档案在信息化管理方面的创新[J]. 黑龙江史志,2015,35(11):163.
[4]徐小琴 . 信息化视角的乡镇财政档案管理创新研究 [J]. 中国经贸,2016,29(19):259-260.
[5]黄佳玮 . 关于事业单位档案管理的创新[J]. 卷宗,2018,12(24):5.