郓城县退役军人事务局 山东省菏泽市 274700
摘要：档案管理是体现档案部门成长与发展、对档案信息进行管理并提供利用服务的记录工具，其所记录的均是全部活动的真实过程，在很大程度上为各项工作提供了一定的参考依据。针对我国目前社会形势进行分析，发现在跟随时代潮流的同时，保证档案管理规范化的档案管理体系已逐渐成为趋势所在，为档案部门管理工作的发展指出明确的目标。档案部门若想致力于创新档案管理、促进长远发展，就必须将档案管理的落后理念切实进行更新，适应和满足时代发展所需。
关键词：档案管理理念；规范化；提升
前言
新时代档案管理的目标，是数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术的有机整合，进而形成档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系。随着科技的发展，现有的档案管理工作单纯依靠手工检索、人工调卷，适应不了时代发展的要求。档案工作者必须认清形势的变化，转变观念，开拓创新，勇于实践，更好地为国家的利益服务，为全社会服务。目前，高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及，综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。为了实现档案长期保存、高效管理和快速查询，节省档案存放空间，迫切需要实施档案信息化管理，促使档案管理科学化。
一、我国目前档案管理现状
1.档案管理手段落后
人工查找及查阅人事信息仍是档案部门档案管理工作中的常见应用方式，档案部门中用来存储档案信息的仍然是铁皮柜。档案部门未能合理使用存储空间，并且缺乏单独的计算机以及管理软件等，加大了档案管理工作的难度，并导致一系列风险事件发生。如，铁皮柜的使用导致档案的准确性难以得到保障，极易导致资料遗漏和丢失，同时还导致大量人力物力浪费。
2.档案管理重视不够
传统思想观念认为，档案管理是一项事务性的保管工作，无法适应档案管理规范化的要求，无法体现现代科学化、信息化的优势。基于我国目前档案管理现状来看，常出现对各类重要档案未给予足够重视，导致不能对资料等进行及时有效的整理，因此工作中档案材料缺失现象频发。而部分档案管理人员自身能力不足，在工作中常受到专业知识、时间等多种因素影响，因为专业水平较低，工作中缺乏重心，常出现档案资料存档不及时以及无法及时补充和更新缺失材料等，违背了档案管理工作中对完整性的要求。档案管理事业发展为社会发展作出应有贡献的基础是建立新型顺应时代发展的档案思想和理念，以替代传统落后的管理思路。档案管理所涉及的各个流程中渗透规范化，才能致力于推进创新。
3.档案管理力度缺乏
档案管理力度缺乏，是导致档案管理工作效率低的主要原因之一，目前我国档案部门中普遍存在档案管理工作人员专业知识缺乏、工作效率低下等问题。尤其表现在档案材料收集、整理、归档等方面，工作能力并不突出，材料在归档时真实性和准确性得不到保证，并且未及时更新资料可能导致各种无法预估的事情，如档案部门工作者在科研方面、职称考评方面、业绩考核方面等材料未及时进行归档等。
二、档案管理信息化体系建设措施
1.完善管理硬件设施
对于档案管理部门来说，为达到增强档案管理意识的目的，可建立公开的档案管理制度，使工作人员在职称晋升、干部聘用等方面能够公平竞争，凸显档案管理的透明性、公正性。目前为加快促进档案管理的规范化建设，应合理利用计算机技术进行档案网络化管理，或建立档案数据库，以存贮档案信息。
又如，配备独立的档案库房，购置电脑、档案密集架等常规设备，加大档案管理的硬件设施建设。
2.提高档案管理人员的专业水平
档案管理工作对于工作人员有着较高要求，工作能力突出的同时还应具备较高职业素养，明确自身的职责以及职业要求。作为管理层来说，可通过学习培训或知识讲座等方式定期举办培训课堂，鼓励档案工作人员全员参与，在提高自身认知的情况下不断完善专业技能，培育职业道德素养。而作为档案管理人员来说，应把握机会，完善自身知识储备，同时还需要掌握计算机、软件以及档案管理工作的方法和流程，及时发现问题并解决问题。
3.创新档案管理模式
档案部门如何推进全方位规范化管理，是档案部门落实规范化管理模式的基础。但我国大部分档案管理部门缺乏独立性，工作受限严重，在工作中无法自主决定与档案管理有关的多项事务。档案管理工作在进行创新时，应将提高部门独立性作为基本目标，使其具备自主决策的职能，能够自行决定档案的搜集以及保存等事项。可以认为，创新阶段要想实现档案管理的规范化管理，必须改变传统的管理方式，以全新的管理理念和方式来编制档案体系，划分各个档案类型并落实于档案内容。除此之外，档案管理工作中应对现有管理范围进行拓展，加大对于文字、表格、图像等信息的收集和管理，也应加强对于人员及访客的管理等。尤其是近些年来信息技术的融合，使得档案管理时可在各个流程中融入信息化的手段，对于减少成本、提高效率来说具有重要意义，并且更能体现出其实效性。
4.档案工作者要建立多样性的档案服务模式
信息环境下，档案工作者要转变档案管理理念，对信息技术的应用予以高度重视，以摒弃传统的被动式的档案管理为主动式的档案管理，使档案管理工作落实到服务层面，将档案服务落实到实际工作中，并采取多样化的服务形式，以使得档案服务落实到位。档案管理的服务化，就使得原有封闭式的档案管理在信息技术的支持下开放化，以满足社会对档案资源的需求。档案管理的目的并不是将档案资料封闭起来，而是要为社会提供服务，所以，档案管理服务化就是将档案工作向社会延伸，落实到社会实践中，使得档案信息得以合理利用。
5.应用云计算技术对档案管理予以优化
云计算技术逐渐渗入到档案管理工作中，使得档案信息化建设跟得上时代发展的步伐。档案管理中应用云计算技术，就是应用专业的档案管理软件对档案资料在“云”端管理，档案资料存储在“云”端的档案数据库中，所有的档案信息资料因此而实现了集成化管理。应用云计算技术，就是档案信息经过数字化处理之后传输到“云”端的数据库中。如果用户需要档案资料，登录到“云”端进入到一站式检索界面就可以获得相关的服务，由此保证了档案信息管理质量，提高了档案资源的使用效率。
结束语：
档案是一种现代化的信息资源，不管是人类政治，抑或是国际事务等，档案管理都发挥了不可估量的作用。随着科技化、信息化的广泛深入，更规范、更先进的管理途径已经成为档案管理工作的趋势之一，如何实现档案部门管理规范化，深受学者们的关注及探究。近年來，各部门已经意识到规范化体系在档案管理中的应用价值所在，也开始尝试将现有的某些模式进行转变，档案管理工作已加快了前进的脚步，逐渐实现了改革，对于档案管理行业来说，无疑是一大重要突破。但从整体情况来看，现当下档案管理工作并未发展成熟，没有真正实现整体规范化，档案管理工作仍存在较多问题，需要在后续工作中进一步完善和发展。
参考文献：
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[2]傅露霞，路立龙.企业档案信息化建设的实践与思考[J].机电兵船档案，2010，（03）.