周波
鄄城县卫生健康局 山东鄄城 274600
摘要：随着国民经济的快速发展，对文件和档案的管理要求越来越高。众所周知，文件档案管理是记录文件的重要方式，直接影响着一个机构的发展和进步，在我国目前发展的背景下，我们缺乏创新能力，即使文件工作比往年有了很大的进步，增加的速度和准确性,记录但随着信息社会的到来,我们缺乏创新在现代信息,盲目地使用现代录音工具增加信息丢失的风险。很多单位，只有增强自己的创新能力，根据单位行业的特点选择合适的文件文件管理方法，拷贝只能使文件管理工作更加落后，缺乏多样性和专业性。为此，必须在实际工作过程中逐步研究新的管理模式，积极改进文件管理，提高创新能力。
关键词：文书档案管理；创新
引言
新时期的文书档案管理工作在档案体系中极为重要，它是数据和历史信息的收集，也是决策的重要参考依据，记录着整个社会的发展。文书档案管理，可以详细帮助企事业单位录入和记载材料信息，为后期的运用提供依据，信息化时代对文书档案管理水平的要求逐渐提高，良好的文书档案将为企事业单位工作的有效开展提供保障。
1文书档案整理与管理工作的特点
文书档案整理与管理工作的水平，会直接影响教育单位的发展，因为所有工作记录、信息记录都会以文书档案的方式进行整理并保存，这些数据可能会成为重要决策依据，所以必须要保证其完整性、准确性，这样才能起到借鉴等作用。传统文书档案管理工作，大多利用纸张进行记录，然后再根据类别放入档案室进行保存，这个过程是非常重要的，无论记录还是保存，每一个环节都不能出现错误，这样才能发挥出重要作用。
2文书档案管理中存在的问题
2.1文书档案资料整理质量不高
在文书档案管理工作中，文书档案的归档整理是非常重要的。只有将文书档案的资料收集完整，归档整理好，才可以使后续的档案管理工作顺利发展，形成有价值的档案资料。但很多单位行政管理部门不重视文书档案管理的重要性，使得文书档案资料收集不全或归档整理不到位，直接影响了单位档案管理工作的有效价值发挥。
2.2文书档案归档不完整
很多单位对文书档案归档工作有所忽视，也是文书档案管理工作出现问题的主要因素。例如企事业单位要整理归档的文书档案很多，一些资料文件都需要打印。但是随着电子化办公的逐步展开，上报的材料可以直接通过信息化平台传输，这也提高了企事业单位工作人员的办公效率。但是因为这些网络传播的文书材料和文书档案衔接不到位，使得归档不完整。目前文书档案的归档工作主要是硬盘存储、文字性存储、网络传输，硬盘存储因为没有文字进行留底；文字性存储是只存储文字，不存储电子版的材料，所以在一些活动中会出现文书档案资料的不全面；网络传输只是保存最终的资料，不保留收集和统计的数据资料。
2.3工作人员的知识欠缺
由于新时期信息化档案工作的要求，各单位开始不断地引入信息化档案管理系统，这就需要档案管理人员能够熟练运用档案管理系统进行档案管理工作。但是由于一部分档案人员信息化技术知识欠缺，一部分档案人员知识量不高，没有基础的信息化档案管理意识，并且企事业单位也没有对这些人进行信息化档案工作的专业培训。因此，导致档案管理人员对信息化档案的管理不专业。在档案管理工作不断改革和发展中，有一些工作人员只关注自己的工作，从而忽视了在信息化档案管理的发展过程中提高自己。有些在平时档案工作中，没有自我学习的意识，导致在企事业单位信息化档案运用过程中，出现很多的问题，使得档案管理工作滞后。
3改变文书档案管理问题的主要方法
3.1完善档案管理工作的制度
（1）设定基本制度框架。很多企事业单位会把工作的重心放在业务水平的增长方面，而忽视了文书档案的管理工作。所以，使得单位的文书档案管理工作不规范，导致文书档案管理工作的管理水平降低。因此单位首先要解决文书档案的制度管理问题，对管理制度进行强化，这样文书档案的管理也就有了最基本的制度框架，工作人员可以按部就班地开展工作，这样才可以提供更加完整真实的文书档案。（2）对各个工作环节进行规划。制定初步制度框架，但是依旧无法满足企事业单位档案资料的需求，所以还要深化研究改革文书档案的制度。首先从文书档案管理的各个工作环节，进行明确的制度规划，这样工作人员可以明确自己的管理工作内容和责任，从而把之前在管理工作中出现的问题进行及时的补充和完善。（3）做好管理环节间的衔接。工作人员须对档案管理各环节间的流程进行完美的衔接，同时要对所属环节的工作进行核实和归类，这样可以保证文书档案的流畅性。从企事业单位文书档案管理的实践过程来看，一方面要确保重要信息资料的保密，另一方面要把单位发展历程的资料进行应用探究，所以档案员要对信息资料的每一个流程环节进行无缝衔接。
3.2加强对管理技术创新工作的研究，提高现代技术的应用
首先，我们应该放弃使用老旧的基础设备，防止因设备问题导致信息的丢失，不断摸索先进的硬件基础的设施；另外，还必须提高档案的安全性，信息化的发展不仅仅给我们带来了方便快捷的操作方式，同时也容易出现不稳定、失真的问题，甚至会遭到黑客的攻击，病毒的入侵，这都是需要注意的问题。所以我们一定要加强创新能力，建立相对安全的档案网络系统，提高对信息化管理理念的认识，加大人力，使现代化的技术和设备能够渗入到文书档案管理工作中来，保证人机交互，简化管理流程，当然，有些必要的重要文件也一定要使用纸质保存，防止丢失；最后，相关事业单位一定要实现文书档案管理的自动化，可以使用专业的术语，建立自己的档案库。对于现代技术的应用，事业单位应该加大投资力度，加强信息化建设，通过OA办公系统与档案软件系统有效连接，有序推荐数字化文书档案管理工作的开展。
3.3文书和档案工作的衔接
文书的完整度直接影响了档案管理的好坏，因此，档案质量是由文书完整度决定的。文书工作人员在工作中要增强对档案管理的认识，并改进文书的整理和存档过程。在处理文件时，秘书处工作人员应认识到这一点，为存档奠定良好的基础。想要做到这一点，需要文书工作者平时留心观察文件的完整度，对文件的保存格式等都要有所规定。其中电子材料的格式以及处理存档所需的格式需要特别注意，一定要按规定来完成。对于纸质资料，要按照要求使用恰当的纸笔，避免出现不必要的麻烦。此外，在处理过程中，当我们拿到文书时要尽快处理，收到文件时要尽快确认、登记和查看。如果在登记时发现有文件丢失，应及时通知提交材料的部门，发送备份文件。为了确保文件的完整性，必须及时整理和存档领导人的重要发言文件和大型会议材料。
结语
当今社会，在相关部门的大力推动下，文书档案管理越来越受重视。随着科学技术的发展，文书档案在很大程度上作为衡量事业单位工作的重要标准，甚至已经成为能否受到其他单位信任的决定性因素。简而言之，我们需要更多地关注文书档案建设与管理。
参考文献
[1]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报(社会科学版),2020,9(03):117-119.
[2]梁军萍.如何做好文书档案管理工作[J].十堰职业技术学院学报,2019,23(04):110-112.
[3]王菁慧.适应新时期发展需要做好文书档案管理工作[J].科技创新与应用,2020(12):292.
[4]周卫务.浅谈新形势下文书档案管理的新路子[J].广西农业机械化,2020(4):23.