朱海荣
中国金茂佛山城市公司 528000
摘要：随着计算机技术、互联网技术以及大数据技术等先进技术手段的快速发展，企业档案馆的数字化与信息化建设成为主要的发展趋势。企业数字化档案馆建设属于企业信息化管理体系中的关键性组成，必须明确数字化档案馆功能定位，坚持科学管理理念，利用现代化信息技术来管理企业生产经营中的信息资产，搭建档案资源化服务与利用的管理系统，基于此本文主要阐述了企业数字档案馆的功能定位及建设方案。
关键词：企业档案馆；数字化；功能定位；建设
在信息化时代，企业传统档案管理模式以及管理技术手段早已无法满足于社会发展需求。数字化档案馆基于信息化技术得到了进一步的发展，成为现代化企业档案馆转型升级的主要方向，数字化档案馆属于全新的一种文件组织以及管理模式。企业数字化档案馆利用信息技术来组织开展高效的业务管理，收集以及保存电子档案以及数字资源，提高档案管理的实效性。
1 企业数字档案馆的功能定位
数字档案馆工程实际上是和法律、社会存在一定协作关系的技术体系，其主要建设目的就是实现档案管理信息化，且标准化体系建设是基础条件，建设目标即为信息库、知识库及其数据库的建设。现阶段，企业数字档案馆具有保护信息功能、集成信息功能、服务社会功能及其共享信息功能。
2、企业数字档案馆建设方案
2.1明确建设目标
数字化档案馆建设应当充分考虑到企业档案资源、档案利用以及档案安全等方面的情况建设，结合企业的战略目标。确定企业数字档案馆建设目标的过程中，必须充分考虑到企业生产经营情况与信息化建设情况，采取分阶段的建设形式，制定长期的分步骤分阶段的建设目标。首先，需要制定数字档案馆建设标准与规范，功能确定与制度体系建设等，实现库存档案的电子化与数字化。其次，中期目标应基于短期目标，优化流程与管理权限，完成各个部门系统和数字化档案系统之间的连接。长期目标必须基于中期目标全部实现，全过程的落实到企业的日常生产经营活动中，自主收集档案信息，搭建具备数据采集、存储以及管理等功能的现代化数字档案信息共享平台。
2.2实施方案的制定
明确目标之后，需要按照企业管理与资金运营情况等，参考企业数字化档案管理的实际需求，针对数字化档案馆建设目标、工作内容以及流程方法等制定科学合理的实施方案。企业数字档案馆建设的实施方案必须参考各个业务部门的实际情况，做好电子文件的归档，基于现有信息化设施设备以及技术支持，由系统集成、配套硬件设施、程序软件开发以及系统整体部署等各个方面入手，做好规范化体系的建设以及安全保障体系的建设等工作，针对实施方案必须组织效益和风险评估。促进数字化档案馆建设和企业生产经营理念的相互结合，坚持企业战略管理的核心思想，建设数字化档案馆。
2.3建设计划的制定
企业需要按照数字化档案馆的建设方案来制定工作计划，按照短期目标、中期目标与长期目标来明确各个阶段工作内容等。短期目标实施计划应当由业务调研、招投标、功能实现以及制度体系建设等方面入手，明确各项工作的时间节点，需要针对行业内以及企业内等展开多层次的调研工作，便于提出针对性建设计划。而中期目标实施计划应当基于调研成果明确功能升级改造方案与完成时间，还有和办公业务系统之间的对接方案与实施等，结合公司生产经营情况来明确业务系统对接的顺序与完成时间，保证企业数字档案馆的全面渗透。长期目标相应实施计划应当确定档案信息化服务、文化宣传、在线培训以及业务交流等各项内容与完成时间，保证信息服务的有效实现，提高信息数据的有效利用率[1]。
3、企业数字档案馆建设内容
3.1基础设施建设
企业数字档案馆的配套基础设施建设当中，首先需要做好中心机房的建设，企业必须建设现代化、实用性以及可扩展性较强的中心机房，充分满足于企业数字化档案管理系统的运行需求。中心机房内部需要划分操作功能区、设备功能区以及其他区域。其中操作功能区是档案管理人员的办公区域。设备区设置服务器、网络设备等。其他区域设置配电柜、电源以及监控等设备。其次就是网络平台的建设。企业建设数字档案馆主要用户为档案馆内管理人员以及企业员工，所以网络平台建设需要基于局域网，和互联网连接[2]。局域网汇总全部数据信息，并且与企业内部档案信息以及数字档案馆子系统连接。
3.2子系统的建设
第一，综合业务管理平台的建设。综合业务管理平台主要用户为档案馆内部管理人员，属于数字档案馆主系统，主要功能是企业各类声像以及实体等档案信息的管理，涉及到档案资源的收集、整理、保存以及利用等各个环节，从而搭建档案信息的综合服务平台，提高档案信息数据整体管理水平，充分满足于档案管理人员与企业员工的实际需求。综合业务管理系统涉及档案全生命周期，其中包含了档案的征集、寄存、接收、处理、目录编制以及鉴定整编等各个环节的内容，能够满足于档案管理的多元化需求。第二，电子档案管理系统的建设。建设电子档案管理系统主要为了长期且妥善的保存企业的各个电子档案。档案移交数字档案馆之后，被导入电子档案管理系统当中，从而基于电子签名、电子水印以及权限管理等先进的技术手段做好档案的安全管理。第三，建设电子阅览室管理系统。电子阅览室管理系统属于综合性的查询系统，利用互联网技术、触摸屏等先进技术手段，为用户提供档案阅读平台，从而满足于用户的多元化咨询需求。用户通过电子阅览室管理系统，能够自主查询权限内需要的档案，不仅能够减少档案管理工作人员的工作量，还能够保护实体档案。第四，电子档案接收系统的建设。电子档案接收系统实现企业和数字档案馆的连接，完成档案传统管理模式向数字化管理模式的转变，利用信息化技术来检测系统保证电子档案的完整、真实以及安全性。电子档案接收系统具备数据采集以及档案在线接收功能。第五、数字档案馆网页的设计。企业数字档案馆网页设计，需要基于互联网平台，为用户与数字档案馆之间搭建沟通桥梁，具备信息公示以及档案检索功能。其中，信息公示功能可以为用户提供信息发布、查档等基础性服务，而档案检索可以为用户提供多元化的检索条件实现档案筛选服务[3]。
3.3保障体系建设
首先，必须建立健全人才保障体系。企业管理者必须充分认识到档案管理人员的综合素质对企业数字化档案建设以及管理水平起到的关键性作用。企业数字化档案馆建设的过程中，要求档案管理人员不仅需要充分了解与掌握企业内部档案业务，还具备具备较高的信息化水平。必须站在长远的角度思考问题，增强现代化档案管理人员的培养力度，充分满足于企业未来长期发展战略目标，采取统筹规划的方式，制定现代化人才的培养方案，增强岗位考核与培训力度，加大专业信息化人才的引进以及培训，从而满足于档案数字化、信息化建设的实际需求。其次，建立健全安全保密机制。企业数字化档案馆建设主要为了实现档案资源的最大化利用，而档案信息管理的安全保障属于档案管理的重点。数字化档案馆的安全保障机制中应当涵盖网络、系统以及管理等各个方面，必须建设专业安全保障体系，明确各个岗位与人员的管理职责以及管理制度，确保系统稳定与安全的运行。企业必须严格遵守国家制定的网络信息安全相关法律法规以及规章制度，制定等级保护措施，做好机房设备、通信线路、网络病毒防控以及系统运维保障等各个方面的安全防护[4]。
结束语
综上所述，企业数字化档案馆的建设属于社会发展的必然选择以及主要的发展趋势，企业必须明确数字化档案馆的功能定位，结合企业发展战略以及日常生产经营情况，利用互联网技术、信息化技术以及数字化技术等先进技术手段，加大数字档案馆的建设力度，提高企业档案管理水平，为企业的可持续发展奠定坚实的基础保障。
参考文献
[1]]韩阳,贺瑜,刘佳.关于企业数字档案馆建设的若干思考[J].机电兵船档案,2020,(1):86-88.
[2]刘婷. 航天企业数字档案馆建设的探索与实践[J]. 现代经济信息, 2019(11):75-76.
[3] 华方园. "互联网+"时代企业数字档案馆建设信息服务创新研究[J]. 机电兵船档案, 2020,(03):92-94.
[4] 毕敏. 中小企业数字档案馆建设发展情况及其影响分析[J]. 船舶标准化与质量, 2020, (03):37-40.