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摘要：在经济全球化发展背景下，我国建筑行业的海外工程业务逐渐拓展，因其较高的施工技术和施工管理，其海外市场份额逐渐扩大，享有较好的知名度和社会信誉。随着海外工程项目的逐渐增多，对工程竣工档案管理带来了一定的挑战，如何加强对海外工程竣工档案的有效性管理是当前工程企业需要面临的重要性课题。本文主要对海外工程竣工档案管理的问题以及完善措施进行探讨，旨在进一步提升档案管理水平，为海外工程的有序性开展提供保障。
关键词：海外工程；竣工档案管理；问题；完善；措施
竣工档案不仅包含建设工程施工中各个环节的关键性材料信息，而且还包含竣工报告、竣工验收报告、竣工交接证明、竣工决算、竣工图等档案文件信息。竣工档案对整体建筑工程施工具有重要的作用，保障竣工档案的有效性管理，才能为整体的工程施工质量检验提供详实、准确的依据，为企业长远发展提供保障。
一、海外工程竣工档案管理问题分析
（一）人员问题
由于缺乏有效性的人员管理以及人员流动性较大，海外竣工档案管理人员责任意识不强，缺乏对竣工档案管理工作的重视，往往出现档案归档格式不规范，技术材料不全面、资料整理缺乏时效性、档案原件遗失等问题，严重影响海外竣工档案管理工作的有效性开展。【1】
（二）体系问题
缺乏完善竣工档案管理体系，导致档案管理责任划分不明确，具体的工作不能有效落实和执行，往往出现责任推诿现象，对档案管理工作的最终效果带来负面影响。
（三）标准问题
海外工程处在不同的文化环境中，其档案管理法律法规、存档格式、管理标准等都存在一定的差异性，导致海内外档案管理工作难以统一。
（四）文件传送问题
海外档案文件的传输主要依靠人为带回或者是电子档案传输等途径。但是由于路途遥远，人员带回次数有限，影响档案归档的有效性。【2】另外在电子档案传输中，由于电子档案管理标准、格式等问题影响，为档案归档工作带来麻烦。而且电子档案传输中面临网络信息安全的问题，一旦出现信息被拦截或者泄露，会对建筑企业带来不可估量的损失。
（五）监督问题
由于海外工程地域的特殊性，距离国内企业总部比较远，档案管理人员难以对其开展实时有效的监督和管理，导致海外竣工档案管理工作难以有效落实。【3】缺乏实地检查的条件，导致档案管理监督的功能难以有效应用，国内档案管理工作陷入被动局面，往往因为各种因素影响导致档案材料缺乏全面性和真实性，竣工档案管理工作难以有序开展。
二、海外工程竣工档案管理完善策略
（一）完善管理体系
为了保障海外工程竣工档案的有效管理，要结合具体情况，搭建完善的竣工档案管理体系，为竣工档案管理工作的有序性开展提供保障。要对管理体系的人事结构进行明确，完善组织构架建设，对项目经理的档案管理责任进行有效确认，需要其对海外竣工档案管理工作全权负责，对具体的工作开展实时有效领导；完善管理责任制，对具体的档案管理责任进行明确的划分，使其落实到具体的人员身上，强化其责任意识，保障档案管理工作的有效落实；设置专门的岗位，对档案管理工作进行具体性负责，如竣工档案资料收集工作，对相关资料信息进行有效性整理、分类管理等，并按照相关规范要求进行标准性规范存储，以便日后进行查阅和使用。【4】此外，由于工程竣工档案涉及到工程施工的全过程，因此还要注重在其他部门设置专门的档案资料管理人员，对工程项目实施过程中的所有资料信息进行有效性收集、整理等，并要定期向企业本部进行上报、传送，以便总部管理人员对各个资料信息进行综合性管理。由此可见，建立完善的档案管理系统，是强化海外工程竣工档案管理水平的基础保障。
（二）完善管理制度
完善的档案管理制度是进行档案管理的重要保障，能够促进海外竣工档案管理措施的有效性执行和落实，助力竣工档案管理目标的完成。完善的档案管理制度，可以为档案管理工作进行有效性监督和管理，保障工作规范性，杜绝违规现象的出现，为档案管理提供实施依据和保障。【5】建筑工程企业要结合海外工程环境以及具体需求，制定有针对性的档案管理规章制度，确保档案管理中人员管理、责任分配、文件归档等要素的适应性，对海外档案管理标准进行统一，强化档案管理规范性和标准性。
（三）强化管理水平
档案管理人员综合素养和竣工档案管理质量存在直接性的联系，因此，要强化对档案管理人员素质的把关和培训。要安排专业技能较高、责任感较强的人员对海外竣工档案进行专门性管理，对竣工档案进行全面收集、整理和归档，保障档案信息的全面性和客观性。【6】此外，要强化海外工程全面参与档案管理的意识，把竣工档案管理工作渗透到工程施工的各个环节中去，促进其全面性和有效性。此外，还要注重制定完善的奖惩机制，对于档案管理中的违规行为、不能按时按质完成档案管理工作的人员予以一定的处罚，如扣除奖金等形式，强化工作人员的档案管理责任意识。
（四）加大资金投入
完备的软件和硬件设施是保障海外工程竣工档案管理有效性开展的物质基础。因此，要加大海外档案管理资金投入，配备完善的档案管理设施建设，如库房、档案存放架、档案保险箱等。【7】此外，还要注重准备充足的档案管理设备，为档案管理提供便利，确保档案安全性和可靠性，避免出现档案丢失、遗漏等问题。要结合现代化信息技术，购买计算机设备、文件扫描仪、档案管理软件系统等，实现数字化和信息化档案管理，提升档案管理有序性和高效性。
（五）强化检查力度
加大对档案管理的监督检查力度，是提升海外工程竣工档案管理水平的重要保障。因此，企业要安排专业人员对海外工程竣工档案管理工作的落实情况开展实地考察，及时发现相关问题，并采取有效措施进行及时性解决，为提升档案管理效果提供保障。【8】要优化海外网络环境，搭建网络档案信息管理系统平台，为实现档案信息的便利共享、查询、利用、管理提供有效性通道。
三、结语
综上所述，随着我国建筑行业的飞速发展，海外工程项目业务需求越来越大。而海外工程施工环境较为复杂，需要对工程竣工档案进行优化管理，以便进行查阅和使用，为工程施工质量、效果的检验、复核提供详实的数据依据。但是由于各种因素影响，如人员素养、管理体系、管理标准等问题的影响，导致海外竣工档案管理出现一些问题。建筑企业要结合具体情况，采取合理措施，对海外竣工档案管理问题予以重视，强化其综合管理水平，如完善档案管理体系，优化制度建设，统一管理标准，提升人员素养，加大资金投入，强化管理质量监督等，为提升海外工程竣工档案管理水平奠定良好的基础。
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