水利工程项目监理档案管理的分析--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

水利工程项目监理档案管理的分析

发表时间：2021/5/17 来源：《基层建设》2021年第2期作者：薛松

[导读] 摘要：水利工程档案是指从水利工程项目建议书、立项、审批、验收等工程建设及工程管理过程中形成并应归档保存的文字、表格、声像、图纸等各种载体材料的总和，其中监理档案是水利工程项目档案的重要内容，因此为了充分发挥其作用，本文阐述了水利工程项目监理档案管理的准备工作，对水利工程项目建设前、建设期间以及分部验收的监理档案管理工作要点进行了探讨分析。

        枣庄市鸿禹工程监理有限公司山东枣庄 277100
        摘要：水利工程档案是指从水利工程项目建议书、立项、审批、验收等工程建设及工程管理过程中形成并应归档保存的文字、表格、声像、图纸等各种载体材料的总和，其中监理档案是水利工程项目档案的重要内容，因此为了充分发挥其作用，本文阐述了水利工程项目监理档案管理的准备工作，对水利工程项目建设前、建设期间以及分部验收的监理档案管理工作要点进行了探讨分析。
        关键词：水利工程项目；监理档案；管理；准备；工作要点；
        水利工程项目监理档案是水利工程管理工作的具体反映，也是开展检查非常重要的手段。基于此，以下就水利工程项目监理档案管理进行了探讨分析。
        1.水利工程项目监理档案管理的准备工作
        1.1科学制定适合本项目的档案管理制度。水利工程项目建设前，监理机构要制定本项目的档案管理制度，做好分工，责任到人并设专人对档案进行管理。制度的制定不能流于形式，要切实的将机构的每位监理人员的监理档案管理职责分配清楚，明确档案管理人员日常工作流程，特别是监理人员与档案管理人员接口工作要明确清楚，确保工作衔接顺畅，不出现职责空白。在实际工作中，根据每位监理人员岗位职责，将监理档案职责以书面形式确定下来，这样即使监理人员发生变动，但岗位职责不变，从而使水利工程档案达到规范化、标准化。
        1.2严格档案管理人员的合理选择。水利工程项目建设前对项目监理部需要配备一个业务精炼、思想意识和责任心强的档案管理人员。作为一个档案档案管理人员首先要熟悉国家、行业及公司制定的相关法律、法规、制度等，另外必须要熟悉施工流程，所以档案管理人员最佳的选择是从施工现场经过锻炼，而且责任心强的人员。
        2.水利工程项目建设前的监理档案管理工作要点
        2.1搜集与审核相关资质文件。水利工程项目建设前，监理机构发出进场通知，施工单位入驻现场后，档案管理人员应依据本工程的合同文件及时将收集施工单位进场人员资质，并将现场人员与投标文件或合同文件对应，审核施工单位是否按照合同要求切实履行自己的承诺。
        2.2制定各种记录的填写规定。针对水利工程项目，需要制定适合本工程的原始记录，包括旁站记录、监理日志、日记及周月年报等表格，并对各种记录的填写明确做出规定，对来往文件的格式也进行详细的规定，也有利于档案管理工作的开展。虽然监理规范中对档案基本工作和基本表格做出了基本规定，但在每个工程实施过程中还有很多需要具体细化的东西，例如各单位简称的确定、档案流程过程中各方使用表格的要求、记录之间填写签字职责的明确等等，这样将避免档案在形成过程中产生混乱。
        2.3明确规定监理日记、监理日志填写分工。水利工程项目建设过程中，无论监理日志是作为监理机构的工作记录，还是作为一个施工标段的工作记录，或作为每位监理人员的工作记录，监理机构都应在驻场后做出明确要求，确定好，每份监理日志记录的范围，以方便今后归档保存，避免记录混乱。例如：如工程规模比较大、专业比较多，建议按照施工分标或单位工程记录；如工程规模比较小，建议一个监理机构只记录一份监理日志便可，同时要确定每份监理日志的填写人员。
        3.水利工程项目建设期间的监理档案管理工作要点
        3.1熟悉了解水利工程项目建设期间的各项工程开展进度，而且要收集整理往常档案，定时整理盘查，如定期检查各单位、分部工程的开工手续是否齐全，申报和批复时间、意见是否合理，是否存在漏报现象；针对现场日志、记录的填写除了要求规范、定期检查。
        3.2做好文件承办工作。论是上级机关来文还是承包人上报文件，作为档案管理人员必须第一时间进行收发登记，并对文件的内容详细了解，在总监批示后转相关人员进行传阅，如有必要应复印下发，并对文件要求落实的内容进行跟踪，确保文件第一时间相关责任人能够及时了解，有利于工程现场监理控制。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

看似是一个小小的环节，但是关系重大，也体现了一个项目监理部程序化管理的水平。
        3.3定期审查施工单位形成的档案。水利工程项目建设期间形成的档案，基本在监理合同中都会明确注明，即使没有注明，监理也有义务和权力检查承包人施工过程中形成的各种档案档案。经常检查也会减免验收时的返工率，大大的提高验收效率。尤其是开工前期，此项工作应经常开展。
        3.4做好影像档案搜集工作。目前水利工程项目建设都会运用各类相机，但大部分拍摄的是现场问题照片，监理人员经常不在长，不能体现现场监理的工作。因此为了加强监理档案管理，必须要求档案管理人员经常下工地，对现场监理人员的工作进行影像记录，工程现场如有条件也要进行监理人员现场检查、验收等情况的影像档案搜集，以便今后使用。
        4.水利工程中的分部工程验收档案管理工作要点
        4.1监理机构应向业主提供的信息文件。主要有：
        4.1.1定期信息文件。根据监理工程项目、范围及内容，随水利工程施工进展向业主报送监理月报，其主要内容为：施工质量情况；工程进展情况；进场施工机械设备及劳动力情况；合同变更和工程变更情况；工程支付情况；监理工作情况等等。
        4.1.2根据监理工程进展情况的不定期报告。关于水利工程优化设计或变更或施工进展的建议；资金、资源投入及合理配置的建议；工程进展预测分析报告；业主合理要求提交的其它报告。
        4.1.3 监理过程文件。水利工程施工措施计划批复文件；施工进度调整批复文件；监理协调会议纪要文件；其他监理业务往来文件。
        4.2系统整理现场形成的监理记录文件，例如监理日志、监理现场检查记录表（包括钢筋、模板、验坡、验基槽等检查记录）、旁站值班记录、工程现场书面指示等，虽然在平常的档案搜集和检查中包括该部分，但在水利工程中的分部验收阶段必须系统按照分部工程统一归档。监理日志可能包含的内容比较广，只摘取该验收分部工程实施阶段的即可，其他档案必须按照分部工程整理归档。
        4.3做好试验档案整理工作。水利工程建设前就应由专业的试验工程师或现场监理工程师统筹安排，根据检测计划制定现场可执行操作的详细检测实施计划，避免出现某一分部工程检测档案超过计划，而另一个分部工程检测没有数据的现象。到分部验收阶段主要对试验档案进行分类、统计、并对混凝土及砂浆进行质量评定，也是判定该分部工程质量合格和优良的重要指标。另外还要对施工单位形成的试验检测档案进行检查核对，避免出现施工单位自检于监理抽检不相符的情况。
        4.4制定合理的验收计划。水利工程项目中的分部工程验收前，由施工单位向监理单位提出验收申请，监理机构针对该申请核实施工、监理档案是否齐全，满足验收要求，对施工现场进行检查，是否存在质量缺陷或质量问题，如发生是否处理完成并有完整的备案。应形成监理工作报告、施工管理工作报告和验收签证书，档案管理人员必须认真核对各个报告及签证中的格式和具体数据，做到真实准确。验收通过后验收组成员在验收签证书上签字通过，如有遗留问题也应在签证书中注明，落实责任单位，并在单位工程验收前必须落实完成。
        结束语
        综上所述，监理档案是水利工程项目建设过程中最公正、最直接的反映，特别是在水利工程建设过程出现了质量分歧、索赔争议时会发挥特别重要的作用，所以对水利工程项目监理档案管理工作进行分析具有重要意义。
        参考文献：
        [1]王东红.信息化时代的水利工程档案管理[J].办公室业务，2017（19）
        [2]李丽娟.新时期水利工程档案管理工作探讨[J].卷宗，2019（28）
        [3]刘营.水利工程建设监理档案管理[J].基层建设，2016（33）