王徽
海军潜艇学院教研保障中心文印室 山东省青岛市 266000
摘要：本文通过阐述高校文印管理信息化及自助服务技术，分析当前高校文印管理中存在的问题，提出提高文印管理信息化及自助服务的措施，以期为高校综合管理水平的提升提供可靠参考依据。
关键词：高校；文印管理；信息化；自助服务
引言
随着高校现代化管理模式的发展与普及，文印管理逐渐在高校师生的日常工作中起到越来越重要作用，但现阶段高校文印管理信息化与自助服务建设尚不完善，无形中对高校日常管理工作的顺利开展造成不同程度的影响。文印信息化管理作为高校现代化管理内容的重要组成部分，在实际应用过程中仍存在无法保障信息安全、管理效率低、管理人员专业素养不高等问题，不但对高校师生的日常工作造成了一定影响，还阻碍了高校综合管理水平的整体提升。基于此，高校文印管理应适当加大信息技术的投入力度，在资金允许的前提下推行自助模式，通过文印软件管控的方式为高校全体师生提供更高效安全的文印服务。
1 高校文印管理信息化系统概述
近年来我国大部分高校实现了文印管理信息化与自助服务方面的管理，其文印管理信息化系统涵盖了服务器、控制端、刷卡器、复印机等功能模块。不同高校实施文印管理的操作方式不同，其运用的自助式服务管理模式也各不相同。文印管理可以通过师生一卡通开通文印权限的方式，实现复印、打印一体化平台建设。在具体实施过程中，高校师生可以充分利用一卡通，依托于复印打印一体机完成打印、复印等多项业务，并且信息化系统则还能同步记录相应的文印记录和文印数量、费用。与此同时，依托于文印管理信息化系统平台，还能实现打印文档信息的高效传输与共享，有助于师生在快速扫描所需的文档信息后，将其同步存储到相应的网络平台[4]。
2 高校文印管理信息化及自助服务技术
2.1 扫描技术
扫描技术在高校文印管理信息化与自助服务的应用中占据着至关重要的作用。在文印管理过程中有效应用扫描技术，预先输入特定的参数指标，能有效的提升查询信息文档的效率。与此同时，利用扫描技术的XML数据记录功能，还可以对各系统平台进行集中管理，实现信息的有效运输和共享。另外，文印管理人员还可以结合系统实际运行情况设定保密参数，通过只读或隐藏的方式输送指定文件，不但可以从根本上保障涉密文档的安全性，还能在一定程度上提升高校内部各系统之间的信息共享效率。[2]。
2.2 文字识别技术
文字识别技术作为实行高校文印管理信息化与自助服务的关键技术，其在实际应用过程中具有重要现实意义。依托于文字识别技术可以将各文档信息通过MFP扫描的方式过渡转换为电子文档，以此将纸质文档中的内容同步存储到计算机网络或数据库平台。同时，文字识别技术还通过转换文档格式和在变就功能，实现对文档更深层次的需求 [5]。最后，文字扫描技术还具有良好的语言替换功能，可以在默认语言的基础上通过网页配置工具快速替换需要的其他语言形式。
3 当前高校文印管理信息化系统中存在的问题
3.1安全防护漏洞
文印管理信息化系统依然存在安全防护漏洞，文印管理信息化系统中缺少审批环节，文印内容及数量不受限制，传输过程中存在网络安全风险。目前高校的文印管理未能进行有效整合，特别是在文印管理过程中采用集中文印软件管控模式的高校，师生进行文印时则需刷校园卡进入集中文印室完成，一旦发生传输故障等问题，还需要重新返回提交文档资料任务，这种单一的集中文印模式，增加了文档资料重复提交次数，降低了文档资料的安全性和文印效率。
3.2文印管理成本高
现阶段高校在文印管理过程中，普遍无法科学把控文印管理成本与打印复印成本，并且对基础设备、纸张材料等物品的管理也较为松散。与此同时，高校文印通过文印管理系统操作提交，文印传输量大导致文印设备超负荷运转，设备故障频发、维修频繁，在加剧文印管理成本的同时，耗材与纸张等材料的浪费现象也较为严重。此外，高校文印管理模式集中性，不仅在无形中增加了对文印管理人员的约束性，更增加了人力资源成本。
3.3专业运维人员缺乏
数字化技术带来的文件传输、分发模式的变化，为高校文印的发展带来了巨大的变革和挑战，在这种情况下，不仅要求文印人员具备过硬的专业技术，还要熟练的掌握计算机操作技术、多媒体技术、数据库技术等，在实现对文档信息化的管理同时满足师生个性化、多元化的需求。但从现状来看，目前大部分高校就文印管理信息化人员编制方面还存在一定的限制，对专业人才的培训欠缺，人员业务水平差，文印工作质量和效率有待提升。
4提高文印管理信息化及自助服务的措施
4.1提升文印管理信息系统安全性
不断完成文印信息管理网络拓扑结构和安全管控体系，提高文印信息管理系统管控安全性和效率性。管理系统中设置保密审批环节，保密权限下可查看管辖范围内文印任务日志、任务监控与统计分析设置电子审批环节和审批管理员管理权限，设置计费管理环节，管辖范围统计分析与文印经费结算，实现文印管理全方位全过程闭环管理。
4.2推进文印自助模式，降低文印管理成本
全面推进自助文印模式，按照逻辑集中，物理分离原则，在自助终端处利用监控系统，面部识别技术等措施，确保文印安全，并指定专人负责自助文印管理，提升信息化管理认识，积极转变观念，把握信息化发展机遇，构建系统化的管理体系，实现对电子文档高效、高质的信息化管理。同时，落实管理责任制，全面调动和发挥专人管理的职能效益，以此，提升高校文印管理水平，强化文印节约意识，倡导无纸化办公，减少文印浪费，切实降低文印成本，从而为高校教学、教务管理提供有力保障。
4.3提高专业文印人员业务素质
提升文印管理人员的信息化管理意识，积极加强对文印人员系统的管理业务培养和综合技术素养的培训，熟练的掌握计算机操作技术、办公软件处理、各种电子文档及电子表格的制作和管理，实现文档管理的电子化和系统化，从根本上提升文印人员的业务水平，提高文印工作质量和效率。
结语
高校文印信息化管理的提升有助于高校综合管理水平的提升，但当前文印管理在实际应用过程中仍存在亟待解决的问题，因此，高校必须积极采取有效措施提高文印管理水平，通过先进的科技手段推动文印管理信息化与自助式服务的建设，从整体上提升高校文印管理服务水平，进而提升高校整体综合管理水平。
参考文献
[1]刘丽凤.二级预算管理背景下高校文印改革发展路径探讨[J].市场论坛.2019(12)
[2]黄肇隽,王静. 高校文印工作优化的探讨——以我校图书馆文印中心工作实践为例[J].医学教育管理.2018(S1)
[3]李海诺.浅析高校文印管理工作存在的问题及策略[J].现代营销(经营版). 2020(01)
[4]钱明珠,张晶鑫.基于校园智能共享文印平台的研究与设计[J].电脑知识与技术. 2020(14)
[5]邱凤俐.学校文印管理信息化及自助服务的探讨[J].广东职业技术教育与研究. 2017(06)
[ 王徽，女，硕士，海军潜艇学院教研保障中心文印室助理工程师]，于德新[ 于德新，男，硕士，海军潜艇学院教研保障中心主任高级工程师]，刘艳超[ 刘艳超，女，本科，大连舰艇学院教研保障中心文印室工程师]