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公共资源交易项目档案管理模式构建分析

发表时间：2020/12/24 来源：《基层建设》2020年第24期作者：周兆琼

[导读] 摘要：我国随着公共资源交易项目数量的增加，项目档案的数量也随之增加，这逐渐强调了项目档案管理在公共资源交易项目管理中的作用和价值。

        昆明市东川区公共资源交易中心
        摘要：我国随着公共资源交易项目数量的增加，项目档案的数量也随之增加，这逐渐强调了项目档案管理在公共资源交易项目管理中的作用和价值。公共资源交易中心应加强项目档案管理，创新项目档案管理模式，确保档案信息使用的完整性，安全性和使用价值。本文从公共资源交易项目档案的概述开始，讨论了建立公共资源交易项目档案管理模式的策略，并希望有助于提高项目档案管理的水平。
        关键词：公共资源交易中心项目档案管理电子化档案
        一、公共资源交易项目档案概述
        公共资源交易项目档案库是指在公共资源交易活动中形成的各种形式的信息，例如建设项目招标，政府采购，建设用地使用权和采矿权以及国有财产交易。在项目档案管理中，严格遵循“一事一卷”的原则，各地区的公共资源交易中心根据公共资源交易的地点和交易顺序对公共资源交易中心进行存储和处理。档案资料包括纸质文件和设计。各种类型的照片，音频和视频，U盘，电子CD-ROM等。在正常情况下，公共资源交易项目档案的存储期限应至少为15年，同时根据相关法律法规，不同类型的项目档案和不同的存储期限必须详细说明。例如，在招标开始的地点存储音频和视频材料为8个月，参加投标的中标人的文件必须至少为1年。公共资源交易中心保留对项目档案进行存档的权利。中介机构可以协助公共资源交易中心完成交易项目文档的收集，分类和提交，并将所有文件数据传输到公共资源交易中心。
        二、公共资源交易项目档案管理模式的构建策略
        （一）构建项目档案精细化管理模式
        公共资源交易中心应积极引入改进的管理理念，以弥补以往项目文件管理的不足，建立改进的项目文件管理模型，以不断提高项目文件管理的专业化和规范化水平。建立项目档案的完善管理模型的策略如下。
        1.规范档案整理工作。公共资源交易中心加强了项目档案管理中档案的收集和分类，夯实了项目档案管理的基础。具体方法如下：记录员必须及时收集与项目相关的材料，例如图纸，纸张，电子文档等，组织这些材料，按顺序排列并写页码。在案例文件中编辑页码时，需要确保手写内容清晰且易于识别。单独文件中的封面无需用页码重写。档案人员必须使用三个孔和一行来准确输入案件档案的文件编号，保留期限，秘密评级和其他信息。如何整理案卷档案管理员应将封条贴在案卷背面的中间，确保封条尺寸正确且不覆盖笔迹。组装文件时，如果数据太厚，则可以使用单独的文件组装。方法，增加封面和封条进行装订，整个项目组织卷时无需在卷内添加目录。
        2.加强档案资料审核。公共资源交易中心项目档案室审查档案资料的真实性，完整性和有效性，完成档案资料的接收程序，防止项目档案管理中违反法律法规的规定，并为交易项目的评审提供重要依据必须做好服务。具体的审查内容如下：项目档案办公室在项目招标启动过程中应审查原始文件的有效性，包括招标代理合同，招标文件和中标通知书，项目档案室应审查项目档案数据的完整性。审查，包括签名和盖章，撰写日期，手写，图纸等；项目档案室应审查项目文件中交易信息的真实性，并确保在法律指定的媒体中披露标书，奖励和其他信息。项目文件项目存档办公室必须检查项目文件的提交，以查看该项目文件是否已被修改，伪造，存档被拒绝等。项目档案室应审查档案中的招标材料，以确保该材料是完整的。根据相关步骤，通过文件接收过程签名并完成文件接收。
        3.规范档案保管期限。公共资源交易中心应按照《招投标法》《招标投标法实施条例》、《政府采购法》等相关法律法规做好项目文件的存储，并为每种项目类型指定项目文件的存储期限。详细如下。政府采购分类超过100万元，建设项目超过200万元，国有建设用地使用权，矿产产权转让，国有资产交易记录可以归类为永久仓储。政府采购项目10万至100万元，建筑工程项目200至200万元的档案，可纳入30年的存储期。政府采购可分类为10万元，建筑工程分类为20万元。

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15年存储期中包含以下项目的文件数据。通过调节不同类型档案的存储期限，可以提高档案管理的效率。
        （二）构建项目档案电子化管理模式
        在全国范围内深化公共资源交易平台的整合与共享的背景下，电子招标得到推广和应用，给项目档案管理带来了新的挑战，积极在各地公共资源交易中心推广“互联网+”项目档案管理模式。逐步实现建设工程档案的无纸化管理。建立项目档案库电子管理模式的策略如下。
        1.完善电子化管理的基础设施。公共资源交换中心负责协调和规划各种资源，建立项目档案管理信息系统，积极接受同级档案管理部门的业务准则，并成功地从纸质档案管理过渡到电子档案管理。必须完成。中心要加大建设项目档案管理信息系统的资金投入，购置计算机，扫描仪，记录仪等硬件设备，开发建设适合项目档案管理的专用软件系统，实现项目档案的电子化处理。
        2.实施纸质与电子并轨管理。公共资源交易项目的档案管理应实行纸质和电子档案相结合的管理模式，充分利用两者的优势，弥补其不足。在纸质档案管理中，有必要严格遵守精确管理的要求，开展工作，确保纸质档案的安全性和完整性。在电子档案的管理中，档案人员必须扫描，存档甚至使用纸质档案。网络在文件管理信息系统中执行文件操作，及时处理文件操作，降低文件管理成本，并为文件数据用户提供方便的数据查询服务。
        3.加强电子档案备份管理。在项目档案的电子管理模式下，电子档案的备份管理应成为确保电子档案安全的管理重点。具体的管理方法如下。项目档案部门要妥善存放存储的存储介质，确保存储介质远离强磁场，强热源的区域，独立存储，并控制存储空间的环境温度和湿度。工程档案馆教育部要根据电子记录的重要性进行分级管理，一般电子记录存储介质采用三重管理方式进行日常检查，密封存储和远程存储。对于关键级别的电子档案存储介质，有必要采用四重管理方法，以便其中两个用于日常检查，以满足经常访问档案材料的需求。
        （三）建设高素质项目档案工作队伍
        在项目档案管理中，有必要组建一支责任心强，专业知识强的高素质档案工作团队，为提高公共资源交易中心的项目档案管理水平提供坚实的人力保障。具体措施如下。首先，实施记录保存人任命制度。公共资源交易中心负责将档案分配给招标机构，收集和分类在招标过程中生成的档案，与项目档案进行通信并遵循项目档案的指示。分配给职位的记录保存者应努力稳定其职位并减少工作周期，以使频繁的工作变动不会影响项目记录的完整性。第二，加强训练。公共资源交换中心是档案工作者的业务，以确保档案工作者熟悉与公共资源交易有关的最新法律法规，丰富档案工作者的专业理论知识，并不断提高档案工作者的专业和实践技能。培训应定期安排。第三，加强沟通学习。项目档案室应建立使用互联网社交工具建立QQ群，微信群等档案管理通信平台，以便项目档案人员之间轻松地交流工作经验。同时，项目档案室要加强与其他区域公共资源交易项目档案的交流，学习先进的档案管理经验和成果，提高本地区公共资源交易项目档案的管理水平。
        总而言之，项目档案管理是公共资源交易中心的一项重要任务，公共资源交易中心需要结合实际工作需要，建立完善的电子项目文件管理模型，以促进项目档案管理模型的创新发展。在项目档案管理中，公共资源交易中心应投入足够的资源来改善项目档案管理的基础设施建设，管理体系建设和人才队伍建设，以实现公共资源交易项目档案的最大价值。
        参考文献：
        [1]张宏斌.提升公共资源交易标书档案管理能力的思考[J].城建档案，2017，（10）：84—86.
        [2]刘毅.浅谈公共资源交易项目档案的管理[J].招标与投标，2018，（4）：104—105.
        [3]李佩英.公共资源交易项目档案的管理与发展[J].办公室业务，2018，（8）：120—121.