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浅谈加强档案信息化管理的一些措施

发表时间：2020/10/14 来源：《科学与技术》2020年6月16期作者：许玉菲

[导读] 由于档案类型繁多，其来源途径广泛，所以在档案管理工作中

        许玉菲
        南京市六合区审计局?
        （一）提升档案信息的全面性、安全性
        第一，由于档案类型繁多，其来源途径广泛，所以在档案管理工作中，应采用分类等区别存储的方法，针对差异型的档案信息资料，可以采用不一样等级的安全防护措施区别性的处理。第二，在选择哪个档案信息管理系统更有实际操作性时，应从该管理系统的整体性能等方面进行综全性的全面考虑，杜绝因系统选择不适合而造成档案资料的缺失。
        （二）提升档案信息的利用率
        档案入库、记录档案资源、对档案信息进行保存只是过程，档案资源的有效利用并体现出其价值才是档案信息管理的目的。通过信息智能化手段的有效运用，将档案的价值在最大意义上体现出来。将智能化的手段、数据库、网络资源融合运用到档案信息化管理中，档案管理人员和使用档案者均可以随时随地的进行档案资料的管理和对档案资源的利用。
        （三）实现档案资源的共享
        档案信息化管理和传统档案管理的最大特点就是档案资源最大限度的共享。档案资源进行信息化整合后，其重中之重就是通过优化设计让档案资源进行共享。

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其包括如下内容：针对不同的档案来源等进行区别；设定好档案使用者的身份和权限；如何规划和实际运用档案信息化管理系统。在使用中须严格按照档案信息化管理模式的要求进行使用，确保档案信息化共享功能在实际中的运用。
        （四）应重视过程档案管理
        档案工作者长期受固有档案管理模式的影响，都在某一事件结束后进行资料的整理和入库存放的，因此就决定了档案的存储仅仅是对某种工作结果的保存。在工作实践中，许多发展过程的资料也是非常重要的，并具有极高的存储及参考价值。事件或者工作发展过程中所收集的资料更具有参考意义，也更能印证档案结果的正确性。所以在档案信息管理工作中，不能只注重结果性的档案，也要注重过程中的档案。
        （五）档案信息管理的系统化、正规化
        档案信息管理实现系统规范化，必须严格按照国家质量体系认证的要求进行运作。在对网络选择，电脑的配备等功能、电子信息制作及方案等的相关方面，对不同类型的档案信息进行全方位的系统化管理。档案信息管理系统实现对档案的标准化管理，必严格按照现行的相关规定和措施，及时全面的做好录入、整理、编排入库工作。
        总之，档案管理信息化建设是顺应时代发展的产物，相关部门要从多个方面进行实施，不仅要保证档案管理的安全，还要实现档案服务的转型。在这个过程中，还要创新管理思维，运用高科技的手段进行档案工作的处理，并加强公民对档案管理的参与度，使档案工作向国际化档案管理标准发展。