李凤珍
云南云通监理咨询有限公司
摘要：现代网络的普及以及信息化新媒体的出现，不仅为人们的日常生活提供了便利，而且促进了网络环境下的档案管理。对于档案馆员而言，网络信息化带来了跨越式的升级和转换，这主要体现在新思想，新信息和新技术上，更不用说其工作方式的重大变化。本文旨在通过讨论网络信息时代对记录保存工作的影响和作用，来阐明在不断变化的时代中，记录保存所面临的问题，并提出相应的解决方案。
关键字：信息时代，系统创新，网络共享
信息网络的普及促进了社会的快速变化。在这种情况下，作为档案馆员的最大挑战是如何将记录工作与信息网络结合起来，并利用信息网络的特性来升级和改造记录工作，使记录工作与时俱进。高效便捷地服务于公众，充分实现业务的价值。基于此，众多专家认为，在信息时代，只有不断优化档案专家的工作，加强信息建设，充分利用APP等实用工具和互联网的新媒体优势，才能创新最好的档案管理方式，走向未来。
1.信息时代的档案工作的内容和特点
（1）信息时代的档案内容
过去，存档人员的工作是基于流程的传统工作，并且组织并存储了纸质文档，以便于检索和分析。传统归档方法有很多缺点。例如，存储文件需要大量空间。由于时间，空间，体积等原因，某些材料可能未包括在内，可能会在收集过程中丢失，并且稍后进行的搜索和检索过程，可能会很浪费时间。在信息时代，记录员的工作正在发生颠覆性变化，在实现数字化管理的基，所有视听资料，文化和历史文献，证书，图像等都可以转换为数字信息，并且不需要特殊的空间位置进行存储。档案馆员可以同时创建多个备份，而不必担心丢失，在任何地方都可以自动搜索和查询，从而为工作和生活提供了极大的便利。
（2）信息时代的档案工作的主要特征
随着现代网络的普及，许多部门的档案馆员工作也实现了信息管理，不再需要纸质文件，实现了无纸化办公室，减少了空间和成本，并优化了管理。有利于节省时间，即时共享信息使其更易于管理和搜索。在信息时代，档案保管员的工作变得更加方便，但是单位的情况需要符合国家档案馆的要求，这一事实值得档案保管员注意。关于适用的法律，法规，规章，政策等，档案工作人员经常没有遵循基本要求，但是遵循规则，并根据单位的实际情况加以改进，以核实证据，使其不得超出国家档案系统，是档案馆员的义务。
在信息时代，档案保管员的工作变得越来越容易和快捷，但是档案保管员必须精通信息化的优势，总结工作流程中的创新，并不断地组合，优化归档操作。存档器的数字和网络特性不断提高了存档操作的准确性和效率。在网络信息时代，档案馆馆员工作的主要特征具有一定的弊端，但其优势大于弊端。作为优秀的档案馆员，我们必须随着社会的进步不断创新，开拓和积极探索，以便我们能够更好地促进和管理档案馆的工作，并适应不断变化的现状。
2.在信息网络时代改善日常工作的计划
（1）改善档案馆员制度是关键
在线机构共享信息资源，极大地改善了社会发展和经济发展，但是社会是一个系统，没有游戏规则，很容易混淆。存档操作也是如此。特别是，管理任务需要科学规划和创新管理，以便将流程管理更好地集成到现代档案馆。馆员在系统中控制相关工作。只有拥有控制权，记录员才能在现代信息时代发展健康有序的档案管理。具体来说，通过定义何时以及如何保留基础档案，可以控制相关系统的期限和范围，并在出现问题时查询故障的相关性。当然，工作单位仍需要根据不超过国家档案馆收益和损失的背景和实际情况，对系统进行详细细化，以使档案馆更加规范有序。
该系统需要在某些方面进行标准化，并且需要良好的规范来管理良好的存储操作。在实际工作中，好的档案管理需要实现档案操作的标准化以最大程度地存储和检索档案。
在这方面，有必要严格控制多年个人归档工作中档案的归档，存储工作，并强调档案管理的及时性，同时有必要明确完成电子档案的存储和备份，并采取合理措施提交不同类别的作业。在档案馆员的工作中，我们必须特别注意区分相似和相似文化的档案，严格识别每个标题和代码编号，不要混入不应存档的项目，不要保留任何应存档的项目。这样，在档案馆馆员的工作过程中，档案馆的使用价值得以提高，并且档案是完整保存的，没有混乱。
（2）着重于完成系统并创建良好的存档
在当今社会，信息时代各行各业的快速发展是不可想象的。因此，传统的档案管理的能力是有限的，并且为了实现信息交换，分工和合作，需要诸如大型公共档案馆馆员中心和文件网络共享中心的各个单元的积极合作。它极大地扩展了档案空间的范围。那么如何才能更好地解决此系统的问题？我个人认为政府应该加大支持力度，并且对信息自动化系统进行统一和标准化管理，例如构建集中式信息系统，构建公共信息管理平台不仅可以将档案馆员的技能提升，而且在现代管理也起到一定的作用，而且还对软件和硬件进行标准化管理，有利于促进档案馆工作系统的进一步改进，并使档案馆员更加活跃。改变传统观念，在新时代的发展中超越自我。
（3）建立档案信息数据库是创新档案工作的难点
目前，我国许多公司和机构正处于从文档处理到数字化和网络化的过渡过程中，需要一个过程。在信息时代，如果档案馆员的工作想要取得长足进步，第一步就是建立档案馆信息数据资源数据库。信息时代的档案馆员和传统的档案馆员工作从根本存在不同，信息时代的档案馆员可以简单地称为“信息档案馆员工作”。对于构建数据库系统，此任务当然是归档信息管理的核心。建立数据库在某种程度上是理论上的，并且需要长期的过程，不仅在成本支持方面，而且在时间方面，必须坚持从原始过程过渡到较低层次再过渡到较高层次的过程。同时，在建立数据库的过程中，我们需要通过网络计算机管理来嫁接和管理记录员的工作。两者必须有机地融合，协调和促进。因此，收集全面的数据和档案目录库，可以使档案馆员进一步形成网络开发和分布的数据库，有利于信息档案馆员的工作可以继续升华。
（4）提高档案保存人员的质量是加强档案保存人员工作的关键
如今，某些部门的档案管理人员素质参差不齐，总体水平不是很高。特别是，某些部门的档案馆员没有接受专门的培训，他们的技能水平很差。档案的收集，组织，分类没有创新。此外，某些部门的归档人员仍然是兼职归档专家，通常没有时间考虑管理归档创新，甚至没有联系数字和网络管理。这样，该单元的存档操作处于半瘫痪状态。实际上，档案馆是非常专业的管理机构。档案馆应对档案馆员进行系统的培训，改善档案馆员的问题分析和知识控制能力，并培养更复杂的专业能力。提高其管理才能以满足归档工作的需求。单位应有相应的激励措施，如人文管理，保密机制等。这样做的好处是可以使档案馆员继续进行归档工作，并适应上一时期的社会，企业和机构的发展。档案馆的管理团队可以更好地满足国家法规的要求，并与公司的工作相匹配，从而在档案馆工作过程中不会出错。
3.结论
综上所述，.在信息时代，档案馆员的工作不能成为一种机械管理，必须将更多的工作整合到信息共享中。为了改善档案馆员的工作，必须结合单位的特定特征，并根据国家档案馆员的最终要求，科学规划和科学管理，同时，归档人员的素质是执行归档操作的关键。作为优秀的记录保存者，有关部门可以通过改善其职业道德培训，增强专业水平和技能，将完善的奖励和惩罚系统纳入档案库，以激发档案馆员对记录的热情来提高工作效率。
参考文献：
[1]王宝.档案信息建设与档案馆员的思考[J].通信电源研究，2018（33）：217.
[2]邓绍兴，陈志伟.档案馆员研究[M].中国人民大学出版社，1997年3月第2版