滕金红
黑龙江省绥化市明水县物业服务中心 黑龙江 绥化 151700
摘 要：物业档案是指在物业管理全部活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文件材料的总和。正确认识物业档案的作用,可以深化人们对它的认识,利于物业档案工作的发展。做好物业档案的科学管理，需要把握及时、完善档案的形成与收集、物业档案管理标准化、现代化、管理队伍专业化等要点。
关键词：物业管理 档案管理 完善档案
1.物业档案的概述
物业档案是指在物业管理全部活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文件材料的总和【1】。其主要形成者是物业管理公司、物业管理人员及物业的使用者。此外,也有部分文件（如工程设计图纸、项目报批报建等）的形成者是设计者、房地产开发商、规划局等部门。由于物业公司的管理涉及面广，业务量大，因而物业档案内容种类繁多，主要有图、档、卡、册、表、计算机软件、声像材料等。
2.物业档案在物业管理活动中的重要性
正确认识物业档案的作用,可以深化人们对它的认识,利于物业档案工作的发展。
物业档案涉及内容繁多，最重要的内容包括两个部分:一部分是物业本身的档案,包括开发建设成果的记录和物业公司接管后对物业进行维修养护和更新改造情况记录;另一部分是物业业主和住用人的档案,包括住户数量、业主、住户的姓名、职业等个人生活信息及租金、管理费缴交情况等。物业档案的作用就主要体现在这两部分档案上。
物业本身的档案是物业管理活动的重要依据。物业管理机构不是物业及其使用者的生产者,在物业管理行为开始之前互相也没有任何关系,所以要认识和了解他们,就只有通过物业档案作为判断和管理的依据；物业管理工作正式开展后,无论是房屋维修，还是养护物业设施,几乎每一个环节都离不开档案，都要用到物业档案。
物业业主和住用人档案是物业管理公司开展管理服务的前提和基础。通过这部分档案,物业管理公司可以全面了解物业业主和住用人的情况和需求,从而为物业业主和住用人提供各种有针对性的服务和开展适当的经营活动【2】。例如,当从档案中了解到住用人大部分是工作繁忙的高收入阶层时,可以提供清洁家居、代洗衣服、汽车清洗养护等服务;若住用人主要是普通工薪阶层时,可考虑提供电器维修服务,适当兴建几个自行车保管站等;而如果住用人中老人较多,则可开设“老人活动室”等场所。这样,可以减少服务的盲目性,提高管理工作的效率,增加经营活动的收入。
总之，物业档案既是物业公司服务管理水平的反映，也是其制定服务方向、经营策略的重要依据。正是由于充分认识到这一点,人们才日益重视物业档案的科学管理。
3.如何做好物业档案管理
做好物业档案的科学管理，需要把握四要点：
3.1及时、完善档案的形成与收集
由于在自然、社会及人为因素的作用下，物业实物形态和状况经常处于变化之中，如物业维修基金的增减、完损情况的变化，结构和用途的改动，产权人的更替，使用人的外迁、过户等，因此档案形成中的及时完善与收集是物业档案管理的主要环节之一，也是确保档案完整、准确、价值最大化的重要基础。
3.2物业档案管理标准化
物业档案管理标准化是以物业档案管理中的事物和概念为对象,制订、修订各类别、各层次的标准,并将其付诸实施的过程和结果。这里主要指基础标准、业务技术标准与相关规章制度。国家档案局编制的《档案工作标准体系表》大致涵盖了档案管理工作领域内所有的标准。由于我国引进物业管理模式仅二十年的历史,物业档案管理更是档案行业和物业管理行业中双重的新课题,所以在具体工作中,应尽量参照各相关标准,如《档案着录规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《档案号编制规则》、《档案工作基本术语》等作为工作指导。另外，物业档案的日常收集、整理工作要做到“七清”，即物业来源清、基本数据清、维修基金清、租金费用清、使用情况清、管理制度清，以此“七清”为抓手，形成标准化的图、档、卡、册、表，进而进行科学合理地分类归档，建立标准化的动态管理机制。
3.3物业档案管理现代化
随着现代科学技术的发展,无论是物业管理还是档案管理,都在向着现代化的管理目标迈进,物业档案的现代化管理也成为必然趋势。其内容可以理解为现代化技术手段和现代管理科学方法的结合【3】。现代化技术手段的运用包括:档案信息处理现代化——以计算机技术为核心的现代信息处理技术;新型载体档案的管理;档案保护设施、技术现代化。现代管理科学方法的运用就是推行标准化,运用目标管理、全面质量管理、系统工程、定量化管理等先进方法,配合现代技术手段,有效地提高档案管理效率和质量,使物业档案管理工作信息化和最优化。
3.4物业档案管理队伍专业化
物业档案内容涉及方面广、动态性强，与物业经营和人们生活息息相关，这就要求工作人员不仅要有较高的职业道德素养，还要具备较高的知识化和专业化水平。首先要加强从业人员的专业培训教育；其次档案人员要依靠自身努力，不断提高自身素质，包括思想意识、知识结构和操作技能；此外物业管理要时刻关注先进技术的应用,不断学习,调整物业管理现代化的对策，使档案管理工作紧跟时代，为物业企业经营和人民生活提供高效高质的服务。
参考文献?
[1]方宇佳.物業企业档案管理存在的问题和优化措施分析[J].营销界，2019（19）：123+125.?
[2]王侃.浅议住宅小区物业档案的管理[J].上海房地，2018（09）：34-36.?
[3]陈玛丽.物业公司业务档案信息化初探[J].现代物业（中旬刊），2018（05）：255.