黄轶劼
湖北省引江济汉工程管理局 湖北荆州 430062
一、档案室定义及其基本任务
档案室是各组织（包括机关、团体、学校、工厂、企业，事业单位等）统一保存和管理本单位档案的内部机构。档案室的基本任务是：统一地管理本单位各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本单位各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。档案室的具体任务，在《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》等法规中也有明确规定，概括起来主要有三个方面：一是对本单位文书部门或业务部门文件的归档工作，进行指导和监督。二是接收和保管本单位各部门应归档的文件，进行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展利用工作，同时收藏和管理一些有关的内部书刊等资料，配合档案提供利用。三是定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。
二、档案库房管理标准化
档案库房是档案室的重要组成部分，同时也是整个档案保管工作的基础。科学管理好档案室，就要实现档案库房管理的科学化和标准化。
（一）档案库房编号
档案馆（室）的各个库房，应以馆（室）为单位统一编号。其方法有两种：一种是为所有库房编一个总的顺序号；另一种是根据库房所在方位和库房建筑特征进行分区编号，如“东一楼”、“东二楼”、“西一楼”、“西二楼”等。每幢房子的内部，应根据建筑及房间划分情况进行编号。如楼房应自下而上编层号，每层房间自入口处开始，从左向右编间号。
（二）档案橱、架的排放和编号档案橱、架排放，应按其形状和大小、高矮，进行分类排列，使其横竖成行，整齐美观；有窗库房，橱、架应与窗成垂直角度，以免阳光直射并便于通风；树、架排列不宜太松太紧，既要注意最大限度利用库房空间，又要便于档案搬运和取放。橱、架之间的主要通道，一般应有1米至1.2米的距离，橱、架间距以80厘米左右为宜。所有橱、架均不能紧靠墙壁。
档案橱、架编号，应以库房为单位编流水顺序号。编号方法为：自门口起从左至右，回行时从右至左逐个给出顺序号。橱、架内的格也应编号，其方法是以橱、架为单位从上而下给出每格的流水顺序号。
三、档案存放和全宗排列
档案的存放要按全宗排列，一个全宗的档案应该集中在一起。但也有某些特殊情况，如库房或橱、架预留的空位已被排满，或新入馆档案不能与先入馆的同一全宗的档案放在一起时，可以暂时单独保存。
待有可能调整时，再将一个全宗的档案集中起来；另外，有的全宗内可能还包括有一部分影片、照片、录音带、录像带、技术图纸或会计报表等文件材料，这些不同类型的档案，可以分别保管。对于暂时单独保管或定位分别保管的档案，应填写参见卡，把它放在原全宗（全宗主体）存放位置内，指明其存放地点以保持应有联系。
库房内各个全宗，通常要按照全宗群的联系进行排列。全宗群不是档案整理和统计的固定实体单位，而是在档案管理中组织馆藏的一种方法。它是管理人员为了工作方便，将历史上或工作活动中有密切联系的若干全宗看成是一个有机群体。其目的在于维护一定类型全宗的不可分散性，使其在较大范围内保持历史联系，便于利用。在实际管理中，一般是按立档单位的性质（如工业、农业、财贸、科学、文教等）或按地区组成全宗群。采用全宗群排列方法，即在安排所有全宗存放地点时，尽量将同一时期同一系统或相同性质的全宗放在一起，以保持全宗与全宗之间的联系。在安排一个全宗内案卷排列次序时，必须严格按照全宗内既定分类体系和案卷顺序号进行，以保持案卷之间的联系。
当确定了全宗和案卷排列次序后，就可以组织上架。上架顺序应根据档案橱、架及格的编号次序进行。档案的存放方式有竖放和平放两种。竖放是目前采用比较广泛的一种方式，其优点是便于存放和提取档案，便于统计档案长度。平放对取放和统计档案都不太方便，并相对增加档案的机械磨损机会。为取放方便和避免档案承受过重的压力，平放档案以堆叠高度不超过40厘米为宜。这种方法适合于保管珍贵档案和不宜竖放的档案。
四、档案存放位置索引和代卷卡
（一）档案存放位置索引
档案存放位置索引是档案管理人员为指明馆藏档案存放情况而编制的一种管理工具。它的主要作用是：便于管理人员，尤其是新的档案管理人员掌握档案存放情况和迅速取放存放位置索引，按其作用可以分为两种：
第一种是指明档案的存放位置，即以全宗及其各类的档案为单位，指出它们的存放地点。第二种是指明档案库房保存档案的情况，即以档案库房和档案橱、架为单位，指出它们保存了些什么档案。
（二）代卷卡
代卷卡又称代理卡或档案代理卡。它是档案管理人员编制和使用的一种专门指明案卷去向的卡片。在档案馆（室）的档案需要暂时借出库外使用时，填制代卷卡放在被暂时移出案卷的位置上，可以使库房管理人员准确掌握档案流动情况，有利于档案库房管理人员对档案进行安全检查。
随着新时代发展和科学化标准化建设的要求，档案库房现代化建设与管理代表着档案室（馆）的发展水平，这就需要积极引入和应用现代化技术手段提升档案库房现代化管理水平，为经济社会发展使用档案资料提供便捷高效的服务，以期推动整个档案室（馆）的现代化、信息化发展。
【作者简介】
姓名：黄轶劼
出生年月—：1989.12
性别：女
民族：汉
籍贯：湖北武汉
职务/职称：科员
学历：硕士
研究方向：文学理论
单位全名：湖北省引江济汉工程管理局
单位邮编 :430062