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基层档案管理信息化建设途径和策略探析

发表时间：2020/10/10 来源：《基层建设》2020年第17期作者：覃锐祺

[导读] 摘要：基层单位为了适应快速发展的社会环境，加大对档案管理方面的改革和创新。

        河池市中国村民自治展示中心广西河池 546300
        摘要：基层单位为了适应快速发展的社会环境，加大对档案管理方面的改革和创新。现阶段的基层档案管理仍存在一些问题，无法对档案信息进行有效管理。本文论述了基层档案管理信息化建设的途径和策略，采用先进的信息技术实现现代化管理，为今后的档案管理工作提供可供参考的依据。
        关键词：基层单位；档案管理；信息化建设；途径；策略
        现代信息技术发展迅猛，各行各业信息技术不断涌现，在一定程度促进着行业的发展和进步。基层档案管理中应用信息技术已经成为未来发展的必然趋势，但是现阶段基层档案管理信息化建设仍存在一些问题，档案管理影响着基层单位的重要决策和实践，是未来工作发展的必要保障。只有解决制约基层档案管理信息化建设的问题，管理人员认识到档案管理信息化的重要性，加大基层档案管理信息化的建设力度，才能促进基层档案管理信息化建设更好地发展。
        1.基层档案管理信息化建设存在的问题
        1.1对基层档案管理信息化建设重视程度不足
        随着信息技术的发展，信息技术已经成为各行各业发展的助推器。对于基层档案管理而言，档案管理信息化建设是保障管理水平得以提升的重要手段和方式，也是档案管理发展的未来趋势和方向，因此，管理人员必须加深对基层档案管理信息化建设的认识程度。但在基层政府部门中，部分档案管理人员受传统档案管理思想和意识的束缚，对基层档案管理信息化建设的重视程度不够，仅按照原来的工作方式收集、归类、整理和存储档案，信息化意识淡薄，没有认识到大数据时代集成大量数据的作用；基层单位的领导人员对于档案管理信息化建设和日常工作中的服务地位认识不足，对档案资料的查询和利用权限只属于部分管理人员，其他人员作为“无关人员”不得接触档案资料。某些较为偏远的地区，经济发展落后，信息渠道不足，接受新事物能力不足，从而导致档案管理信息化建设发展缓慢[1]。
        1.2基层单位档案管理信息化建设资金投入不足
        基层档案管理信息化建设资金投入不足是当今社会方案管理的普遍现象，尤其是硬件资金投入方面无法满足现代档案信息化建设的需求，制约了基层档案管理信息化建设的发展。基层单位工作经费有限，用于档案管理的总经费每年仅有数万元左右，真正投入到档案管理信息化建设的费用较少。部分基层单位认为，档案管理设置专门的部门、投入专门的经费和人员编制是不必要的，只需要安排个别人员负责日常档案资料的搜集、整理和保管即可，这种安排很容易导致管理工作缺乏系统性和稳定性，导致基层档案管理工作出现混乱，阻碍了档案管理信息化建设的发展。
        1.3混乱的网络环境
        在当今信息时代的背景下，信息传播具有的广泛性、及时性、自由性等特点很容易被非法组织或不良信息无限放大和大量占有，使当前的网络环境出现秩序混乱的情况。国家需要重视网络环境的发展，制定严格公正的法律法规，执法部门需要按照法律标准肃清网络不雅言论和不良行为。由于现代的网络技术还无法准确定位发出不良行为和不良信息的人员，使某些非法人员过于肆无忌惮。秩序混乱、安全性较差的网络环境对个人隐私、单位秘密甚至国家机密的管理工作难度加大[2]。
        2.基层档案管理信息化建设的途径与策略
        2.1 加大基层档案管理信息化建设的重视程度
        现阶段的基层档案管理信息化建设存在意识淡薄、重视程度不够的现状，很容易对信息化建设产生阻碍。因此，在档案管理信息化建设的过程中，需要加深基层单位人员对方案工作的认识，确保其认识到档案管理工作是基层单位业务发展和基础信息渠道的重要支撑。基层单位需要加大档案管理信息化建设的宣传工作，相关领导人员需要着重强调信息技术和管理工作相互结合的重要意义。基层单位需要利用单位内部的宣传资源，充分推广档案管理信息化建设的重要性，加强单位领导人员和基层人员对信息化建设工作的重视程度，从而有效引导内部管理人员改变传统的管理模式，建立全新的互联网信息化档案管理理念[3]。

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        2.2利用网络技术提升档案管理效率
        随着现代技术的发展，基层档案管理工作吸纳了大量的先进技术，如微缩技术、数码摄影技术。基层档案管理工作根据自身的特点不断提高档案管理效率，经过微缩技术将传统纸质的档案转为电子档案，极大降低了档案储存空间的使用，将内容较多的档案信息转化为占有内存小的电子档案，通过计算机的检索功能快速查询目标，缩短了查询档案信息耗费的时间。通过设置密码、网络使用权限等方式加强档案信息的保密工作，防止基层档案信息泄露[4]。
        2.3加强基层单位软硬件基础设施建设
        加快基层档案管理的现代化建设，配置与之相适应的基础设施，完善档案计算机网络化管理。民政信息化建设的发展格局应该包含民政档案信息化，以“数字民政”建设为基础，加大信息化管理的基础环境建设、应用体系建设、决策体系建设和服务体系建设，借助现有的基础融合民政信息资源，大力推动信息共享和业务协同发展，实现数据集成和无缝衔接的功能，加大档案信息化管理力度，加强安全体系建设。建立综合数据库，采用网络技术存储整个单位的党务和行政信息，节省了查找、阅读相关档案的人力、物力和财力，提高档案管理的工作效率。基层单位应根据实际情况，在现有建设环境的基础上，将档案数字化作为发展目标，采用“大数据”管理模式，融合档案信息化和档案服务体系，对各专题数据库进行统一规范化管理，加强同档案资源和安全体系间的互动，促进各种业务数据和信息资源的共享，从根本上推动档案管理信息化建设的发展[5]。
        2.4加大基层信息档案资源的开发力度
        对于基层信息档案资源开发利用效率较低的问题，管理人员需要根据当前的基层档案管理现状对整个信息化建设制度体系进行完善。建立完善的单位相关门户网站平台的档案资料库，对单位网站的档案信息资源进行完善，通过资源共享的方式提高基层档案资料的开发力度，充分利用基层的档案资源，提高其利用率。积极健全基层单位的资源搜索渠道，通过相应的途径对档案资料进行网络查询，分门别类对基层档案信息的相关内容进行存档，采用数字化技术对基层档案资源进行开发利用。
        2.5加大档案管理信息化建设的资金投入
        基层档案管理信息化建设离不开经费的支撑，由于缺乏资金的支持，导致部分基层单位缺乏信息化系统的硬件、软件等设备，难以开展基层档案管理信息化建设工作。在资金投入方面，有关部门需要加大硬件方面的经费投入，将计算机、扫描仪应用于档案信息化管理工作中，还需要加大对设备的保养和维护力度，确保硬件设备满足信息化建设的需求。加大信息化建设的软件资金投入力度，建设基层档案信息化管理系统收集、整合和利用各项档案资源。
        结束语
        综上所述，档案管理工作对基层单位日常管理和发展具有重要作用。基层档案管理信息化是档案管理的未来发展的必然趋势，对未来工作的发展具有指导作用。现阶段的档案管理仍存在一些问题，因此，管理人员需要加深对档案管理的认识，提高档案管理水平，将先进的技术应用于档案管理工作中，从而提高基层单位档案管理质量和工作效率，推动档案管理信息化建设发展。
        参考文献：
        [1]赵锐.基层档案管理信息化建设途径和策略分析[J].兰台世界，2018，（11）：73-75.
        [2]王佳.基层档案管理信息化建设途径和策略分析[J].卷宗，2019，9（8）：29.
        [3]刘梦玲.基层单位档案信息化管理建设途径和策略分析[J].智库时代，2019（02）：14-15.
        [4]农村财政扶贫攻坚综合开发治理课题组，韩连贵.关于探讨拓展城乡一体“四化”建设小康之路的方略[J].经济研究参考，2018（16）：3-62.
        [5]尹蕾.医院档案管理人员素质建设的途径和策略探究[J].中国卫生产业，2015，12（07）：135-136.