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浅析自然资源档案管理信息化建设的现状、问题及应对策略

发表时间：2020/8/24 来源：《基层建设》2020年第10期作者：于凤杰1 王芳2

[导读] 摘要：伴随社会的不断发展，有关自然资源方面的信息越来越多。

        1肥城市自然资源和规划局山东肥城 271600
        2泰安市自然资源和规划局开发区分局山东泰安 271000
        摘要：伴随社会的不断发展，有关自然资源方面的信息越来越多。现如今，传统的自然资源档案管理模式已经不能满足新时期档案管理的需要。在此背景下，现代化、系统化、效率化的档案管理工作便提上了工作日程。做好新时期自然资源档案管理不仅能够为土地开发、整理以及复垦规划编写等提供原始性、真实性和直观性的资料参考，而且能够为土地权属纠纷、违法占地行为等提供可靠依据。本文就自然资源档案管理信息化建设的现状、问题及应对策略展开探讨。
        关键词：自然资源；档案管理；实践路径
        引言
        随着现代社会经济和互联网信息技术的快速发展，作为省级自然资源厅的直属事业单位，平时担负着所辖域内自然资源档案信息材料的集中管理和社会化服务工作。伴随着新时代科技信息的发展，省级自然资源厅直属部门的地质资料馆和土地档案馆，在现代档案管理的信息化建设方面，将面临着前所未有的发展机遇和挑战。
        1自然资源档案管理的现状分析
        虽然我国针对自然资源档案管理提出了一系列的规章制度，但是由于地区之间存有不同差异，所以导致全国各地的自然资源档案管理发展呈现不平衡状态。纵观自然资源档案管理现状可看出，在实际中存有以下几点问题：第一，缺乏档案管理制度。一方面，体现在档案移交和借阅等程序中不具备严格规定，使得档案资料信息时常出现丢失或泄密等问题；另一方面，则是体现在档案整理不规范，促使卷宗地号登记错误以及档案资料没能根据顺序排放，从而混乱的堆积在一起，为人员在查找档案资料的过程中加大了查找难度；第二，缺乏信息技术水平。现如今仍是有些部门没能使用专业的档案管理软件进行管理，不仅在一定层次上加大了档案管理人员的工作量和工作压力，更是促使很多能够及时改正的错误，出现不可补救的状态；第三，缺乏档案管理设施。在档案管理的过程中，仍是缺乏高速扫描或平板扫描等软硬件设施的应用，从而给自然资源档案管理工作的开展，带来了巨大困扰。
        2充分认识自然资源档案管理信息化建设的重要意义
        随着社会发展的不断深入，档案信息化发展为社会的稳定发展提供了丰富的社会资源，自然资源档案信息得到了社会的许多部门和广大群众的广泛利用，其档案信息在解决土地纠纷、土地产权纠纷和维护土地合法权益等方面，为社会的稳定发挥着非常重要的基石作用。
        3自然资源档案管理信息化建设中应采取的对策
        3.1充分利用现代科技成果，加快档案管理信息化进程
        在新形势下，档案馆要加大现代信息技术的应用力度，支持档案馆的现代化和信息化建设工作，在经济条件充许的情况下，积极引进新技术、新设备，以适应现代化发展的需要。同时，档案馆也要与其他部门密切配合，主动争取社会各界的支持，充分利用现有的一切资源，努力做好各部门的服务工作，以弥补档案部门在人力、物力、财力方面的短板，尤其要加强与相关技术企业的合作，这样才能更加完整、更加有效地应用现代信息技术。在建设自然资源档案信息化过程中，要投入数字化建设所需的一切资源，同时还要对原有的纸质档案进行数字化处理，其中的繁杂工作是难以想象的，不仅如此，而且还要与相关技术进行衔接、整合，以实现信息的互通。数字档案馆数字信息的核心有二：一是纸质档案的数字化；二是处理电子政务时产生的电子档案。因此，数字档案馆的建设要紧紧围绕这两个核心展开。

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        3.2创建智慧档案，探索提升档案管理信息化的多种有效利用途径
        积极开展馆藏地质材料和土地档案管理档案的信息开发利用工作，提升档案管理部门的信息化水平，充分挖掘馆藏档案资料信息资源作用，发挥使用馆藏档案材料的宝贵价值，打造和维护一流的档案信息共享和服务平台。开展自然资源档案的信息网络平台技术工作，可以利用手机查询，微信公众号和部门办公区域内配置的档案机自助查询等，采用多种渠道为用户开通在线查询所需档案信息。对过去的纸质档案进行信息化、数字化管理，对现在和未来的档案进行电子档案管理，适应新时代的发展，以人为本，使自然资源信息的查询、利用、服务逐渐向窗口延伸，引进新媒体技术、5G网络技术，最大限度地满足社会各方面对自然资源档案信息的需求，创建自然资源信息智慧档案，用户在线可使用手机APP、微信等各种现代网络，实现让用户足不出户，能在网络软件上办成的事，不跑路或少跑路就能办成事。
        3.3加强档案管理人员培训
        若想实现档案管理人员专业素质和能力的提升，自然资源档案管理部门必须做到以下几点：（1）定期对档案管理人员实施专业培训。因自然资源管理工作的特殊性和专业性，管理人员在实施自然资源档案管理时必须具备一定的专业素养，这就要求部门定期展开专门培训，其中不仅包括对于档案管理工作的培训，还包括对于自然资源专业内容的指导；（2）提升人员保密性。自然资源档案涉密性很强，这就要求档案管理人员必须具备极强的保密意识，部门需要对档案管理人员进行培训，提升人员责任意识和自律意识；（3）提升人员工作熟练度。档案管理工作操作性强，档案管理人员必须提升对于档案管理工作的熟练程度，其中既包括档案信息的收集整理，也包括分析鉴定、立卷及著录工作，提升工作效率；（4）制定奖惩制度和工作考核制度。部分需要定期对档案管理人员进行工作考核，对于表现良好的人员给予适当的奖励，其中既可以是物质奖励，也可以是精神奖励，而对于工作表现不佳的人员则应实施相应的惩戒，鞭策其不断提升工作能力和责任意识。
        3.4构建多层次的数字化网络系统
        为进一步保障自然资源档案管理数字化建设的规范性、科学性，必然需要充分利用信息化技术与互联网构建多层次的数字化网络系统：第一层次，主要目标在于推广普及，充分利用国土调查获取的土地资源档案、建设用地档案等，开展外网宣传推广，保障自然资源档案的合理利用。在第一层数字化网络系统下，自然资源部需要引入新兴信息化技术，建立对应的数据库、云数据库，利用互联网开展自然资源档案的宣传推广。第二层次，建立自然资源档案管理内部局域网络，通过局域网所具有的便捷性、安全性，与自然资源管理部门其他部门之间进行有效地衔接，实现信息共建共享的目标，推动各项工作的有序开展。第三层次，建立与其他职能机构之间对接的网络系统，通过完善对应的标准、规范，能够与其他职能机构之间进行档案信息的共建共享，进一步提升自然资源档案利用效率。
        3.5完善档案管理体系建设
        完善的管理体系是档案管理工作正常进行的保证，因此相关部门必须重视自然资源档案管理相关体制机制建设，明确划分各地区、各部门的职责，保证各部门既密切配合又权责分明，共同努力，实现档案管理工作质量的提升。与此同时，应注意体制机制的灵活性，根据地区差异适当调整具体工作内容，既有统一指导标准，又有灵活管理应用体系。
        结语
        在新形势下，依法治档，建立长效的档案管理信息化制度，建立数据库动态数据管理，充分挖掘数据库的信息作用，确保在线档案的信息归档的安全和全面。自然资源部门在无纸化办公自动化过程中，要即时完成在线归档和录入档案信息工作，即时形成电子档案，自动形成档案操作日志记录，做好计算机、后台交换机的扩容，增加后台计算机交换机的信息交互储存功能，适应当今社会对自然资源信息档案的需求，搭建好共享信息档案管理平台，对所有自然资源档案进行信息化、数字化改造升级，创新拓宽服务多渠道档案信息化服务模式，为社会提供高效、快捷的信息资源服务。
        参考文献：
        [1]塔娜.事业单位档案管理信息化建设.办公室业务，2018（8）.
        [2]张海霞.青海省档案馆明确2020年八方面工作任务.中国档案报，2020（01）：09.
        [3]王凤刚.从教学评估看高校档案工作存在的问题及其对策.档案，2018（6）.