摘 要 相对于传统的档案管理手段，电子技术在高中学生档案管理中的应用具有众多优势，比如提升了档案管理的工作效率、利于实现档案资源的充分共享和有效利用、给档案信息的查阅带来了便利等，这也符合时代发展的潮流。本文对当前高中学生档案管理中存在的问题和不足进行了分析，并进一步就加强电子技术在其中应用的重要性和实施策略进行了详细探讨，希望对推动后续工作的改善提升能够产生一些有意义的参考借鉴。
关键词 电子技术，高中学生，档案管理，提升策略
1引言
改革开放以来，我国的科技发展进步迅速，这有力地推动了社会生产和生活水平的提升。以电子技术为例，它已经在我们的生活、学习和工作被广泛应用，而且随着应用的不断深入，为包括档案管理在内的众多领域开辟了新的路径和思路。传统的高中学生档案管理涉及到的档案数量较大，而且主要以纸质资料为主，信息的收集和录入不仅耗时耗力，而且也增大了失误几率，给学生前途和学校声誉带来了潜在风险。此外，传统的档案管理工作在进行资料归档和查阅时也存在诸多不便，已经渐渐不能满足高中学生档案管理工作的发展需求。而采用电子技术进行高中学生档案管理，可以有效提升档案管理工作的信息化和自动化水平，使得档案管理的工作质量和效率取得巨大提升，这符合时代发展的潮流。鉴于此，在高中学生档案管理工作中，有必要强化电子技术的应用，使其在档案管理中发挥更大的效能。本文正是基于这一出发点，对当前高中学生档案管理中存在的问题和不足进行了分析，并进一步就加强电子技术在其中应用的重要性和实施策略进行了详细探讨，希望对推动后续工作的改善提升能够产生一些有意义的参考借鉴。
2高中学生档案管理中存在的问题
高中学校一般拥有众多在校学生，给档案信息资料的搜集、填写增加了难度，再加上很多学生对档案的重要性认识不足，存在填写敷衍等问题，造成最终的学生档案管理混乱、内容不实等问题，有的甚至出现丢失后补办的现象，究其主要原因有以下三个方面的因素：
1.对档案管理的重要性认识较浅
现实中，有大量的高中学校在日常管理中存在不重视档案管理的现象，学校将主要精力放在提升教学质量和重点大学的升学率指标上，至于学生的档案管理，则认为是日常管理中附带搜集录入些信息即可。再加上高中学生的档案记录信息量较少的缘故，使得学校更加觉得没有必要在此事上耗费较多的时间和精力，这些都导致档案管理工作水平提升缓慢甚至停滞不前。
2.管理意识和理念落后
因为学校管理在整体上轻视学生档案管理工作，而高中教师往往又承担着比较重的教学任务和工作量，导致很少有老师会认真仔细地去进行档案信息的录入，忽视了自身对高中学生档案管理的影响。比如学生每一学期的成长进步记录、学生的综合素质评价等等，往往都是发由学生自主随意填写，进而导致填写敷衍、内容错乱以及评价不实等诸多问题，使得档案记录信息的真实性难以得到有效保障。
3.学生的认识不足
高中学生档案因为涉及到很多学生自身及其家庭信息，需要向学生本人进行征集和填写。但很多高中生在脑海中缺乏对此问题的重视，有的甚至认为填写档案信息是浪费时间，进而导致很多学生对待自身的档案管理不够认真，存在大量空白信息和错填问题。事实上，高中学生档案是学生个体一生履历的重要组成部分，是保存记录自己成长历程信息的珍贵载体，也是以后自己发展提升的重要依据，应该引起高中学生的充分重视。
3电子技术在档案管理中的作用
1.效率高，速度快
采用电子技术进行高中学生档案管理，可以显著提升档案管理的工作效率。比如学生一入学就用电子设备扫描其身份证，提取其基本信息录入到档案管理系统(如图1所示)当中，在提升效率的同时也避免了因学生敷衍填写而造成的内容错误等问题。此外，电子档案一般都存储在相应的数据库系统中，只需要根据学生的姓名、班级以及学号等信息，就可以在数据库中实现快速检索、查阅以及修订，使得学生档案的归档存储和查询使用工作变地极其便捷，推动档案管理工作迈上了新台阶。
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图1 某高中学生档案管理系统的登陆界面图
2.档案信息得到有效利用，实现资源共享
利用电子技术建立高中学生的电子档案，可以使得档案信息得到充分共享和有效利用。比如学校各个部门在进行管理决策时，可以很便捷地通过计算机端口查询到需要的学生信息，提升了工作效率。又比如高中学生在办理转学籍或异地查询就学信息时，利用网络可以很方便的查询和访问电子档案，打破了传统利用方式的时空局限性，极大地提升了档案利用服务的总体水平。
3.档案保管更加安全
传统的档案信息载体是纸质媒介，而纸张不利于进行长期保存，在使用和保存的过程中极易出现损坏。而采用电子档案后，档案被保存在数据库系统中，一方面可以很方便地进行查询和录入，另一方面可通过自动备份和存储，使得纸质档案不易保存的缺陷得到有效解决。另外，对于一些涉及到学生敏感隐私的记录信息，还可以采用加密等方式以实现对档案信息的全面保护。
4.档案储备量更加充足
传统的纸质档案随着时间的延长会不断积累，需要不断开拓出新的空间进行档案存储，而且纸质档案的存储内容往往也比较有限，这也进一步增大了档案资料的空间占用。但采用电子档案后，档案可以存储在服务器的数据库系统中，还可以方便地通过移动硬盘等方式进行备份记录，具有存储容量大、记录速度快、易于传播利用等特性，这有效的节约了档案的空间占用，而且储备量也更加充足。
4提升策略探讨
1.完善电子档案信息的录入途径
高中学校在档案管理中强化电子技术的应用，首先要做的就是完善电子档案信息的录入途径。比如高中学生在办理入学手续时，可以通过扫描身份证等方式自动录入学生的基本信息。又比如在高中学习的进程中，要给学校相应的德育部门、教务部门、财务部门等设置相应的信息录入栏目和端口，实现学生高中学习阶段成长记录的全面记录和妥善保管，避免了各部门分别收集、整理学生信息带来的混乱和不便。
2.完善档案信息数据库的建设
电子档案信息需要存储在数据库中，其使用也依托于数据库来提供服务，为了实现对高中学生档案的有效管理和充分使用，应完善档案信息数据库的建设。首先，应对不同的档案信息进行合理归类，确保档案信息的归档保存和提取查阅可靠有效。其次，档案信息数据库的建设还应包括维护工作，因为高中学生的数量众多，导致档案信息的管理往往比较繁琐，频繁的操作可能会出现一些问题，因此加强档案信息数据库的管理维护十分必要。最后，档案信息数据库的建设应始终以如何充分发挥学生档案信息的有效服务为出发点，如何实现档案信息的最大化利用，比如为学校优化教学管理、教学过程优化设计、学生备考升学决策等提供信息依据，提升高中学生档案信息的服务利用水平。
3.提高教职工和档案管理人员的专业水平
电子技术在高中学生档案管理中的应用虽然具有众多优势，比如提升了档案管理的工作效率、利于实现档案资源的共享、给档案信息的查阅带来了便利等等，但这同时也对参与到档案管理中的相关人员提出了更高的要求。高中学校的教职工尤其是专职档案管理人员，必须对电子信息和计算机技术做到有效掌握，能够在档案管理实践中做到正确应用，使电子技术的应用价值得到最大限度地发挥。
参考文献
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