摘要：做好办公室文书档案收集与归档工作，能够为行政管理决策提供支持和保障。本文在分析了办公室文书档案收集与归档内容、特点及现状的基础上，针对当前文书档案收集、归档存在的问题，有针对性地提出了解决措施，对做好新时代办公室文书档案收集归档工作具有积极的现实参考价值，通过文书档案助力行政决策、管理的规范性和科学性，以及整体管理水平。
关键词：文书档案；收集；管理；办公室
一、办公室文书档案收集与归档内容
（一）收集
文书档案反映行政管理、党务活动，真实记录了各项活动。办公室文书档案收集就是要将那些具有保存价值的红头文件、履行单位职责、合同、责任书、活动性文件资料等，并保存好。这一工作通常由办公室负责，文书档案收集要保证其真实性、完整性[1]。安排专人将收集上来的文件资料进行实体鉴别，检查其是否存在缺页、漏页现象，并及时将问题反馈至档案移交部门，待补充完整后再移交。文书档案收集是管理的第一步，要保证收集到的文件资料真实、完整，为归档、分类、利用打下扎实基础。
（二）归档
文书档案收集后，将处理完毕且具有保存价值的事情或文件经系统整理后交档案部门保存备案 （备查） 的过程。归档讲求及时和规范。归档包括定期归档和不定期归档，前者一般是指办公室在每年集中归档月将上一年度的文书档案进行整理归档；后者则是指办公室将重要文书档案根据办结的事项，整理后随时进行归档。能够反映行政管理活动、具有查考利用价值的文件资料都应纳入归档范畴[2]。此外，归档要保持文件材料的历史联系，区分保存价值，做好分类整理、立卷，便于后期的保管和查阅利用
二、办公室文书档案收集与归档工作管理现状及问题分析
随着时代的不断发展，单位要谋取新的发展就需要进行不断的尝试与创新，加强办公室文书档案收集与归档工作管理，在很大程度上能够帮助相关单位单位提升管理效率。但在实际的办公室文书档案管理工作实施过程中，还存在着很多问题。
（一）单位对办公室文书档案的收集与归档工作重视程度不够
在当前的单位中，有很大一部分单位对于办公室文书档案的收集与归档工作重视程度较低，或者说对其较为轻视。就目前的情况来看，很多单位的管理人员认为，办公室档案管理的相关工作不重要，对于提升单位工作效率较为有限并且管理工作所消耗的时长较多，因此，这就导致了很多单位对于办公室文书档案的工作重视程度不够[3]。对于办公室文书档案工作的重视程度不足，就会使得相应的文书档案的收集与归档工作效率降低，于此同时，单位不重视也会导致基层工作的员工更加忽视办公室档案的相关管理工作。这样，不仅仅使得办公室档案无法为单位带来切实有效的作用，还在很大的程度上制约了单位自身的发展，阻碍了单位的发展与进步。
（二）单位对文书档案收集和归档工作的力度不够
就目前来看，虽然部分单位单位已经开始逐渐重视起办公室文书档案的收集与管理工作，但是，在实际的管理实施与活动开展中，其管理力度是不够的。很多的单位仅仅只是开展了文书档案的管理工作，但是没有实际的管理操作规范以及监督管理机制。这就会造成文书档案管理的相关工作流于表面，很多文件、档案或者资料由于缺乏科学有效的档案管理，就会出现损坏和缺失的现象。与此同时，档案管理的工作人员不是机器，有时候难免会出现档案收集与归档的错误，如果缺乏相应的监督管理机制，就会造成错误无法被及时地发现，影响单位的工作效率。
（三）办公室档案管理工作缺乏信息化管理
随着科技的不断进步，电子信息技术以及互联网的大量普及，越来越多的行业开始采用数字化信息技术。在目前的档案管理领域，大部分单位还是以纸质的档案为主，实施电子档案管理很多时候并不完全和充分。信息化技术给办公室文书档案的收集与归档工作带来了极大的便利，但是，如果不能正确的运用反而会适得其反，给档案管理的相关工作带来不必要的麻烦。
三、加强与创新办公室文书档案收集与归档工作的相关措施
随着时代的不断进步和发展，办公室文书档案收集与归档工作的重要性被越来越多的单位所重视，实施科学、合理、有效的办公室档案管理工作，可以切实地帮助单位单位提升管理效率，促进相关单位健康发展。那么，在当前的情况下，如何创新办公室文书档案收集与归档工作，已经成为了众多单位十分关心的问题之一。
（一）加强文书档案管理相关工作的重视程度
单位的相关文书档案不仅仅包含了单位的管理条例和规范，同时它还是单位重要发展历程，在很多时候，文书档案上的信息对单位的发展会产生十分巨大的影响作用。因此，我们需要对办公室文书档案的收集与归档工作给予足够的重视，可以通过开展文书管理活动或者是开展相应的员工培训，来提升员工以及管理人员对办公室文书档案管理的重视程度。于此同时，相关活动的开展还可以有效帮助员工树立文书档案管理的意识，形成良好的单位文化，从而消除办公室文书档案收集和归档工作中的阻碍，确保所有文档的规范性和完整性。
（二）规范文书档案管理的方式与方法
在实际的办公室文书档案收集与归档工作中，存在很多的管理方式与方法，但是想要实现文书档案的高效管理，就需要制定规范化的管理措施。有了规范化的办公室文书档案收集和归档工作流程，可以让负责文档收集和归档的工作人员按照工作流程的要求，及时跟踪收集和整理重要的档案信息资源，提高档案信息的质量。
（三）将电子信息技术与当代文书档案收集与归档相结合
当前社会是信息化的社会，电子信息技术发展十分的迅速，人们生产生活的各个方面都离不开电子信息技术的支持，电子信息技术因其强大的便捷性为人们的生产生活带来了极大的便利与革新。现代电子信息技术的独特性质可以高效地完成信息的传输、处理与存储工作，将当代的电子信息技术与单位办公室文书档案收集与归档工作相互结合，可以科学有效地提升办公室文书档案管理的效率。在实际的运用中，我们可以积极建立属于单位独立的文书档案收集与归档的网络平台，将办公室的文书档案管理工作在网络上进行，提升数据传输的速度，加强单位文书档案管理的效率。
（四）培养具备现代档案管理专业技能和责任心的人才
由于办公室文书档案管理是一项专业性极强的管理工作，需要专业的管理人员来进行，并且办公室的文书档案管理一般比较繁琐复杂，需要足够的耐心以及责任心，才能保证档案管理的安全有效，避免出现档案管理工作的失误。为此，我们可以积极地培养此类人才，培养相关档案文书管理人员的专业性与责任心，树立档案管理人员的责任意识，促使单位档案收集与归档工作的高效完成。
四、结束语
文书档案作为行政管理活动的真实历史记录，做好文书档案的收集、归档对保障机关、企事业单位和社会团体高效运转和健康发展具有积极的现实意义。新时期，做好文书档案收集归档要把握其规律和特点，针对制约文书档案收集归档因素，采取有力措施及时解决，使文书档案收集、归档更加规范、科学。
参考文献：
[1]张锐.浅议办公室文书档案的收集与归档管理工作[J].兰台内外,2020(01):27-28.
[2]张会玲.办公室文书如何开展档案收集与归档工作[J].办公室业务,2019(24):128+130.
[3]林炳贤.办公室文书档案收集与归档工作管理现状及措施分析[J].单位改革与管理,2019(18):29+35.
作者简介：姓名：诸淑培（1983.06--）；性别：女，民族：汉，籍贯：浙江温州，学历：本科；现有职称：中级；研究方向：档案管理。