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数字化档案在智慧城管工作中的开发与利用探讨

发表时间：2020/7/3 来源：《基层建设》2020年第6期作者：李书锐

[导读] 摘要：信息技术的发展带动了各行各业，档案管理有了更多的平台和空间。

        湖北省枣阳市城市管理执法局湖北枣阳 441200
        摘要：信息技术的发展带动了各行各业，档案管理有了更多的平台和空间。目前，很多城市都在开展“智慧城管”建设工作，研究这一课题对城管工作水平的提升以及城市的发展都具有重要的实际意义。本文主要论述了智慧城管和数字化档案的概念，提出了一些有关开发和利用数字化档案的建议。
        关键词：数字化档案；智慧城管工作；开发；利用
        引言：
        城市管理因为有了信息技术的支持而拥有了更加多样的工作条件，档案管理工作更是拥有了多个系统和平台，因此负责档案管理的单位纷纷在大力进行系统的开发与建设，有效提高了档案管理的效率，满足了城管工作水平提升的需求。
        1.智慧城管工作与数字化档案概述
        智慧城管以知识社会创新环境为背景，以信息技术为支撑，通过宽带泛在互联，智能融合应用，促进用户创新、大众创新、开放创新、协同创新的可持续创新，在智慧城市的建设中发挥了重要作用。它具有以下四个特征。
        1.1全面透彻的感知
        智慧城管利用智能化系统和设备，通过智能识别技术能够实时监测到城市内发生的变化，包括环境变化、位置信息变化等等，对收集到的信息进行处理后进行迅速响应，实现高效、精准的城市管理[1]。
        1.2宽带泛在的互联
        有线网络和无线网络的发展不仅方便了人与人之间的沟通以及信息的获取，还为城市管理提供了必要条件。宽带泛在的互联好比智慧城管的“血管”，形成了互联网络，使信息的获取更加及时，反馈更加快速，并且获得更高效的智能化服务。
        1.3智能融合的应用
        随着城市的不断建设与发展，城市管理的任务也更加艰巨，这是一项极为复杂的系统性工作，具有很大的挑战。智能融合技术的应用实现了对海量信息和资源的储存、分析和运用，能够为城市管理重大决策的制定提供重要依据，在未来，智能融合技术还将利用到更多个人收集的信息，发挥基层群众的力量，提高智慧城管工作的开展成效。
        1.4可持续创新
        智慧城管工作的开展越来越注重市民的参与，这项工作渐渐成为了全民性的活动。以人为本的可持续创新尊重民众的需求，集中大众的想法和建议，对城市管理的方法进行创新，促进智慧城管工作的可持续发展。
        智慧城管背景下的数字化档案管理无疑也需要体现出上述特征，利用有线网络、无线网络和智能技术，将纸质信息变为电子化信息，从有限的信息储存到海量信息的储存，从人工管理变为智能化管理，全民参与档案的收集、管理和查阅，提高档案管理效率，促进共享[2]。
        2.数字化档案在智慧城管工作中的开发与利用
        2.1促进档案信息资源的共享
        档案资料都具有一定的保密性，日常管理严格，调取的手续繁琐，因此长期以来档案信息的利用率都偏低，档案保存的价值得不到体现。另外，由于城管工作涉及到灯光、园林绿化、环卫等多个分支，档案信息量大，管理难度更大。基于此，在智慧城管背景下，应该首先建立起数字化档案系统，将档案信息录入到系统中，及时更新，参与智慧城管工作的各个部门能够在内部共享信息，开展工作，提高档案的利用率。当然，除了可以在内部共享信息之外，还可以利用互联网，将全社会联系起来，实现大数据的共享，各个行业的企业以及基层市民都可以获取有关城市管理的信息，了解新的政策和决策，抓住商机，而城管工作部门也可以从各行业中收集信息，收录到档案系统中，为城市管理做出重大决策提供依据。如此便能形成以“互联网+”为背景的大型城市管理网络，解决了档案资料的“孤岛化”问题[3]。

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        2.2提高档案管理工作的效率
        传统的档案管理工作通过人工的方式开展，效率很低且出错率很高。大量的纸质资料占地较多，保存难度大，容易损毁和丢失，复制、查阅和传输的难度大，这在很大程度上影响了档案信息的共享。如今，智慧城管背景下的数字化档案管理，变纸质档案为数字档案，保存在计算机中，不占用空间，传输和复制速度快，也可以对信息进行加密，大大提高了档案管理工作的效率，也减少了档案管理的工作量，为档案信息的共享提供了保障。
        因此在打造数字化档案系统的同时，需要及时进行信息的录入，包括原本在纸质材料中的部分重要信息，也要重新收录，并对信息进行分类。系统可以提供信息查询服务，市民可以登录到系统中通过输入关键字查阅到自己需要的信息，促进档案信息的流转和利用。
        2.3促进档案利用与宣传的创新
        过去，城市管理的档案主要依靠借阅、出版、讲座等传统方式进行宣传，效果有限，如今必须利用互联网的优势和普及性，找到新的宣传方式和途径。应该在档案系统中开发新的功能，加强档案宣传，还可以利用智能分析、云计算等功能，对档案信息的价值进行深入挖掘，为城市的发展和建设提供依据和指导[4]。
        2.4简化档案审批流程
        为了避免城市档案信息被滥用，设置了十分严格和繁琐的审批流程，这使档案调取和借阅的难度增加，档案利用率进一步降低。在数字化档案管理的背景下，档案调阅的审批流程需要被简化，使城市管理各部门、市民以及企业能够更加积极的促进档案信息的共享，只有能够便捷化的获得信息，市民才能积极参与城市管理。在档案系统和平台中，应该设置低门槛的注册服务，登录后即可查阅到所需的信息，但需要求实名制注册，这样档案管理者也能够了解信息查阅者的个人基本资料，避免有人恶意盗取信息或故意提供带有误导性的信息。
        2.5拓宽档案信息的收集渠道
        城市管理是一项系统性工作，需要庞大的数据和信息作为支撑，信息的来源应该尽可能丰富，因此建议拓展信息收集的渠道。为了体现出智慧城管“大众创新”、“全民创新”、“协同创新”的原则，应该让更多的群众参与到城市管理工作中，提供建议和信息。以信息技术和互联网为支持，城管工作部门和群众之间的联系越来越密切，有了更多可以沟通的渠道，已经开始有地区通过建立公众号、移动平台来与群众互动，接收来自群众提供的信息，包括举报信息，城市建设信息等等，这对城市管理水平的提高是一种促进，也能够体现出“人民当家作主”的人性化城市管理理念，使档案内容更加丰富、全面、真实，为城市管理提供关键性的依据，对城市的发展具有举足轻重的作用。利用微信公众号、微博、网站等网络平台收集到的信息要迅速处理，确认信息的真实性后，将其录入到城管的数字化档案系统中，被更多的群众所了解[5]。海量的信息分析、查证和管理无疑增加了数字档案管理的难度，具有很大的工作量，但档案管理者必须应对这一挑战。
        3.结语
        城市管理工作在互联网背景下发生了巨大变化，档案的开发和利用也有了更广阔的空间。为了提高城管工作水平，更好的建设城市，必须迎接新时代下的新挑战，做好数字化档案的开发与利用。具体要以创新和“以人为本”为原则，建设信息化档案管理系统，开发新功能，改变传统的档案宣传、整理、查阅、收集模式，最终达到提高档案利用率，提升档案管理效率，丰富档案信息的目标，以数字化档案管理逐步代替传统的纸质档案管理，为城市的建设和发展提供重要支持。
        参考文献：
        [1]傅荣校,施蕊.论智慧城市背景下的智慧档案馆建设[J].浙江档案,20l 5(5):14—17．
        [2]蒋仕鹊.对智慧城市背景下城建档案信息异地灾备的思考[J].北京档案,201 5(5)：40-42.
        [3]李妍.智慧城市对档案馆档案信息化的影响与创新[J].农业图书情报学刊，2015(4)：82-85．
        [4]王志梅.数字化城市管理实践中对电子档案管理工作的体会[J].城建档案2017（8）：16-17.
        [5]张文杰，袁崇顺.物联网技术解决智慧城市管理中的几个难点[J].中国安防2017（7）：57-60.