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新时期基建工程档案管理工作方法思路探究

发表时间：2020/6/19 来源：《基层建设》2020年第6期作者：宋淑萍周琦赵国辉

[导读] 摘要：基建工程建设周期较长，涉及多个参建主体，大量不同形式的资料形成于建设全过程，以文字、图表以及声像资料为主，突显原始数据资料的价值，对后期项目扩建以及维修管理意义深远。

        中国农业科学院哈尔滨兽医研究所黑龙江哈尔滨 150036
        摘要：基建工程建设周期较长，涉及多个参建主体，大量不同形式的资料形成于建设全过程，以文字、图表以及声像资料为主，突显原始数据资料的价值，对后期项目扩建以及维修管理意义深远。新的发展时期，基建工程档案管理工作要重视思路创新，依托科学理念，发挥指导性作用，构建科学高效的管理方法，有效应对管理中的问题，实现档案管理工作的全面优化，切实增强基建工程档案管理效果。
        关键词：基建工程；档案管理；工作方法；思路
        1基建工程档案及管理的含义
        基本建设项目档案主要是指建设项目从立项、建设到竣工、使用全过程中需要整理、保存的文件资料。从文件类型来看，主要包括前期准备文件、勘察、测量、设计、施工图纸、施工技术文件、监理、施工、设备、第三方检测、竣工验收、结算及决算等资料。加强基建项目档案工作，体现了建设项目管理的全过程，为基建行业的发展提供了可靠的依据，创造了更加有利的条件。根据基本建设法，做好基本建设档案的归档工作，加强基本建设档案的有序收集、整理、归档和维护，建设更加完整、准确、系统的基本建设档案，提高基本建设档案的质量。合理规范档案管理，促进整个基建行业的良性可持续发展。
        2基建工程档案管理工作现状分析
        2.1工作意识不强
        现阶段，部分单位及其档案管理人员对基建工程档案的认识尚不够全面、正确，因此对基建工程档案的关注以及重视程度不够。大部分单位在整体工程即将完成或是准备竣工验收时才急忙对资料进行整理，部分单位甚至连相关的基建工程档案管理人员都没有配备，这对基建工程档案的整理带来了严重的不利影响。部分单位因为缺少相关的基建工程档案管理人员，在项目后期相应的工作人员开始撤离，而留下的工作人员对各个阶段的资料、数据并不完全了解，并且还有部分资料的手续不完整，需要相关管理人员确认签字，但由于人员已经撤离，最终导致资料整理延迟。
        2.2规章制度的执行力和保障力不足
        为了促进基建工程项目的发展，近些年国家相继颁布了有关法规制度，比如《基本建设项目档案资料管理暂行规定》《城建档案管理规定》等，而且不同省市也制定了实施细则，确保基建档案管理工作的顺利开展。但是，在各项法规制度落实过程中存在着一些问题，如法规制度落实不到位、形式化以及保障力不足等。基建工程项目的周期长、环节多、涉及的专业多等特点决定了基建档案管理难度大，加上经济利益、工期等因素的制约，管理者大多会重视基建项目本身，而忽视基建档案管理。在这种情况下，基建档案收集、整理及归档往往不能与基建项目工程建设协调一致，各项规章制度流于形式，法律政策保障力不足，导致基建项目档案工作严重滞后。
        2.3基建档案管理工作难度较大
        基建工程领域不断发展，其复杂程度和规模逐渐增加和扩大，而基建档案文件材料也更加繁杂，加上基建项目本身涉及到很多单位，如设计单位、勘察单位、施工单位、招投标单位以及监理单位等，文件材料来源较多，很容易给档案管理人员一种毫无头绪的感觉。另外，随着信息技术的不断发展，基建档案文件材料不断增多，对其载体要求越来越高，并且现出多元化趋势，为基建档案管理工作带来新思路。
        3新时期基建工程档案管理工作方法思路
        随着我国基础设施建设的快速发展，促进基础设施项目档案的归档质量具有重要意义。基本建设项目档案在实际工作中存在着许多问题，需要多渠道解决，以提高基本建设项目档案的归档质量，促进我国基本建设事业稳定发展。
        3.1正确认识基建工程档案管理的重要性
        为更好地开展基建工程档案管理工作，要进一步正确认识基建工程档案管理的重要性，形成正确的意识。

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因此，要进行相应的宣传，形成科学、良好的管理理念。相关的建设部门、政府部门以及档案管理单位等都要形成一种全局意识，进一步重视基建工程档案管理工作，加强档案管理人员的工作责任心，提升工作积极性，使每一位档案管理人员都能正确认识到其工作的重要性。
        3.2构建科学合理的基建档案管理制度
        在新的发展阶段，基建工程档案管理要重视现代化建设。首先要加强制度建设，构建完善的基建工程档案管理制度与体系，同时结合行业发展进行不断优化，切实增强档案管理观念，将先进的管理思维融入工作实践之中，全面提升档案收集、整理以及归档效果。其次，档案管理要实现专业化，重视集中与统一管理，在全员范围形成基建档案管理网络，保证责任到人，为管理工作的有序推进提供有力的依据。还要对基建工程档案管理原则与规律进行分析，保证所构建的管理制度与其相适应，促使整个流程以及各个环节都实现标准化。最后，要结合时代发展，构建信息采集制度，发挥信息技术对档案管理的作用，积极探索信息收集方式，开辟多样化渠道，推动基建工程档案管理的信息化与制度化进程。
        3.3完善基建工程档案的日常管理工作
        对于基建工程档案资料的日常管理，最重要的是保证档案实体的安全。档案长期保管不善将直接导致库藏档案案卷缺失破损，对机组生产运行维护、技改扩建的查询利用造成不便。要保证纸质档案的安全，档案库房要符合设计规范，必备的相关设备齐全，这些设备包括温湿度调控设备、消毒设备、门禁设备、周界监控报警设备、消防设备以及档案阅览、复制设备等。设备安全运转非常重要，档案管理人员要做到每日检查库房设备运转正常，温湿度保证在要求达到的范围之内。必要时还要组织演练，以验证设备在关键时候是否能发挥作用。档案在接收、出入库、借阅利用等流转过程中，经手人员多、保管环境变化，档案的安全风险增大。为切实保障档案安全，降低档案损坏、丢失风险，要按照《档案馆工作通则》、《关于进一步加强档案安全工作的意见》的要求，按程序规范执行交接制度，在档案的接收、出入库、查询利用等流转过程中，认真详细登记档案案卷、卷内文件、时间、事由、交接人员签名等情况。对借阅还回的档案案卷仔细核对卷内文件，以防有丢失或损坏。要做好基建档案的日常管理工作，保证档案安全，档案管理人员的责任心至关重要，在平常的管理工作中做到认真、仔细，这也是一名合格的档案人员应该做到的。
        3.4积极的开展档案管理信息化建设工作
        随着信息技术的不断发展，信息网络平台得到优化与完善，全社会信息交融与共享程度大幅增强，由此极大的促进了档案管理网络化的应用范围。自进入二十一世纪以来，我们逐渐进入数字信息化时代，且在人类生产生活的各个领域中渗透。当下，信息数字化方法已经广泛应用到众多企业的档案管理当中，其与档案管理发展需要相适应，因此在改革传统档案管理模式时，需要引入信息化技术，积极的开展信息化建设。一方面，强化建设网络环境，致力于先进计算机网络平台的建立，将档案管理系统引入并在操作系统中录入数据格式化，且在档案系统应用过程中尽快更新相关软硬件，逐一解决各种问题，促进网络服务平台的不断完善。另一方面，积极的组织工作人员做好档案管理信息化方面的培训工作，指导其能够熟练的使用档案信息系统。
        4结束语
        综上所述，基建工程档案管理对整体的基建工程项目管理有重要的意义。因此，要进一步规范管理，建立健全相关的制度，提升企业及工作人员的管理意识，积极的开展档案管理信息化建设工作，完善基建工程档案的日常管理工作，进而确保档案的完整性和准确性。
        参考文献
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