国网黑龙江省送变电工程有限公司 黑龙江哈尔滨 150010
摘要：办公室秘书是企业领导与员工沟通交流的桥梁，在上级领导与其他部门工作的完成和与其他企业合作中起到了不可替代的作用。办公室秘书需要具备更高的素养与沟通的技巧，才能协调好方方面面的工作，从而做好本职工作，为公司发展贡献力量。基于此，本文就对办公室秘书沟通协调工作技巧及要点展开分析，可供参考。
关键词：办公室秘书；沟通协调；工作技巧；要点
1沟通协调工作技巧分析
1.1秘书与领导沟通技巧
（1）明确自身定位。作为秘书应时刻牢记自己是领导的助理，主要辅助领导完成工作安排的，做好职责范围内的事情，超出职权的事情不能擅自做主，向领导报告工作时做到不过问领导私生活。
（2）做好汇报前的整理工作。领导人员每天的工作量非常大，办公室秘书在汇报工作时要做到简洁明了、条理清晰，让领导可以快速掌握各方面工作内容，秘书还要筛选工作内容，将比较重要的信息进行标注，这样便于领导处理各项工作。
（3）不同领导采用不同的沟通方法。秘书在日常与领导接触的工作中，为了方便工作的开展，要学习会对于不同的领导采取不同的沟通方法。在针对处事冷静型领导相处过程中，难以捉摸领导性格，所以在工作中要善于观察，从领导的日常工作交代和安排中了解领导的性格和处事原则，此外，还要在工作中多征求领导意见和建议，以提高工作质量。而办事雷厉风行的领导更欣赏办事效率高、性格爽快的秘书，这就要求秘书在工作中敢于表现自己，大胆提出自己的想法，同时更重要的是做好自己的本职工作，如果过于表现自己而忽视了自己的职责，则会适得其反。
1.2秘书与同事沟通技巧
（1）诚信、宽容待人。与人交往最重要的是要讲诚信。秘书与同事沟通过程中要将诚信作为第一准则。承诺的事情在无法兑现时要及时向对方说明，征求谅解，同时因为疏忽造成的小错误，要用宽容的心去理解对方，用一颗宽容真诚的心与同事相处，可使得自己在工作中具有威信，实现领导安排的工作任务高效执行。
（2）秘书在和同事交流时，需具备团队的精神。秘书应以企业利益为重，树立全局意识。对企业而言，内部的员工过多，办公室秘书并不是一个独立的个体，而是需要和不同的部门、同事进行交流，这就需要办公室秘书具备一定的团队意识。在开展团队工作候，要敢于承担自身的职责，做到力所能及的事情。并且遇到事情不能斤斤计较，而是要保持有一颗宽容的心，这样才有利于提升企业的内部氛围，提高工作效率。
1.3秘书与客户沟通技巧
客户接待也是秘书的工作职责之一，所以在工作中秘书要做好与客户的良好沟通。
（1）保证微笑服务，秘书的言谈举止代表着企业的形象，客户通过秘书可以了解企业整体的素质水平，所以在接待客户的过程中，需要注意自身的礼仪，保证服务质量。
（2）换位思考。在与客户沟通过程中，要对于客户提出的问题耐心解答，站在客户的角度考问题，使得客户体验到企业的专业化服务，实现公司业务量的提升。
2沟通协调工作要点分析
2.1态度温和并有足够的耐心
企业办公室秘书的工作内容较多，从企业领导层的重要决策参与者到代表广大工作人员的代言人，工作往往十分繁琐且容易让人觉得烦躁。但是，作为企业办公室秘书，却不能够把自己的负面情绪带到工作中去，对不断到来的来访者以及想要反映企业情况的工作人员要有足够的亲和力和耐心。时时刻刻要记得自己的工作职责，并且要记得自己的一言一行都代表着领导层，甚至是整个企业的外在形象，不能够有丝毫的马虎，对待来访者以及有所需求的工作人员要做到“三不”，即不慌、不急、不躁。企业的办公室秘书如果能够做到这些，定能使得沟通协调工作的进行更加顺利，可以更好地解决矛盾与分歧。
2.2摆正位置，深入了解情况
作为企业办公室的秘书，首先要知道自己的位置以及自己工作的职能，也就是协助领导进行各项工作。
在与领导进行沟通的时候要多问，不能够随便地猜测领导的想法，在询问清楚之后，再进行相关的沟通协调。还有，办公室秘书最重要的一项工作就是要多听多看，企业领导层并没有足够的时间对各部门的情况进行了解，这就需要办公室秘书投入更多的时间和精力，去搜集足够的信息，深入了解各部门的情况，并及时上报给领导层，以便企业领导层能够更准确的做出决策，当好领导层决策的重要参谋者。
2.3掌握沟通协调的艺术
（1）掌握好沟通协调的时机。沟通协调这一工作并不是静止不动的，而是一直处于动态的过程中，办公室秘书要有足够的时机判断能力，结合工作的实际进行情况，及时解决问题。
（2）明确沟通协调的重心。要想做好任何一项工作，都必须要抓住工作的重点，各个击破。沟通协调工作也是如此，办公室秘书要深入了解各方的想法与意见，明确矛盾与分歧的核心，有针对性地进行沟通协调工作。
（3）办公室秘书需要有随机应变的能力。凡事都不是绝对的，在进行矛盾协调的过程中任何情况都可能会出现，如果企业并没有存在相关的规章制度可以依循，那么就需要办公室秘书结合实际的情况来随机应变了。
2.4发挥四个作用，提升工作质量
（1）桥梁作用。秘书在领导工作中起着承上启下、联系内外、沟通左右的桥梁作用。一定要在第一时间内将领导的信息传达到每个基层单位和部门，同时对员工的意见进行及时总结，最后向领导如实进行汇报。决不能让这座沟通的桥梁中断或失联，这样会影响公司决策的传达和落实，严重的会对公司经营造成影响。
（2）助手作用。主要指的是为领导办事过程中助手作用的发挥，具体体现在许多方面，如办会、接待等等事务性工作。秘书工作的助手作用能否充分发挥，直接影响到领导工作的正常运转，如拟写文件，从起草到核稿要正确反映领导的意图，文字简明扼要，使领导基本不用修改就能发布使用，这样就起到了帮助领导工作正常运转的作用。
（3）沟通作用。这里所说的沟通主要是指本单位和外单位之间以及单位内部各部门之间日常工作的沟通协调等，也包括上下左右内外的人际关系。在日常工作中要协调处理日常事务工作，例如会议组织、车辆安排、机票预订等。有效及时的沟通会少走弯路，避免出现失误，高效的沟通技巧能够使工作在一个积极健康、有条不紊的环境下进行，直至圆满结束。
（4）窗口作用。领导工作上的事情有大小、轻重、缓急之分，所以领导不可能做到事必躬亲，作为领导助手的秘书必须自己有能够承担起部分责任的能力，能够独自去和外部单位和个人进行交流和处理事物。
3结语
企业的发展需要每一个工作人员的共同努力，但是工作过程中难免会出现一些矛盾与分歧，这就需要企业的办公室秘书及时地对各方面进行沟通与协调，使得企业的领导层与各部门以及各部门之间变得更加的和谐与团结。总而言之，办公室秘书要处理好方方面面的关系，其中包括与领导的关系、与同事的关系以及与客户的关系等等。良好关系的构建就需要秘书具有较强的沟通协调能力，针对不同的沟通群体的不同的沟通协调技巧能够灵活运用，以实现在开展各项工作时，更加游刃有余，实现自身工作职能的有效发挥，为领导和企业贡献自己的力量。
参考文献
[1]李钰璇.浅谈秘书工作中有效沟通的技巧[J].经贸实践,2017(13).
[2]李娜.国企办公室秘书沟通协调的技巧及其要点思考[J].中国集体经济,2017(6).
[3]吴芷菁.论文秘工作者的沟通能力[J].现代经济信息,2019,(21).
[4]汤全.简议国企办公室秘书工作的沟通协调[J].企业文化（下旬刊）,2018,(5).
[5]李彦.如何提高办公室秘书人员以文辅政工作水平[J].办公室业务,2018,(4).
[6]宋富强.全面提高以文辅政水平的几点做法[J].中国标准化,2019,(8).
作者简介：
张纪彬（1992.03)；性别 男；民族 汉；学历 本科；职称 助理工程师；研究方向 秘书工作；单位 国网黑龙江省送变电工程有限公司。