对档案信息资源开发利用的几点思考

发表时间:2020/6/8   来源:《教育学文摘》2020年5期   作者:刘建光
[导读] 在档案管理部门的管理中,档案信息资源开发是重要的工作内容。
        摘要:在档案管理部门的管理中,档案信息资源开发是重要的工作内容。相关人员要适应时代发展,转变思想观念,加强档案信息资源的开发,实现信息资源的共享,充分发挥档案信息的价值。
        关键词:档案信息;资源;开发利用
        引言
        档案作为一种非常珍贵的信息资源,具有“今世赖以知古、后世赖以知今”的巨大参考价值,它的作用是其他信息资源无法替代的。如何开发和利用好档案资源,实现价值最大化,更好地服务于社会发展的各个领域,是当今档案信息管理中的一个重要课题。
        1档案信息资源开发利用的意义分析
        1.1符合经济建设需求
        现如今我国经济体系已经逐渐向市场经济体制实现发展,但是还需要在此基础上合理运用档案信息资源的开发利用,促进我国现代经济建设发展。而且合理运用档案信息资源的开发利用,还能在一定层次上给决策人员提供有效的信息咨询,从而帮助各行各业实现持续发展。
        1.2符合社会发展的需要
        社会是不断进步的,文明是不断向前迈进的,人民群众对于信息公开的要求也是不断提高的。信息公开首先要仰仗档案信息的开发与利用。因此只有不断加强档案信息资源的开发与利用,才能保证人民应有的权利,才能促进社会健康稳定发展。就目前的情况来看,我们还有很长的路要走,加强对档案信息资源的开发,提高对档案信息资源的利用,促进社会稳定进步。
        1.3发挥信息资源价值
        所谓的档案信息资源开发利用,其实就是针对档案中现存有的信息内容,实现再次整理或加工,通过全面整理与加工获取到其中有用的资源。所以,若是相关人员没能针对档案信息资源开发或利用的话,就会致使部分档案中存有的有效资源遭受到掩埋,最终导致信息资源出现大面积浪费。由此可见,只有充分开发利用档案信息资源,才能确保有效信息被大众接受和认知,从而推动社会实现持续发展。
        2档案信息资源开发利用的现状分析
        2.1档案信息管理工作意识淡薄
        现代科学技术,已经对档案管理的手段和方式产生了变革性的影响。但就目前现状来看,很多单位还没有意识到现代化科学技术对推动档案事业发展产生的核心作用。当今社会的档案信息化服务对人们的需要提出了新的要求,传统的档案管理工作思想已经无法满足新时代的发展要求,沿用传统的老方式进行档案管理凸显的问题愈加明显。但是,当前很多档案管理人员依然思想陈旧,缺少与时俱进的学习精神,墨守成规、安于现状,对利用互联网和现代信息技术的意识依然淡薄,导致信息化建设进程缓慢而低效。
        2.2档案利用缺乏主动性
        现实中很多档案管理部门由于受传统观念影响,形成了比较封闭、缺乏交流开放的行为模式,比较重视档案的收集归档整理,而忽视了档案信息资源的开发利用。很多时候虽然档案资源相对缺乏,但其中许多档案并没有发挥其应有的作用,在开发利用方面其实仍有巨大的潜力。
        2.3档案管理现代化水平不高
        首先,档案管理还有一部分是人工操作,主要服务方式仍是提供文献服务。因而查找文件资料就是一件难事,查找文件时必需说明要査什么文件、在哪一年度,然后档案管理人员才能根据要求查找案卷目录,按卷内目录查找文件。如果档案管理人员立卷水平不高,出现组卷不合理,所拟案卷标题不能准确提示卷内文件内容的话,查找起来就更困难。其次,未能实现档案信息共享。由于档案的机密性特点和历史原因等因素,各档案部门“各自为政”,形成档案信息资源分散管理体制,造成档案部门相对封闭、缺少交流的局面,不利于档案信息的利用。最后,还有一部分档案部门没有上网,或者有些档案部门是为上网而上网,网上真正可利用的作息很少。


        3改进档案资源信息开发利用的方式
        3.1应用新技术,建好数字馆
        随着现代高新信息技术的发展和运用,电子文件归档、电子档案管理以及电子技术处理,为档案信息资源开发利用提出了新课题。首先,要高度重视信息技术的规范化,加强相关理论的研究,如档案信息开发、档案数据结构、档案数据库等。其次,要努力推进档案管理信息化、数字化、网络化建设,充分利用电子信息、微缩扫描、网络等现代技术,对档案信息进行检索、编研、统计、存储等等,从而实现档案信息资源联网,达到资源共享,提高工作效率和档案信息开发效益。最后,要大力提高档案工作人员的素质。档案工作人员的业务能力和知识结构,决定了档案信息开发工作的水平和质量。而现代档案信息资源的开发利用工作,涉及多方面的知识和技能,这就要求档案管理和开发人员必须拓展知识面,优化知识结构,以适应档案事业发展的要求。
        3.2增强档案工作者综合素质,提高科技管档能力
        一要提高档案管理人员的学习意识和兴趣,鼓励他们将专业理论学习和业务工作相结合,不断提升档案业务水平;二要加强对各级档案从业人员的全面培训,除熟练掌握档案专业知识外,还应加强现代信息技术的培训;三要提升业务实践能力,通过言传身教和工作指导,尽快促进新生力量在实践中成长;四要开展各种形式的竞赛活动,通过相互学习、相互促进的方式,进一步营造学习氛围,进一步提高档案管理人员提升业务素质的需求;五要大力引进培养高科技人才,加强并完善对档案管理信息化的研究,进一步提高信息资源的挖掘利用水平;六要紧跟问题研究,要实时关注档案信息在大数据、云计算、人工智能等新兴领域的发展及应用,强化对电子档案管理、档案信息系统安全保护等重点难点问题研究。
        3.3提高档案信息资源管理信息化水平
        实现高级别的档案资源信息化.必须加以合理规划和思考,一步一步地进行数字化建设工作。扩大数字化的领域,从纸质文件开始,然后再到图片、电影、视频等文件的数字化处理;同时要建设一个数字化系统中心,例如.建立高校档案数据库的核心管理系统,通过数字化的密钥管理系统,实现各种文件之间的交互和转换。必须实现档案信息资源的网络开发。因此,在管理档案信息资源数字化的基础上.建立信息共享平台,为大多数信息消费者提供一种更全面、更有效的信息获取方式,实现资源共享。档案类型数不胜数,品类繁多,在为人们提供信息便利的同时,也为从事档案工作的人增加了工作量,而且增加了工作难度和繁琐度。通过智能化的档案工作管理.有利于提高人们的工作效率,也便于人们更快捷地检阅信息。在此基础上,要积极改变装备技术的落后管理方式,提高硬件配置水平,开发设计更科学合理的管理技术和方法;同时也要提高软实力,比如在工作人员的服务、技术水平方面也应该大力提高。使硬件和软件相互配合,发挥档案资源的价值和作用。
        结语
        信息化时代,对档案信息资源的开发与利用虽然迫在眉睫,但也不能一蹴而就。档案信息资源的开发与利用是一个循序渐进、由浅入深的推进过程,不能盲目蛮干,否则就会欲速而不达。档案管理部门及实际工作者必要树立攻坚克难的信心,要积极主动地对档案信息资源进行整合利用,最大程度地发挥其功能和价值,才能使档案信息资源开发利用工作取得新的突破和进展。
        参考文献
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