四川铁科建设监理有限公司 四川成都 611731
摘要：在信息化环境下，企业淘汰速度增快，尤其是对传统行业产生了巨大的冲击，人们的生活方式发生着翻天覆地的变化，要适应变化，延续生存，必须适应变化的状态，尤其是随着5G技术的成熟和广泛运用，改革创新成为了热点词汇，也成为了企业生产发展绕不开的话题。本文从企业行政管理的角度出发，论述在信息化环境，5G技术下，应该如何通过改革创新提升管理水平，助力企业持续发展。
关键词：信息化；改革创新；行政管理
一、行政管理服务企业中心工作的主要职能
（一）对行政管理工作的理解误区
外界普遍存在对行政管理工作的错误理解，一是认为行政管理工作技术含量不高，入职门槛低，工作没有挑战性，很难干出成绩；二是认为行政管理工作与企业核心工作关系不大，对企业产值、利润贡献不大，岗位可有可无。
（二）浅谈行政管理的主要职能及重要作用
作为一名在行政管理岗位上有多年从业经验的中层管理者，深刻感受到行政管理工作在企业发展中的重要地位。就本企业的行政管理情况而言，主要职能包括：文秘职能、组织职能、协调职能、督办职能、服务职能及信息化职能六大板块。
一是文秘职能。主要指收发文处理，稿件起草，制度建立等工作，类似于企业的眼耳口，在信息收集、统一发声、指令一致方面有着最直接的影响。二是组织职能。主要指企业治理体系的健全、维护和企业重要活动的策划等工作，包括决策程序的建立和运行，重大事件的承办等，这些工作直接影响到企业合法合规运转，等同于心脏功能。三是协调职能。主要指在经营、生产、财务、人力各大职能部门之间发挥沟通、协调，充当润滑剂的作用，当职能发生交叉时及时解决矛盾，当出现空缺时及时填补漏洞。四是督办职能。执行力是关系到企业发展质量的最重要因素，因此在正确传达指令之后，需要行政部门及时督促提醒，反馈情况，帮助决策层了解效果、发现问题、调整决策和指令。五是服务职能。这里的“服务”是广义的服务，将外部客户和内部的决策层、管理层、执行层统一视作“客户”，为客户提供服务即是为企业外部、内部提供全面的工作支撑，及时补位，及时关心，及时帮助，通常行政管理部门就代表了企业的整体形象。六是信息化职能。这里指运用信息化技术从优化程序、提高效率、降低成本等方面入手，将企业从依靠优秀的“人”的管理，向依靠先进的“系统”管理转变，建立起一个有执行力的团队。下文主要针对行政管理的信息化职能进行描述。
二、信息化技术对生活和企业发展的重要影响
（一）5G技术对生活方式的影响
简单的来说，5G就是第五代移动通讯，是网络技术的一次跳跃性变革。对普通人而言，它代表了更快的数据传输速度，更大的数据吞吐量，更短的数据传输延时。日常使用的汽车、冰箱等电气设备可以自主接入网络，形成物联网，实现无人驾驶，实现远程操控，实现虚拟现实。也就是说科幻电影当中的场景将在现实生活中一一实现。
（二）信息化技术对企业发展的影响
人类对美好生活的向往，推动着技术的变革，企业要长久生存势必要敏锐地判断和捕捉技术发展前沿信息，及时调整业务战略和方向，改进技术和管理模式。一个企业纵然再庞大，但如果固步自封就等于灭亡，曾几何时摩托罗拉、诺基亚等国际大牌已经成为记忆。因此，在当前以5G技术为代表的信息化、数字化大环境下，企业为了生存发展，必须要顺应时代，主动改革创新技术。
（三）信息化技术对工程施工监理行业的影响
就我所在的工程施工监理行业而言，业主单位更加期望监理企业提供更高质量、更人性化的技术服务，好的用户体验感和顾客满意度的要求日益增加。近两年我所在的企业针对如何利用信息化技术强化监理职能，做了许多的研究和实践。例如：运用信息化技术实现高风险隧道、深基坑、高架等工点的远程施作监控，运用信息化技术对监理发现问题进行追踪整改。相信在不久的未来，不少企业都将纷纷研究如何运用5G技术开发施工现场门禁系统，对人员信息、资质，对进场设备材料的信息实现在线识别，一站式收集、管理；研发AI智能风险源报警系统，收录所有重大安全质量事故的基础数据，建立模型，设置临界值，及时预警报。这一系列的研究课题和实践成果，如能在业界内广泛使用，必将推动工程建筑行业的一次新的变革，改变国内工程施工监理行业的发展方向和盈利模式。
三、运用信息化技术提升行政管理工作水平
作为窗口部门，行政管理工作也必然需要适应环境，不断创新变革，为服务客户，为企业健康运转提供新的动能。
（一）行政管理工作的改革创新方向
改革创新是需要投入资金和资源的，从投资最大化和资源利用最大化两方面考虑，始终以“提质增效”为宗旨，方能确保不走弯路，达到事半功倍的效果。一是针对耗时最多的工作，例如征求意见、事项决策等，分析是否可以改变工作流程，简化中间步骤，省略不必要的审核签字环节。二是针对重复简单的工作，例如用章、用证、会议组织等，研究是否可以在确保保密、安全的前提下，使用信息化手段，提高开会时效和规范性审批速度，采取电子用印，省略打印、邮寄等环节。三是针对非必要的事务性工作，研究是否可以简化、省略相关步骤，满足要求即可，不需要投入过多精力、追求完美，同时在这类工作中，要戒除各种各样的形式主义，为企业减负降压，确保企业轻装上阵。四是针对重要且产出效益的工作，例如资质申报、荣誉申报等，要高度重视，加大投入，创新思路，创造条件完成任务。
（二）改革创新需要具备的条件
根据以上思路，要实现行政管理工作的改革创新，势必要做好以下四个方面准备：一是思想准备。这是最重要的准备工作，多数情况下工作质量不高，工作效果不好，都是思想出了问题，或是受“井底”思维影响或是有“小富即安”“得过且过”的思想，让员工失去了竞争动力，也可能长期受规律化工作影响，养成了“惯性”思维，认准一条道走到黑，大脑失去了活力和想象力，这些对于改革创新都是致命问题，所以第一步应该让员工们离开安全地带，打破“井壁”，惊醒意识，让员工的大脑运转起来。二是知识准备。员工思想活跃了之后，还要解决想什么、往哪儿想的问题，这需要有一定的知识和经验储备，需要企业为员工提供平台和机会，例如对年轻员工采用“传帮带”“岗位轮训”等方式帮助其快速掌握业务技巧和管理经验；采用“请进门、送出去”等方式，通过专业老师和专业机构，提升员工的理论知识和实战经验；采用各种激励、奖励方式，刺激员工参加继续教育，考取各类专业资格证书，提升学历；建立员工书屋、举办读书交流、征文等活动，鼓励员工多读书、读好书，开阔眼界，提升修养。通过多种方式，形成企业文化，促进员工内外兼修，提高员工整体素质，利于企业指令的高效达成。三是政策准备。企业要想法设法搭建平台，建立体系，完善制度，为改革创新的具体实施、实践落地提供保障，例如：物质奖励、晋升保障、资源支持、树典评先、容错机制等，一方面引领员工围绕企业健康发展积极献计献策，一方面给予员工必要的支持和鼓励，让员工没有后顾之忧，大胆实践。四是技术准备。毕竟大多数工程建筑类企业对于信息化、5G、物联网、人工智能、数字经济等新知识、新技术和新的商业模式都是陌生的，因此为了完成快速接轨，最直接有效的方式是引进相关团队，带来技术和人才，不过这种方式资金投入较大，不适用于中小企业。因此，建议选择大型专业的信息化技术服务公司，进行技术合作；同时可以探索“共享员工”模式，这些方法即满足了企业的技术需要，也减少了一次性资金投入，实现了资源利用最大化。
（三）利用信息化技术实现远程网络办公
实现远程办公，是信息化技术在行政管理方面的一项具体运用。当前，5G技术已经能运用在远程手术治疗、远程诊断、智能建造、远程监控、智能测温等方面。就我所在的监理企业，近一年中行政管理工作模式和内容也正在发生着巨大改变，通过信息化手段搭建各种平台，在提升工作效率，节能减排、降本节支方面收效显著。
一是信息化手段提高文件处理时效。目前已全面使用信息化办公平台处理收、发文、电子归档等秘书工作，不仅文秘工作规范性大大提升，还提高了办文和信息处理效率，降低了纸张使用数量。二是网络会议提升问题处理能力。通过使用各种信息化软件召开会议，根据会议召开人数、会议要求，实时选择采取视频或电话方式开会，平均有40%的会议是通过网络形式召开的，大大提升了重大事项决策、重要问题处理时效，行政管理部门的组织职能得到了强化。三是线上培训指导增强监管力度。通过网络直播、网络会议实现了网上培训和一对一指导，确保技术专家和管理人员可以一对多、一对一的形式开展业务培训、技术指导、可视化检查等工作，其效果不亚于现场指导和检查，通过总部后台和现场前台充分联动、齐力配合，实现了资源利用最大化。四是全面推进事务性工作网签程序。针对简单、重复且大量的事务性审批，合理建立了网络审批平台，行政管理类事务如：用章、用证、用车、物采、合同审批、档案借阅、物品领用等，人事管理类事务如：请假、加班、出差、工作日志等功能均已上线，确保申请人和审批人可随时、随地通过手机等移动办公设备处理事务，提高了时间利用率和审批速度。五是线上追踪现场问题处理进度。一线监理人员利用手机拍摄施工现场不合规问题，不规范操作，及时整理上传问题处理追踪系统，发送给施工方、监理单位管理方，抄送给业主方，有利于推进规范化、无修改、留痕迹、闭环式的施工监理服务。
结束语
改革创新是一个持续、动态的过程，永远都是进行时。而行政管理工作者们虽然不是经营或研发部门，但为了更好的辅助决策、督促执行，必须认准形势，紧跟国策，保持敏锐的触觉，研判宏观环境，时刻聚焦企业中心工作，以开放进取的心态，为企业健康发展提供保障。