廖黎娜
武汉市汉阳市政建设集团有限公司 湖北武汉 430000
摘要：基建工程档案对企业经营管理有着一定的作用，文章通过对基建工程档案收集、管理进行分析，结合实际情况探讨档案的利用。希望通过文章论述能够为企业基建工程档案管理工作提供一些帮助。
关键词：基建工程；基建档案；档案管理；档案利用
引言
基建档案管理工作主要包括档案收集、档案整理、档案归类、档案归档和档案保管等方面，是一项较为复杂的管理工作，因此企业基建档案的内容也较为繁杂，包括日常的企业病历档案、财务报表、科研文件等信息材料。而随着建筑行业的发展与不断深入、企业的发展规模不断扩大和施工服务水平的不断提高，产生了更多的档案资料，这对企业基建档案管理的要求也越来越高，因此企业基建档案管理的信息化发展尤为迫切。
1企业基建档案的特点
首先，较强的专业性。基建项目本身是一门极具专业性的工程，从可研、设计、勘探到施工、建设、监理和验收，分门别类，基建活动中的资料经过充分的整理后即形成了基建档案，这些工程的记录均具有较强的专业性其次，系统成套性。基建档案以建筑项目为主体，归档内容包括立项文件、建设用地文件、勘察设计文件、工程招投标文件、开工审批文件、项目管理文件、财务管理文件、验收文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件和声像电子文件12个大类，93个小项。基建档案实施过程中完整详实地记录了从项目设计、可行性研究、报建、地质勘探、施工监理、竣工验收等基建工程项目建设的全过程，体现出基建档案成套型的特点。另外，内容的广泛性。基建档案中，各种工程项目记录涉及地质、建筑、环境、节能、绿化、给排水、电信、消防、人防等多个专业领域。同时，基建档案中也记载了与工程建设息息相关的众多单位，包括设计单位、建设单位、地质勘探单位和施工企业、建设企业、监理单位，以及对项目进行监管的行政事业机关，在项目建设中都会形成文件和记录，基建档案中都有相关的记录。
2企业基建工程档案的收集、管理
2.1完善企业基建工程档案收集与管理制度
首先，做好归档前的准备工作。施工期间安排时间对企业基建工程档案兼职档案员及相关基建工作人员进行档案专业方面的培训，保证归档文件齐全、完整。档案科专职人员定期检查督促，并保持和兼职档案员的有效沟通和联系。其次，做到工程的施工与归档材料的收集同步，并严格按照企业基建工程档案分类方案及归档范围做好归档工作。根据实际情况不断地完善归档范围，简化归档流程，合理构建归档框架。另外，充分发挥企业基建工程档案兼职档案员的作用。平时主动联络档案员，经常沟通，注意收集施工各阶段的归档资料，提醒基建工作者平时注意基建档案的收集、保管。继续坚持每个施工阶段归档文件的收集都责任到人，即在施工过程谁负责哪项基建工作谁就得保证所管工作归档材料的齐全完整。
2.2建立健全企业基建档案信息数据库
现代企业的建设与发展，还需要对先进技术和相关文件资料的档案管理工作保障基础建设与发展的资产和资源。企业基建档案管理工作是基于企业相关人员在进行企业规划建设时资料信息的归纳和分析，通俗地说就是将企业在建设过程中所产生的数据信息进行后续的整理归档。如何有效落实企业基建档案信息发展，应当做到以下几个方面：第一，企业应结合自身发展情况和时代发展的要求，建立健全企业基建档案信息数据库，将企业的档案资料进行规范化管理和数字化处理，促进企业基建档案信息化管理在互联网背景下更加科学、高效和全面地进行。第二，建立健全企业基建档案信息数据库之后，还要加强对数据库的监督管理工作，及时更新数据库中的档案信息，以期更好地提供信息化档案管理服务。第三，建立健全企业基建档案信息数据库与企业基建档案安全信息化管理体系，同时避免数据库信息化管理过程中出现病毒入侵的问题，提高企业基建档案信息化管理的安全性。
2.3全面落实基建工程档案立卷归档工作，保证标准性
在基建档案管理中，档案立卷通常发生在档案资源收集齐全之后，文书档案管理机构与相关管理部门结合档案资料类型进行针对性管理，完成编目与装订工作，成卷之后形成完整的基建工程档案资料。从流程上分析，基建工程档案立卷归档管理需要分步进行。第一，要对档案卷宗进行全面、谨慎的审核，考察档案完整性，剔除不合范围的文件，检阅档案文件的联系性，将无关内容及时挑出，归置适当卷宗。同时，要对卷内文件排序进行检查，及时进行调整，维护档案文件之间的有效联系，保证所有文件得到合理归档。第二，编制案卷软封面。案卷在调整之后，要进行封面的编制，保证封面内容与预立卷的卷宗内容的一致性，同时，结合调整内容，保证标题的准确性。第三，对检索工具进行优化。从概念上分析，档案索引主要是依托某种办法，采取固定格式进行编制，形成查找目的档案资料的工具。针对完成的立卷，要进行编制，合理利用检索工具，维护整个归档工作的有序进行，保证高效性。通常情况下，索引目标使用较多，加之计算机的支持，可有效提高检索效率。第四，做好案件排列与上架工作，保证档案资料的系统性与关联性。第五，落实档案资源入库保管工作，实现统一管理，避免档案资源遭受损毁，保证档案使用的安全性与及时性。
2.4跟踪管理，确保资料真实有效、齐全完整
基建工作一般都是任务重、时间紧，在项目建设中，往往只重视工程建设，忽略文件资料的收集积累。项目建完后回过头来再想收集，方感到东完西缺，无法弥补。对项目跟踪管理，及时预立卷，全面地收集基建材料，是基建工作的一项重要内容。档案工作要求“三纳入”“四参加”“四同步”制度。首先，档案管理工作要受到领导重视，将档案的收集工作列入基建项目管理的基础工作之一，形成的文件资料，及时收集和保存。其次，基建工程涉及的单位繁多，包括建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等，不同的主体都会产生不同类型的档案材料，因此要注重各个参建单位档案的收集。再次，档案工作要参加基建工程项目的竣工验收，必须与建设项目竣工验收同步进行，把好工程档案质量关，并且要形成档案验收报告，将存在的问题限期整改，全套档案资料于工程验收后三个月内向本单位档案部门移交。最后，要设专人来收集整理资料。基建项目管理是一项庞大且具体的工作，档案管理人员不仅要具备档案管理的专业知识，还要对基建项目流程有一定的熟悉度，这样才能做好各方面工程项目的及时跟进与文件管理。
3基建工程档案的利用
为了保证基建工程档案管理工作能够与时俱进，先进的档案管理模式与手段是根本。要结合基建工程项目实际，以工程的程序为依据，遵守管理要求，保证档案管理工作能够按部就班地推进。基建工程各个环节之间都呈现紧密联系的特征，一旦某一环节的收集工作出现问题，就会影响整个档案资料的完整性。为此，档案管理部门要善于对档案收集全过程进行监督与跟踪，尤其是要做好相关培训工作，构建针对性指导，促使工作标准得以落实，为档案有效归档提供保障。此外，要重视立卷质量的提高。鉴于基建工程档案管理流程的复杂性，要落实好档案分类、编号、组卷以及保管工作，保证档案规律得以遵守。立足信息社会，档案资料数字化建设不可阻挡，强调文字、图像等多种形式档案资料的高效转化，借以维护档案的完整性与可靠性。如需现场作业参考,也可履行签字手续后复印。从事档案管理工作以来，在档案利用方面,积累了一些经验。
结语
综上，立足基建工程档案管理工作，档案信息资源共享成为目标，强化档案资源利用价值的发挥，是整个基建行业维护知识产权与专利的根本。基于此，要做好档案资源保密工作，增强保密观念，以互联网技术为依托，积极构建信息共享平台，贯彻档案信息化动态化管理模式，力求立卷归档流程的科学性与有序性，依托高素质的管理队伍，提升基建工程档案信息资源共享水平，为基建工程档案的应用创造优质条件，推动基建工程行业实现稳定与可持续发展。
参考文献
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