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论采购库存ERP实施的必要性及应注意的问题

发表时间：2020/3/3 来源：《电力设备》2019年第20期作者：刘伟

[导读] 摘要：现如今，科学技术的不断创新，人们对采购和库存管理工作有着更高的要求。尤其在当前的信息化时代背景下，需要企业利用信息化软件优化采购与库存管理工作，加强信息的共享，提升工作效率。

        （国网河北省电力有限公司平山县供电分公司河北石家庄 050400）
        摘要：现如今，科学技术的不断创新，人们对采购和库存管理工作有着更高的要求。尤其在当前的信息化时代背景下，需要企业利用信息化软件优化采购与库存管理工作，加强信息的共享，提升工作效率。
        关键词：采购库存ERP实施；必要性；应注意；问题
        引言
        采购及库存管理作为整个企业管理活动中不可忽视的环节，应通过科学的手段管理、全面的计划均衡、准确的控制协调，推动此项工作的有序开展，以保障企业生产流程的顺利进行。
        1EＲP环境下采购和库存管理的相关概述
        1.1EＲP环境下采购和库存管理的原理
        EＲP技术面向制造行业的各类物资材料，能够对采购进行一体化管理，实现资源的有效审核。企业应用EＲP能够充分发挥自身的资源优势，提升产品生产的经济效益。目前，我国各类企业都在积极利用EＲP技术进行供应链管理，降低原材料的采购价格，压缩生产成本。EＲP系统能够围绕企业的产品生产需求对供应商进行综合的分析，选择最佳的产品采购方案。企业的采购人员利用EＲP系统能够随时随地更新产品数据库信息，了解各类物资采购的跟进情况，及时对原材料供应商进行沟通，保证各物资采购工作有序进行。EＲP系统能够为企业的采购人员提供完善的供应商信息，让采购人员能够进行充分的选择，有利于产品供应链的优化。EＲP系统能够解决传统库存管理方式存在的问题，有效加强对库存各环节的控制。技术人员在EＲP系统中设置了安全库存、积压期限、最高库存、批次跟踪等参数，能够对库存进行有效的动态把控，可以使管理人员从繁忙的审核工作中解脱出来，节省了不必要的人力成本。EＲP技术能够为库存管理人员提供更加科学完善的技术解决方案，保证各类产品能够有序管理，降低存库积压，节省管理成本，提升企业的经济效益。
        2实施采购库存ERP时应注意的问题
        2.1做好ERP系统实施前的咨询、调研工作
        咨询就是通过管理咨询专家对企业当前管理中的薄弱环节及存在的问题进行诊断与分析，重新设计业务流程，调整组织分配；调研就是搞清企业生产与供应链构成、服务需求、ERP软件产品特点和其成功案例与未来变化特点等情况，明确企业生产发展所需解决的问题与难点，选择适合企业需要的模块，与企业现有的管理流程对接，为科学的决策与管理提供参考依据。
        2.2出台具体的管理办法，确保数据真实准确
        科学可行的管理办法是企业开展各项工作的前提与保障，也是使用ERP系统应遵循的思路，可以使企业在开展具体工作的过程中有章可循，通过统一标准、明确要求，增强全体员工的责任意识。通过管理办法的进一步落实，员工在采购、库存、生产、财务核算管理各个流程的执行时效与精准度得以提高，确保库存数据的真实、财务核算的准确。
        2.3提升企业员工对ERP系统的使用与管理水平
        大多数员工对于系统的了解与使用仅限于公司的要求，对于ERP系统的运行情况与管理手段未进行详细的了解，缺乏主动使用并提请运维部门开发系统新功能解决问题、提升工作效率的积极性。这些问题都会对企业实施ERP采购和库存管理造成影响，难以实现ERP系统的管理效果。需要企业从宏观、微观两个方面对全员进行ERP系统的宣传与培训，使员工既能从公司角度了解ERP系统推行的意义，又能了解本岗位操作对于全公司系统使用的关键作用，主动使用系统并能提出合理化的建议，确保ERP系统相关模块的及时完善，实现与公司管理目标的高度契合。

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        2.4拓展系统功能，优化业务流程
        实现ERP系统的高效化使用，需要将企业内部的业务流程进行合理的调整与改进，使之与ERP管理信息系统相吻合，最大化的发挥系统作用。现阶段，企业业务流程混乱与繁琐、管理方面的诸多不足都会对ERP系统的使用效果产生影响。因此，企业管理人员也应对企业管理机制进行科学的梳理与分析，思考如何将ERP管理系统与企业的业务流程有机结合，剔除不合理的环节和程序，发挥管理的最佳效果，为企业创造更大的利润与价值。
        3完善EＲP环境中企业采购和库存管理的有效途径
        3.1加强供应商管理
        由于供应链对于制造企业有着非常重要的影响，因此企业的管理人员需要提高对供应商管理的重视程度，要结合产品的生产特点和市场战略布局，加强与供应链上下游的合作关系，积极进行资源整合，建立战略伙伴关系，实现利益共享、风险共担的双赢局面。企业的采购管理人员应当定期与供应商进行沟通与联系，要对市场中各类供应商围绕行业资质、厂家规模、产品质量等情况进行综合排序，要及时清除数据库中排名落后的供应商，避免在交易的过程中，出现质量问题、合同纠纷等不必要的麻烦，影响企业正常地生产运营活动。采购人员需要利用EＲP系统简化分配的工作量，要对供应商信息进行定期的维护，加强信息的共享，利用相关的模块功能，跟踪物料的供应情况，进行相应的把控。
        3.2降低运营成本
        企业应当制定科学完善的采购制度，并且要注重制定的执行效果，在没有采购计划的时候，不能发生采购行为，要保证采购活动从申报到落实各环节都需要经过严格的审核，尽可能减少人为的干预，避免由于采购行为的盲目性，采购一批不需要的原材料，加重企业的运营负担。另外，企业的管理人员需要对采购活动中产生了各项数据进行有效的保存和管理，需要及时录入到数据库中，为后期的采购活动提供相应的参考依据，避免出现合同纠纷时，缺乏原始资料。相关负责人需要重点关注各类原材料的最高限价，在新增订单的时候，需要以最高限价作为参考，避免成本超出预算水平。相关负责人需要将采购数据导入到EXCEL表格中，根据各类物料进行综合排序，从多个方面筛选出不合理的情况，要尽快对原有的采购计划进行优化协调，在了解价格之后经过审批采购能够进行具体的采购工作。另外，相关负责人需要围绕筛选结果判断订单的必要性，如果发生相应的采购行为，会造成库存的严重积压，需要额外支出数额较高的管理费用，那么采购行为就没有发生的必要，需要尽快撤回。对于库存资金大的物料，如果发现长时间不使用，或者采购订单数量远远大于使用数量的，都将做出合理的采购调整并告知采购员。
        3.3加强员工的培养，提高数据的准确性
        很多企业员工由于职业水平较低，在利用EＲP系统进行采购和库存管理过程中，存在很多的不规范，并且一些员工责任意识缺乏，难以保证数据精准程度，这就给EＲP的正常运行额外带来了不小的困难。企业应当引入相应的培训机制，促进相关岗位的工作人员能够积极学习EＲP系统的使用技巧，提升自己的职业能力水平。另外，企业应当定期对EＲP的使用情况进行抽查，要了解各岗位的业务流程，鼓励进行工作的优化创新。为了配合EＲP系统的高效应用，企业需要出台相应的配套措施，要制定完善的奖惩机制，一旦出现不必要的人为操作人员，就需要进行相应的问责，提高工作人员的思想重视程度。各部门应当定期进行工作汇报，严格落实相应的管理制度，保证数据的准确性。
        结语
        综上所述，ERP系统的使用可以使原本粗放、迟滞的业务流程变得高效，帮助企业及时解决当下管理过程中业务流程复杂、管理方式单一的弊病，使企业采购和库存管理工作步入正轨。企业管理人员应结合企业现有的发展情况进行积极的调整，使ERP系统更好的服务于企业，实现采购与库存管理水平、企业盈利能力的全面提升。
        参考文献：
        [1]袁华伟.ERP模式下的采购及库存管理系统设计与实现[D].东北大学，2018.
        [2]唐勤.浅析ERP系统在企业财务管理中的运用[J].现代商业，2019（08）.