探究人力资源档案管理的影响因素与建设对策 王燕萍

发表时间:2019/11/7   来源:《基层建设》2019年第23期   作者:王燕萍
[导读] 摘要:人事档案是企业进行人才培养、选拔、任用、调配的重要依据,档案管理更是促进人力资源开发与利用的重要保障。
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        摘要:人事档案是企业进行人才培养、选拔、任用、调配的重要依据,档案管理更是促进人力资源开发与利用的重要保障。但是,在当前的人力资源档案管理中还存在着一些影响因素,制约着其职能任用的有效发挥。因此,必须针对这些影响因素提出相应的改进策略,从提高人员档案管理水平这一角度出发,促进企业人力资源管理水平的全面提升。鉴于此,本文将人力资源档案管理的影响因素与建设对策进行探讨,以供参考。
        关键词:人力资源;档案管理;影响因素;建设对策
        引言
        随着我国人事制度改革力度的不断增强,企业单位的人力资源档案管理工作的开展也显得更为重要。人力资源档案管理工作的开展能够为企事业单位的发展提供重要的人力资源基础,为企业在新时期中的发展提供重要的人力资源保障。因此开展人力资源档案管理工作对企事业单位而言,将会产生重要的积极作用。下面我们详细分析一下,新时期提升人力资源档案管理工作的对策。
        1人力资源管理与人事档案管理关系
        人力资源管理中的职能均与人事档案息息相关,科学合理的人事档案可推动人力资源开发,并为其提供诸多信息,要及时发现可造性人才,尽可能避免人才压抑,不可埋没人才;合理的人事档案管理可达到人力资源信息共享的目的,并使得部门间、组织间的人才合理流通,不可出现人才被积压的问题,或是用非所学的问题,为组织发展提供适当的人才资源。人事档案管理的科学健全可为人力资源管理工作提供良好的依据,从而为企业提供相应的规章制度,企业应根据档案实际内容反映其综合素质,再结合企业自身发展情况,选择合适的人才,提高用人有效率。人事档案管理及人力资源管理工作是有机结合的,这两者是密不可分的,更是共同发展的。人力资源管理工作与人事档案提供的信息资源息息相关,这则说明人事档案管理质量与企业人力资源管理息息相关,且直接影响着企业于市场上的竞争力,确保企业的可持续发展。
        2人力资源档案管理的影响因素
        2.1管理制度不完善
        目前,很多企业或者单位都缺少一套完善、科学、极具约束力与可操作性的档案管理制度。导致档案管理工作缺少必要的制度支撑,整体工作状态陷入到个种混乱之中。例如档案内容不完整、缺乏真实。其中,最常见的问题是出生日期时而按照公历,时而按照农历,其结果相差一个月左右;参加工作的时间也不准确,有的按插队开始计算工龄,有的则按照招工时间计算,这两种算法会导致相差一年甚至几年;还存在学历材料不完善的情况,这一问题在高学历人才的档案管理当中比较常见,例如硕士或博士研究生缺少专家推荐表;同等学历申请硕士、博士的人员缺少全国英语和专业综合水平考试成绩合格证书复印件等资料。这些不健全的人事档案,导致档案的基本利用价值大打折扣。
        2.2人员素质不过关
        人力资源档案管理工作对工作人员的专业知识水平、岗位技能、责任心、工作态度、学习能力等方面都具有比较高的要求。但是,目前真正具备高素质、高水平、责任心较强的档案管理人员数量并不多,很多档案管理人员在综合能力素质方面并不过关。有些企业或单位的人力资源档案管理工作甚至是由其他岗位人员兼任的,他们并不具备从事档案管理工作的相关资质;有的档案管理人员年龄偏大,难以接受新鲜事物,工作方法陈旧落后。尤其在当前的信息化时代,如果档案管理人员无法熟练操作计算机系统以及档案管理专业软件的话,则难以实现档案资料的数字化与信息化管理。
        2.3档案资料缺乏规范性
        档案材料并不具备相应的完备性与规范性,这亦是人事档案管理工作中最关键的问题。现代许多企业档案材料非常分散,内容亦是诸多雷同,或是许多档案材料中存在虚假与抄袭的问题。加上许多档案材料中关乎诸多政治历史材料,可体现出管理人员的专业业绩与个人特长的资料非常缺乏,考核能力偏低,导致个人自我表演语言多,但实际性内容少。


        3人力资源档案管理工作的优化途径
        3.1加强建设人力资源档案管理的现代化和信息化
        新时期下,人力资源档案管理的现代化是开展人力资源档案管理工作和促进企事业单位人事制度改革与发展的重要需求,同时也是我国实现社会主义现代化事业的重要组成部分,为了使所开展的人力资源档案管理工作更好地适应企事业单位发展所产生的客观需求,这就要求人力资源档案管理部门,进一步提高自身的工作效率,及时准确地输入人力资源档案信息,充分提高人力资源档案信息的时效性。如果想要切实提高人力资源档案管理工作效率,那么这就需运用计算机技术来辅助人力资源档案管理工作的开展。利用先进的计算机技术和扫描仪设备,将人力资源档案资料输入到计算机内,运用现代化的技术手段,实现对人力资源档案文字、图片以及声像等数据信息资料的处理,实现人力资源档案纸质资料和数据格式的并存,根据相应的需求,实现对人力资源档案内容的快速查询,以此来保证人力资源档案管理工作的高效进行。
        3.2做好立卷归档工作
        实现档案管理工作的标准化,就是为了将档案的使用价值发挥到最大,而立卷归档工作就是其中最为关键的工作环节。在立卷归档工作开展中,首先需要做的就是将所有的案卷进行归纳整理,这是实现档案管理标准化、规范化的初步工作。其次需要做的就是对案卷的重新组合,重新组合就是为了将一些内容混杂、组卷过厚的案卷进行重新组卷。最后就是需要结合实际的工作状况,规范著录工作,在著录过程中要全面地做好初始基础工作。
        3.3加强有效的人事档案分类系统建立
        应根据实际情况建立适当的人事档案分类系统,更好的充实档案内容。传统人事档案管理工作过程中,人事档案内容要以干部人事档案标准分类。以现代人力资源管理新观点充实档案内容,促使其更深层的反映工作人员的具体情况。人事档案内容收集要强调动静结合与纵横结合,从而将定量及定向充分结合,而动静结合强调动态信息的及时更新与补充,要定期对档案进行严格鉴定,并及时清除其间无价值的材料。人事档案可反映一个人的历史,且更能反映一个人的现实,深层反应一个人的思想水平及其政治态度,且能反映出一个人的学识、性格与工作能力。人事档案管理者应强调个人综合能力资料的收集,定量和定性结合则强调人事档案内容既定的结论,且应包含定量描述,以此提高人事档案信息利用率,并为现代人力资源管理工作提供参考依据。
        3.4强化培训,提高档案人员的专业素质
        档案管理工作的好坏,标准化的管理工作能否正常开展,档案管理人员的素质是关键因素。想要实现档案管理工作的标准化建设,就必须要在提高档案人员的专业素质上下功夫,要加大培训力度,培养既熟悉档案管理工作又拥有专业计算机技术的复合型人才。
        结束语
        在当前的人力资源档案管理工作中,存在着诸多影响因素,在很大程度上制约着人力资源管理水平的全面提升。对此,要充分挖掘各类影响因素,有针对性的提出改进措施,从根本上提高档案管理的整体水平,为企业培养人才、任用人才提供参考信息,促进企业人才队伍的不断壮大。
        参考文献
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