关于工程项目管理中电子文件管理的探讨

发表时间:2019/4/9   来源:《信息技术时代》2018年8期   作者:王丽庆
[导读] 在工程项目管理中,电子文件管理至关重要,因为它能够记录工程项目的许多细节,这正是工程项目合同签订和控制的关键,但是电子文件的管理难度较大。为了提高
(山东海吉雅环保设备有限公司,山东 枣庄 277500)
摘要:在工程项目管理中,电子文件管理至关重要,因为它能够记录工程项目的许多细节,这正是工程项目合同签订和控制的关键,但是电子文件的管理难度较大。为了提高企业对电子文件管理的重视程度,使电子文件管理工作更加系统,本文重点分析了电子文件管理的优势和劣势,并提出了加强电子文件管理的策略。
关键词:工程项目管理;电子文件;管理

 
        引言
        工程项目是一项系统且精密性较强的工作,在工程项目管理中,科学的电子文件管理,能够有效提升工程项目管理的质量,优化工程项目管理的水平,同时还能够保障工程合同等要素的完整。相比纸质文件,电子文件在管理实践中,因网络安全及存储安全等因素,往往会出现电子文件失窃、篡改等风险。因此,在工程项目管理中,必须着重优化电子文件的管理水平,全面提升电子文件的整体管理质量,确保工程项目管理的效益。
        1工程项目管理中电子文件管理的优势与劣势
        1.1优势
        1.1.1占用空间小,存储能力强
        工程项目管理作为一项系统化、精细化的管理工作,必然会产生庞大的数据。如果没有或者不使用电子文件管理,那么如此庞大的数据只能通过纸质文件呈现,要使用很多纸质文件才能达到详细记录的目的。纸质文件会占用大量的空间,保存起来也非常麻烦,不但需要专门的仓库、专门的设备,还需要专业人员进行护理,一旦纸质损坏、受潮,珍贵的数据就会遗失,很难恢复。在节省空间和存储能力方面,电子文件管理拥有纸质文件管理无法比拟的优点。
        1.1.2检索便捷,重复利用
        纸质文件不但占用的空间大,检索起来也极不方便,必须要花费大量的人力、物力。使用电子文件检索可能只需要几分钟,同样的内容,要在纸质文件中检索,大概需要查找几个星期,甚至几个月。大量花费时间精力不说,如果遇上特别紧急的情况,后果不堪设想。在检索的快捷性上,电子文件管理也远远超越了纸质文件。在利用率上,电子文件也略胜一筹。纸质文件虽然也能相互传阅、重复利用,但由于纸质文件中的数据载体是易损坏的纸张,数据的保存时间必然是有限的,而电子文件却可以不限次地传播。纸质文件由于受数量限制,无法实现同时多人共享(如果通过增加纸质文件数量达到了多人共享,势必要占用更多的空间),但是纸质文件却可以利用复制功能和互联网同时多人共享。尤其对于设计院来说,已归档图纸的重复调晒使用率非常高,多个项目同时使用一套图纸的情况十分常见,如果使用纸质的硫酸图纸进行复晒无疑会提高抽图人员的重复工作率,并且不停复晒会导致原图磨损。同时,电子文件可以直接打印蓝图或白图,从而可以有效提高工作效率,再加上能够保存原图,可谓一举多得。从目前信息化的程度来看,电子文件存档也是大势所趋,从横向和纵向来看,电子文件的利用率更胜一筹。
        1.1.3展示方式多,传播效果好
        在工程项目管理中,纸质文件的展示方式非常有限,除了突出颜色、文字、风格等视觉效果,几乎别无他法。但是通过电子文件管理,则可以以动态的、更加多样的方式展示数据和信息,如音频、视频、动画等,与纸质文件较为古板、传统的展示方式相比,显然更容易引起人的注意,也会取得更好的传播效果。
        1.2电子文件管理的缺陷分析
        工程项目是系统且复杂的,这决定了它的文件类型、文件数量、文件内容等也是繁杂的。电子文件管理虽然占用存储空间小,但也具备一定的缺陷。一方面,电子文件的来源较为复杂。传统的纸质文件可以落实到工程项目的某个部门,以部门为纸质文件的呈送单元。

但电子文件却更加细化,工程项目各个部门、各个人员都会产生大量的电子信息,这使得电子文件的来源特别繁杂。另一方面,电子文件的信息容易损毁,且容易被篡改。在电子文件的管理中,因管理人员的信息意识淡薄、网络安全漏洞等问题,经常容易造成电子文件的损毁或失窃。
        2工程项目管理中电子文件管理的策略
        2.1电子文件的鉴定
        在工程项目管理中电子文件的类型及内容是多样化的,为从基础上提升电子文件管理的水平,应该做好电子文件的鉴定。一方面,电子文件的管理人员需要对电子文件做好严格的审核与检查,以确保文件管理前的完整性和精准性,避免后期电子文件管理中的诸多问题。同时,对于电子文件的审核与检查,并不是随便委托行政人员就可以,一定要具备工程技术资质的专业人员。通过他们的专业检查,能够及时发现电子文件中存在的问题,能够在电子文件归档与存储前,就解决其中存在的格式问题、内容完整与否等问题。另一方面,在电子文件的管理过程中,信息技术人员的作用也不容忽视。信息技术人员是电子文件的技术“把关人”,他们能够精准判断电子文件的格式是否与系统内要求的格式保持一致,这直接关系着后期电子文件的归档、分类及检索。在实践过程中,因电子文件格式错误,造成电子文件无法被读取,无法被检索,直接影响着电子文件的利用效益。因此,信息技术人员应该确保工程项目电子文件的可存取性、可处理性和可操作性。
        2.2加强电子文件归档管理
        (1)文件归档务必要准确合理。为了方便以后对文件进行检索利用,文件归档务必要准确合理,否则会为后期检索带来不必要的麻烦。电子文件储存应该按一定的分类进行,不能归错类,比如本应为烧结类项目被归入环保类,那么在检索烧结类项目时就会出现信息空白,而在检索环保类时又会出现大量烧结类的信息,增加了检索难度。无论是哪种情况,都会降低工作效率,令检索者产生焦虑心态,丧失对电子文件管理的信任和好感。(2)建立局域网。为了保证信息安全和便于高效检索,在进行信息归档时,工作人员务必要设置权限,公司也应在工程项目管理部门建立局域网,一方面便于电子文件在各个部门之间传输,另一方面可以禁止外网访问,保证公司机密和数据安全。特别对于一些重要信息而言,例如涉及公司知识产权的核心技术、公司的专有技术等,如果无法有效防止外网访问,信息可能被不法之徒盗窃,公司技术也会泄露,造成重大损失;更有甚者,电子信息可能会被不法之徒进行篡改而公司毫无知觉,使公司在不知情的情况下蒙受损失。
        加强电子文件管理
        如果说电子文件的鉴定和归档是电子文件有效、安全利用的基础,那么电子文件的管理就是日常生活中随时影响着电子文件的安全和使用的一举一动。电子文件的日常管理是电子文件管理过程中所费功夫最多、花费时间最长的一环,从电子文件经过鉴定后归档开始,电子文件就开始处于日常管理中,即使在鉴定和归档中做得再好,如果忽略电子文件的日常管理,电子文件仍然得不到安全保障和高效率利用。加强电子文件管理要做好以下工作。首先,工程项目工作人员在访问电子文件相关网页时要使用局域网,避免使用外网以防止信息外泄和信息损失。日益发展的科技在造福人类的同时,也被不法之徒当作利刃从事不法行为,如果载有重要信息的电子设备同不安全的网络相连,可能导致设备中毒、信息被盗。其次,重要信息务必多次备份,同时管理好信息的使用权限,避免无关人员浏览信息导致信息外泄。再次,在电子文件日常管理中,要做好电子文件的保密、防盗工作,如果必须外部传阅,务必要注明版权。
        结语
        工程项目管理中电子文件管理是非常严谨的工作,在电子文件的管理实践中,应该结合电子文件管理的要求及目标,理清电子文件管理的优势及劣势,同时采用科学的管理方式,有效提升电子文件的管理效益,全面优化电子文件的管理质量。
参考文献
[1]潘磊,董萌然,工程项目管理中电子文件管理的探讨[J],消费导刊,2017(11).
[2]索毓.工程项目管理中电子文件管理的探讨[J].智能城市,2018(4)
 
 
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