寄养儿童档案管理科学规范

发表时间:2017/3/16   来源:《科技中国》2017年1期   作者:彭纯玲
[导读] 家庭寄养是社会发展的产物,是一种能够让中国近百万孤残儿童更好的生活与成长的照料方式。

菏泽市社会福利院  山东菏泽  274000

摘  要:家庭寄养是社会发展的产物,是一种能够让中国近百万孤残儿童更好的生活与成长的照料方式。而寄养儿童档案管理工作,是福利院工作中十分基础,又十分重要的一个环节。在当前的工作环境下,寄养儿童档案管理形式更加丰富,利用纸质档案和电子档案相配合,能够提高工作效率,并给寄养儿童提供一个更为健康安全的寄养环境。
关键词:寄养儿童;档案管理;科学;工作,规范
        1.纸质档案管理
        纸质档案的管理是寄养儿童档案管理工作中十分重要,并且是最为基础的一个环节。即使在科技发展日新月异的今天,纸质档案的许多功能已经被电子档案分担,但其仍然具有电子档案不可替代的特点。福利院应当认真进行寄养儿童纸质档案的制作和管理工作,将包括儿童个人信息、寄养家庭信息以及寄养家庭的申请资料等文件妥善保存。
        1.1个人资料
        寄养儿童个人的档案主要包含三种资料。首先,是每年一次的体检报告,从儿童进入福利院开始直至儿童进入寄养家庭期间的化验单、检查报告等都包括在内;其次,是儿童在福利录要详细记录儿童生病情况,保存好出住院的证明以及治疗期间儿童的服药情况;最后,是对儿童个人情况的详细记录,包括儿童的成长情况、运动机能和学习能力等,如有残疾,具体的残疾类型以及残疾程度都要做具体的说明。福利院各科教师以及医务管理人员也应当对每名儿童均进行具体的、系统的评估,以此判断儿童适合寄养的家庭环境,对寄养家庭提出相应的要求。                                                                                                                                
        1.2寄养家庭资料
        寄养家庭资料主要包含四个方面,首先,是寄养家庭的申请表。在申请表内,寄养家庭应准确填写申请家庭的实际情况,详细阐述申请寄养的理由及愿望,并随申请表附上寄养家庭所在地区居委会的证明,证明需盖章;其次,是寄养家庭的体检表。寄养家庭成员的健康状况是其是否符合寄养条件的决定性因素,所以,有寄养愿望的寄养家庭成员必须去三甲以上正规医院进行身体检查,保证家庭成员没有传染性疾病和精神疾病等对于儿童健康成长发育有害的疾病。体检合格后,应当将体检表放入寄养家庭档案中进行后续考量;再次,是寄养家庭考察表,在初步审核通过后,福利院应当去到申请寄养人的家中,进行实地考察,核对申请寄养家庭的情况,对家庭情况及家庭成员进行进一步的了解。包括家庭经济状况、家庭环境和卫生、就学就医条件等,并收集邻里对寄养家庭的评价等,将这些信息汇总在一起,建立寄养家庭考察表。最后,福利院应提供寄养协议以及委托书,先与通过考核的寄养家庭签订三个月的寄养合同,三个月后再次对寄养家庭进行考核,通过考核即可正式将儿童交给家庭寄养,签订正式协议。



        1.3成长记录资料
        在儿童来到寄养家庭之后,寄养家庭应当及时将儿童情况反馈给福利院,福利院也应当定期进行寄养家庭走访工作,并将走访情况进行记录和打印,放入儿童档案中。除此之外,成长记录资料中还应当包括儿童的照片、获奖证书的见证儿童成长的材料,给每名寄养儿童整理出一份独一无二的专属档案。
        2.电子档案管理
        在档案管理智能化的今天,电子档案的优势更为明显。利用电子档案管理系统,福利院能够能快的发现问题儿童,进行数据分析,对儿童的成长进行健康的干预。在儿童进入寄养家庭之后,合格的电子档案管理工作更是可以让福利院对寄养儿童进行各位全方位的跟踪和记录,及时了解寄养儿童情况,负担起肩上的责任。
        2.1家庭记录系统
        家庭记录系统中包括寄养家庭的详细资料以及寄养儿童的详细资料,寄养家庭的资料应当至少包括寄养家庭的详细地址、收入、电话,以及家庭成员的姓名、性别、年龄、职业、学历、身份证号码等;寄养儿童的资料应当至少包括其姓名、性别、年龄、健康情况、残疾情况、出生、入院以及寄养日期,以及儿童在福利院期间负责教师的姓名和联系方式等。在此基础之上,家庭记录系统负责儿童及寄养家庭之间的配对与对接,工作人员在数据库内将儿童与家庭进行配对,配对之后,可以在寄养儿童的资料页查看寄养家庭的资料,也可以在寄养家庭的资料页查看寄养儿童的资料,并且系统会自动计算儿童在此家庭寄养的时间等。如果因为某些原因儿童需要离开原寄养家庭,进入新寄养家庭,工作人员应当及时在家庭记录系统中对寄养儿童的寄养信息进行更改,重新配对,并记录更改原因。儿童不再寄养之后,系统应当将以上信息进行打包,放入指定位置进行隐藏。
        2.2成长记录系统
        电子档案要及时对儿童的成长情况进行详细的记录。首先,要做好儿童的健康记录,在福利院进行的每一次体检,其数据都要如实录入数据库,并利用数据库的分析功能对每一名儿童的健康状况进行图表分析,掌握儿童的身体健康状况和发育状况,从而更好的发现有问题的儿童,并采取针对性的治疗措施;其次,要对儿童进行科学的脑瘫评估记录,记录应当包含大肌肉、小肌肉、认知功能、言语功能、生活自理能力以及社会适应性等六个项目的评分。除此之外,数据应当对每名儿童的脑瘫评估纪录进行图表分析,清晰客观的呈现儿童进步或是退步情况;再次,数据库内应有福利院内正常进行学校教育儿童的学习成绩。学习成绩至少每学期录入一次,将每人每科的学习成绩录入进去,并分别进行横向和纵向的数据分析,打印成报告,对儿童整体的学习情况进行宏观掌握;最后,在儿童进入寄养家庭之后,福利院应当及时将寄养家庭的相关信息录入系统,在此基础之上建立家访档案,在系统内建立家访快速记录功能。除此之外,福利院要定期对寄养家庭进行考核,考核内容包括寄养家庭对孩子的教育情况、孩子的成长发育情况、心理健康情况等,并将考核结果记录在考核表内,录入系统,进行综合数据分析。
        2.3儿童记录系统
        儿童记录系统的功能包括福利院寄养工作的各类表格的打印和记录,包括寄养家庭通信录、寄养儿童家访情况表等,通过系统可以快速查询每个孩子的家庭情况。系统还应当对寄养儿童的个人情况进行汇总,包括学习成绩、健康情况和几样记录等等。
        无论是家庭记录系统、成长记录系统还是儿童记录系统,电子资料都有其自带的存储风险,福利院应当定期对系统内各项资料进行备份,并以光盘的方式进行保存,妥善放置在电子档案保存处。
        3.结语
        电子档案管理是在计算机技术快速发展中产生和运用的,他有着不可比拟的优越性也有着很多不足,因此我们要最大化的发展它的优势,竭尽所能的避免他的弱势。寄养儿童档案管理工作,是福利院工作中十分基础,又十分重要的一个环节。在当前的工作环境下,寄养儿童档案管理形式更加丰富,利用纸质档案和电子档案相配合,能够提高工作效率,并给寄养儿童提供一个更为健康安全的寄养环境。综上所述,随着科学技术水平的的日益进步,福利院也进入了智能办公时代,在寄养儿童档案管理工作中,电子数据库软件成为了中流砥柱,工作人员应当做好电子档案的管理工作,利用好电子数据库的功能,提高档案管理效率;同时不能忽视纸质档案的作用,正确认识纸质档案的优势,进行好纸质档案的记录和保存工作,将传统档案管理方式和新型档案管理方式相结合,实现家庭寄养工作的科学化、规范化发展。
参考文献:
[1]丁华芳,张永梅,《社区培力视角下孤残儿童家庭寄养实践研究—对G市3福利院儿童寄养工作的案例考察》[J],社会工作与管理,2015(04):23-25
[2]周璐,《孤残儿童家庭寄养工作中的问题和对策》[D],华东理工大学,2015(02):61-63
[3]王媛媛,《认知行为理论在社会工作个案中的应用—以某市福利院儿童寄养点为例》[J],2016(12):156-158


 

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