医院人事档案的信息化管理

发表时间:2016/4/14   来源:《健康世界》2015年17期供稿   作者:太春姬
[导读] 延边大学附属医院 133000 只有通过制定严格的规章制度并切实贯彻执行,才能使人事档案管理工作做到有章可循,从而形成有机的完整的人事档案管理信息体系。

太春姬
  延边大学附属医院  133000
  摘要:随着现代信息技术的高速发展,改变传统的人事档案管理工作方法,推进办公自动化、加强档案信息资源的开发利用迫在眉睫。要加强健全与完善医院人事档案信息管理系统,全面推进档案信息化管理,做好人事档案管理工作为领导的决策提供可靠的依据。
  关键词:医院;人事档案;信息化;管理
  1  医院人事档案管理是医院人事工作中的重要组成部分,它反应了个人经历和社会实践的重要记录,是其专业能力、工作业绩、科研水平等的重要反应,是开发人力资源的资料库。随着医疗卫生事业单位的人事制度改革和医疗卫生体制改革的深入,医院管理更趋向科学化和规范化。通过对人事档案信息的分析,总结医院的人才储备的整体状况,结合人事流动的档案信息,来预测医院人才的需求,做好人事档案的信息化管理工作,是医院人事档案管理走向现代化的必然趋势。
  2  目前医院人事档案管理现状  大多数医院人事档案管理仍然沿用传统的档案管理模式,注重历史性和过去时的记录、不具公共性和共享性、不能动态反映个人信息状况。在信息技术高度发达的今天,其局限性日益明显。
  2.1  档案管理意识淡薄  长期以来由于档案工作不能直接创造经济效益,因而在实际工作中出现档案管理可有可无的模糊认识,意识不到档案在人事管理工作中的重要性和必要性,只见直接,不看间接。
  2.2  归档困难  由于资料的变动(增加或更新),如年度考核、医德医风考核、学历变更等以及多卷相关档案同时查询的情况时有发生,就不可避免地发生归档错误。一旦出现此类问题,就有可能将上千卷档案从新整理,牵涉大量的人力、物力。归档的频繁,导致工作人员从事大量的体力工作。极大地影响了工作效率
  2.3  档案管理人员自身素质较低  人员配备不齐,在有些领导眼里,认为档案管理工作是照顾老弱病残的地方,什么人都能干,只是收藏一些资料,大部分都是半路出家,兼职人员多,变动频繁等现象在各单位普遍存在,这样势必影响档案管理工作的质量和利用。
  3  医院人事档案信息化管理的特点
  (1)提高档案管理工作的效率。


由于计算机的运算速度快,存储信息量大、计算精度高,可以及时给决策人员提供准确、全面、快速的人事资料和有关数据,使用计算机管理医院的人事档案,在查询、统计时既可避免手工抄写出现的失误,又可减轻人事管理人员的劳动量,节省时间,提高工作效率,数据查询又快又准。(2)提高档案信息的利用率。医院是人才密集型产业,其人事档案在医院领导者知人、认人、用人过程中有着重要作用。使用信息化管理医院的人事档案,其速度快、精确度高、贮存量大、功能多、通用性强的特点,可以及时给医院领导决策提供准确、全面的人事信息,极大地提高人事档案的利用效率。(3)延长档案原始材料的寿命。人事档案材料实现信息化管理后,档案信息的查询,以计算机查询为主,减少了因重复调档、阅档、摘抄等工作所造成原件磨损,有利于原始材料的完整保存,有效地延长了人事档案的寿命。
  4  健全与完善医院人事档案信息化管理体系
  建立健全医院人事档案管理体制  医院人事档案管理要适应新形势下医院发展的要求,充分发挥医院人事档案的资源优势,为更好地为医院选拔和使用优秀卫生事业人才提供真实可靠的依据。应做好以下几个方面:
  (1)努力提高档案管理人员的业务素质。档案管理人员业务素质的好坏直接影响着医院人事档案管理工作的质量。新形式下要不断提高档案管理人员的专业技术水平。掌握档案管理工作的新知识、新技术,学会使用科学的管理方法。医院要配备优秀的档案专业人员并不断加强对档案管理人员的培训。适应新形势的发展要求。
  (2)建立健全人事档案管理制度。人事档案管理只有通过实践的积累、研究的拓展,才能在一个较高的层面上架构人事档案管理信息的体系,并通过实践不断加以充实与提高,制定和完善行之有效的人事档案管理的各种规章制度,对档案的收集、整理、利用、保管等作出明确、具体规定。只有通过制定严格的规章制度并切实贯彻执行,才能使人事档案管理工作做到有章可循,从而形成有机的完整的人事档案管理信息体系。
  综上所述,医院人事档案管理工作也应与时俱进,运用现代档案管理理论与人事档案信息化管理系统,对人事档案实行动态化管理和维护,在完善档案管理制度约束下,配备专职的人员,加快档案的信息化建设,开发档案的利用价值,用人事档案人才资源库所提供的各种数据,对医院的各类人员情况进行动态的统计、分析和预测,有效地为医院的人才交流和医疗水平的提高提供可利用信息,为领导的决策提供强有力的保障。
  参考文献:
  [1]李晓玲:医院人事档案管理    人力资源管理  2011.7(8)
  [2]姜月仙:新形势下人事档案管理存在的问题及其时策[J].医学信息(上旬刊).2010(1)

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