试论企业档案收集工作的多维度转变

http://www.chinaqking.com 期刊门户-中国期刊网2021/7/27来源:《基层建设》2021年第13期文/覃艳
[导读]摘要:企业在新时期展开各项经营管理工作时,应当突显出档案管理工作的重要作用。

        哈尔滨飞机工业集团有限责任公司  哈尔滨  150060
        摘要:企业在新时期展开各项经营管理工作时,应当突显出档案管理工作的重要作用。本文重点结合档案收集工作环节存在的实际问题,研究结合时代发展特点制定多维度收集方案的可行对策。这需要确保各部门员工能够积极主动的配合档案管理人员完成信息数据的收集和处理等工作,为发挥档案资料的使用价值奠定良好基础。这涉及到对现代化信息技术的应用环节,要关注档案管理团队的先进工作理念及水平是否满足企业的可持续发展需求。
        关键词:企业;档案管理;资料收集;多维度
        档案管理工作的主要任务是对企业经营过程中产生的各类数据信息进行合理的分类处理,要确保档案资料的完整性和真实性,这就突出体现了档案收集工作的重要作用。
        1.档案收集工作的作用及现状
        在展开档案收集工作时,企业相关管理人员应结合目前工作现状,找到档案收集工作的目标和方向,合理展开工作创新研究。
        1.1作用
        收集档案资料主要是为了记录企业经营发展的实际情况,同时,科学收集和处理资料,可以为企业项目决策提供参考依据。可以看出,有序展开收集工作,是确保档案管理工作顺利开展的基础前提。而档案管理工作又与企业的可持续健康发展状况息息相关,所以,为了提升档案管理水平,发挥档案资料的使用价值,企业必须要安排专业工作人员有序展开资料收集工作,并应当要求各部门员工通力配合。
        1.2现状
        目前,档案收集工作存在的主要问题是:各部门之间的沟通交流渠道不畅通,其他部门的员工没有意识到自身工作与档案管理之间的联系,没有及时主动的完成对工作数据的整理以及传递,导致档案收集工作存在滞后性。再加上,企业经营规模的扩大,新时期的档案数据不断增多。传统的人工手动档案收集方式存在费时费力的问题,而且,纸质档案的管理工作和开发利用工作的难度比较大,这些都是现阶段企业需要解决的根本问题。
        2.档案收集工作途径的转变方案
        传统的档案收集工作是基于纸质档案展开的,在多维度的工作理念下,合理利用现代化技术,降低档案收集及处理工作的难度,发挥档案的使用价值,是企业正在研究的主要问题之一。这项工作可以先从档案收集途径的创新角度入手,研究解决问题的方法:
        2.1OA办公平台
        档案应与OA有机结合,在OA上尽可能发挥档案的作用。例如,OA办理的文件,可以无缝与档案管理系统对接,完成直接录入。再例如,在OA上开辟档案版块,用以公布档案的开发成果,以及上传企业的资料信息,成为企业的知识库。企业不仅应通过OA完善既有档案工作,展现档案成果,更应利用OA上呈现的企业全方位信息,以多维度的角度,确定档案收集的范围,拓宽档案的收集渠道,以实现归档更全、更好、更有质量的档案。
        2.2通讯软件
        在进行企业档案收集工作时,基于企业运营过程中会产生的数据信息比较多,而为了保证及时有序的展开档案处理工作,必须要优化档案的收集方式。比如,使用电子通讯软件,展开办公交流活动。目前使用频率较高的有:微信、QQ等软件,方便各部门将工作数据产生的变动,及时通过网络系统传递出来。新时期,通讯软件基于信息技术的发展进步,不仅可以用于传输文字信息,还可以传输音频、视频、图片信息。在档案收集工作中使用这类软件,可以保证档案资料的完整性。
        3.档案收集工作任务的角色转变
        传统的档案收集中,工作人员应当充分做好角色定位工作。这项工作需要结合档案管理工作的职能特点及具体工作流程进行综合分析:
        3.1建立良好的合作关系
        档案管理人员应当在日常工作中及时与其他部门的员工进行沟通交流,可以通过结合企业文化建设和政工活动,有效营造良好的内部工作氛围,让员工之间形成密切的联系。传统的收集工作需要其他部门完成对信息的初步整理,然后以纸质档案的形势上交给档案管理人员,展开归档处理的一系列工作。而新时期,在多维度的工作模式下,可以考虑利用信息技术构建网络工作平台,建立数据信息库,可以在产生数据信息的第一时间,就将工作数据上传出来。在此基础上,使用智能化技术对数据进行自动分类处理,可以有效减轻管理部门的工作压力。
        3.2发挥档案的使用价值
        以往档案管理人员比较注重于档案的存储管理问题,而基于企业经营过程中会需要运用到档案资料,所以,目前相关员工应当明确自身工作的服务属性,并重点在保证档案存储安全的基础上,研究发挥档案使用价值的方法。本文主要研究的是档案收集的工作,可以考虑将这项工作与企业形象宣传的工作融合在一起,通过交流沟通,将其向国资委、外交部、商务部等宣传的,但是不对企业内部公布的资料纳入归档范围。此外,中央电视台、新华社、人民日报等官方媒体对企业的报道宣传,也需要档案管理部门与有关部门的密切配合,才能收集齐全。这就表示,建立完善的资料收集管理体系,是新时期档案管理人员的基础工作任务。
        4.从档案收集处理时间的角度展开优化工作
        档案具有一定的使用期限,超过这个期限可能会造成档案失效的问题,导致档案资料无法为企业的经营管理工作提供可供参考的数据。基于此,在前期进行档案收集工作时,应当重点从时效性的角度出发,做好时间维度的管理工作。
        4.1突显时效性特征
        针对档案资料具有时效性的特点,在展开收集利用工作时,应当根据档案产生的时间进行分类,考虑结合现代化技术,转变时间维度的有效方法。例如,OA、微信、QQ中图片的展示,因为大小限制,会被压缩,如果不及时收集归档,可能照片的拍摄者删除了照片,那么就无法归档到照片的源文件。再例如,视频的归档中,仅仅归档最后的成片是很不专业的,就日后对企业视频档案资料的使用而言,也是远远不够的。在有条件的情况下,应该在归档视频的无压缩高清版本的同时,归档视频制作中的全部工程文件,即实现元数据的保存工作。
        4.2调整归档间隔期限
        企业惯常的档案收集模式,是每年发布前一年、前两年的文书、会计、科技档案的归档清单。但是,现代企业的归档量陡增,归档时效也要求更高,所以一年一度的归档清单已不适宜当代企业的自我发展需求。针对这个问题,企业可以考虑按季度,将归档清单的公布作为抓手。在以季度为单位公布档案归档清单时,档案管理部门也要承担文件材料中心的双重身份。将清单的文件及时收集到档案室,过渡性地提供文件材料中心的服务。一方面,继续发挥文件的第一价值,做到随用随取。另一方面,以档案管理工作需求为基础,完善文件的完整性。不仅要保证档案清单的完成度和高质量,也要确保视频、照片的工程文件和源文件的齐全统一,企业应安排专业人才开展各项收集处理工作。
        结语:
        在研究档案收集工作的多维度转变工作方案时,应当先从档案收集途径的角度展开研究,合理融入信息技术,建立OA办公平台,为信息录入工作提供便利。同时,应当结合常用的通讯软件,让各部门可以及时传递工作数据,保证档案资料的及时性。档案管理人员应明确自身的岗位职责,在研究创新工作方案的基础上,做好角色转变工作,及时维系好与其他部门员工的关系,拓宽数据收集渠道,重点要确保档案资料的时效性,调整档案归档的间隔期限,发挥出档案的使用价值。
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