大数据背景下企业档案管理工作的创新模式 陈晶

http://www.chinaqking.com 期刊门户-中国期刊网2021/7/27来源:《基层建设》2021年第13期文/陈晶
[导读]摘要:信息时代背景下,各个行业均呈现出了数字化发展趋势,融合了数据化内容,档案管理工作的精细化发展也需以大数据内容的合理应用为依据,需要分析大数据时代的发展趋势,结合自身优势状况、彰显大数据的特征及优势,从而为企业的高质量发展提供有益促进。

        航空工业哈尔滨飞机工业集团有限责任公司  黑龙江哈尔滨  150060
        摘要:信息时代背景下,各个行业均呈现出了数字化发展趋势,融合了数据化内容,档案管理工作的精细化发展也需以大数据内容的合理应用为依据,需要分析大数据时代的发展趋势,结合自身优势状况、彰显大数据的特征及优势,从而为企业的高质量发展提供有益促进。为此,文章将以大数据时代为背景,对企业档案管理工作创新的可行性模式展开探讨,为企业的发展提供可借鉴的数据信息,维持企业发展的可持续性。
        关键词:大数据;企业;档案管理;创新模式
        当前我国市场经济正处于深化发展的关键阶段,不仅企业发展空间更为广阔,同时也面临着严峻的外在压力与挑战。基于这一背景,企业档案信息管理及服务的需求不断提升。档案管理部门的职责是管理与利用档案信息,并为其他工作提供信息服务,因而必然要从转变理念、信息化建设提速、服务机制完善、拓展档案利用渠道几个方面实现工作模式创新,方能立于当前时代背景彰显档案管理工作在企业长效发展中的服务价值。
        1.大数据背景下企业档案管理工作受到的影响分析
        1.1面临严峻的非结构化数据处理形势
        大数据时代,企业需要存储与管理的数据共有三种类型,一是结构化数据,二是半结构化数据,三是非结构化数据。其中,非结构化数据较为常见,并且在所有数据当中占比较高,且体量庞大。因此,非结构化数据处理是大数据背景下企业面临的重要工作。需要通过大数据技术的合理应用对非结构化数据内容展开科学高效地处理,并在大数据内容支持下处理好非结构化信息内容,从而保障非结构化数据的有效整合与高效输出,实现非结构化数据速率的有效提升。
        1.2档案服务质量要求日渐提升
        信息时代背景下,数据信息成倍式且持续地增长,如何在大体量的数据信息中将有利用价值的信息找寻出来,是档案管理服务工作能否优质开展的重点所在,同时也备受信息需求者的关注。在档案服务方面,传统理念将之等同于事务性工作内容,认为此工作难度不大、专业性不强,主要是对档案进行保密性管理,因而限制了档案资料的有效利用。从本质上来讲,档案管理需要较强的专业技术,且在大数据背景下,档案管理人员除了要掌握专业性的档案管理知识以外,还需具备计算机技术及网络技术应用能力。在信息开放的时代背景下,信息数据共享需求日渐提升,政府部门的政务分开及企业的信息公开已成趋势,为此,档案服务也需顺应时代发展需求不断提升服务质量,并做好档案保密及利用两个方面的协调。
        2.大数据背景下企业档案管理工作创新模式分析
        2.1转变理念、满足需求、提升工作质量
        理念的创新是保障档案管理工作优化与高效开展的关键,为此,档案管理人员应加强时代发展特征的了解,分析当前的工作需求,将先进的档案管理理念引入到工作当中,确保档案管理工作能够顺畅有序地开展,从而实现档案管理需求有效满足的目标。大数据背景下,企业领导者首先要提升对档案管理工作的重视程度,并要转变思想理念,摒弃传统的档案管理方式,通过新型管理技术方法的引入节约档案管理工作的时间与人力成本,从大体量、多类型的档案数据当中实现有价值信息的探寻及信息规律的科学总结,从而彰显出信息数据的利用价值。以档案管理理念的创新为切入点,通过现代化信息技术的引入促进档案管理工作质量的全面提升。
        2.2完善基础业务、实现档案管理信息化
        信息时代背景下,企业应将档案基础业务建设作为核心,采取多种有效方式加快信息化建设步伐,通过档案管理范围的拓展、管理质量的提升,实现数据资源库的高质量构建,不断丰富档案数据资源内容。
        2.2.1加强档案收集整理、统一数据格式
        企业不仅要全面收集、有效整合档案资源,筑牢档案信息化建设的基础,还要加强数据库格式的规范与统一,实现信息内容扩充、保障档案信息的有效共享。需要将文字档案转化为电子档案存储与归类,并要做好原始资料的保护,可通过多元化档案管理技术手段的引入提升管理成效。如可利用扫描仪扫描纸质档案以完成电子档案建设,从而实现档案资料数据库的有效搭建,确保收集到更加精准与全面的档案信息数据,为档案管理人员的信息检索与查阅利用提供便利,实现档案管理效率的有效提升。
        2.2.2提供充足资金资源、合法合规开展工作
        企业应加强软硬件设备优化,争取上级领导对档案管理工作的认同与支持,从而为其提供充足的资源保障,使之能够结合档案信息化建设需求而不断完善软件及硬件设备设施。还应加大人力及物力扶持,实现档案管理体系与OA办公管理系统的有机融合,在行业标准约束下、遵从国家律法合规合法地开展档案资料收集与管理工作,确保档案管理信息化的快速实现。
        2.3强化档案管理服务能力
        企业在档案管理方面利用了先进的技术手段,档案服务工作的“量”已有了大幅度的增长。那么,档案服务的“质”又该如何保证?这与档案管理人员的整体素质有着直接的关系。
        2.3.1提高技术能力、优化档案质量
        档案人员既要不断学习、提升专业技能,还要掌握前沿的信息技术,成为复合型档案管理人才。档案人员要确保归档内容的真实、完整和有效性,并加以鉴定、定、分类、划分保管期限,防止交叉、无归档价值的信息进入档案系统。
        2.3.2开展数据分析服务、提高服务满意度
        可以利用大数据技术提供档案数据分析服务,也可以利用关键词检索和系统联想功能,推送更多的相关信息。通过对信息利用者的利用方式、档案类型、用途、数量进行统计、利用效果分析,档案管理人员可以掌握档案利用的总体趋势和方向,档案服务工作也能做到“知己知彼”。另外,还可以每年对信息利用者开展满意度调查,收集档案系统、服务方面的意见和建议,帮助档案人员认识档案服务工作中的不足,并针对性地加以调整和改进,不断提高档案服务的满意度。
        2.4开拓多元档案信息利用途径
        企业的档案管理工作首要目的就是为了更好地发挥档案保存价值,所以,在大数据的背景下,企业应该更好地发挥档案的本身价值,并在现有的价值基础上进行价值延伸,有效拓展档案的隐藏价值,让企业的档案管理工作具有更加长远的意义。除此以外,以往的档案管理工作中,档案存在的价值只是单纯进行档案查询,满足不了现阶段信息收集要求。因此,企业在进行日常档案管理过程中应该加强对企业局域网以及互联网的广泛应用,采用这样的方式来实现企业内部的关键数据传递,更好的满足档案查询人员的数据基础要求。
        结语:
        在大数据时代背景下,企业档案信息化建设过程中还存在诸多问题。基于此,要求企业坚持与时俱进,转变传统档案管理思想观念,加强档案信息化基础业务建设,完善档案信息化的规范标准,构建档案大数据安全防护体系,完善自身的档案信息化体系,从整体上促使企业档案信息化建设的水平和效率,助推企业的稳健长远发展。
        参考文献:
        [1]解宁.大数据背景下企业档案管理工作的创新模式研究[J].文渊(高中版),2019(5):519.
        [2]关允静.大数据背景下企业档案管理工作的创新模式解析[J].中外企业家,2020,672(10):147-148.