企业科研项目档案管理优化对策研究

http://www.chinaqking.com 期刊门户-中国期刊网2021/7/27来源:《基层建设》2021年第13期文/赵艳
[导读]摘要:科研项目档案是科研活动开展和运行不可或缺的重要组成部分,科研成果最终以纸质或电子形式体现,是项目验收的主要部分。

        航空工业哈尔滨飞机工业集团有限责任公司  黑龙江哈尔滨  150060
        摘要:科研项目档案是科研活动开展和运行不可或缺的重要组成部分,科研成果最终以纸质或电子形式体现,是项目验收的主要部分。笔者阐述了科研项目档案的特点、科研项目档案管理现状,通过分析与科研项目档案管理要求的差距,找出科研项目档案管理存在的问题,提出具体的优化策略,提高科研项目档案的管理水平。
        关键词:企业;科研项目档案;档案管理
        科研项目档案管理是科技部门科研活动的基础和真实记载,是提高企业科技创新能力和促进科技进步的重要保证。特别是在航空领域竞争激烈的今天,科研项目档案管理在企业科研管理中越来越重要。
        1.科研项目档案的特点
        科研项目档案是指在科学技术研究过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。[1]科研项目档案真实的记录和反映企业在科研生产过程中的宝贵资料,有很高的利用价值。主要有以下特点:
        1.1专业性
        专业性是科研档案最突出的特点之一,不仅使它们同一般档案相区别,而且使不同专业形成的科研档案彼此之间互相区别。科研档案的专业性特点主要集中表现在形成领域和内容性质两个方面。一方面,科研档案形成的领域具有鲜明的专业性特点。任何一项科技、生产活动都是在一定的专业范围内进行的,科研档案作为这种活动的记录,都形成于特定的专业领域。如关于飞机的研制试验有损伤容限、静力试验、抗疲劳、水载荷等内容性质具有鲜明专业性特征。
        1.2成套性
        科研档案的基本特点是以课题成套,即以课题为单位进行归档。围绕一个独立项目或某一科技对象形成的一系列文件是一个具有有机联系的整体,管理中不允许分散。这是对科研档案管理具有重要规范与制约的作用,是确定科研文件归档范围和检验科研档案完整性的依据,是科研档案整理分类、价值鉴定、排架组合、档案统计等工作的基础。不同类型的科研档案的成套性特征不同,例如设备仪器档案是按着型号成套,科研档案是按着课题成套。
        1.3阶段性
        科研档案具有明显的阶段特征是由于科研项目都是按照一定规律,有计划、有步骤、有阶段开展和进行的。从科研准备阶段、开题论证阶段、研究试验阶段到推广应用阶段所形成的文件资料,每个阶段的科研档案都体现了科研活动的规律性和阶段性,这些不同阶段的科研档案都是具有逻辑性、系统性,密不可分的有机联系。
        2.科研项目档案管理现状
        公司科研项目档案集中统一管理、流程清晰、领导重视,项目验收时及时归档。科研项目档案经历收集、整理、组卷、自查、预验收、预验收整改、正式验收、正式验收后整改,在整个过程中会暴露很多问题,通过以点盖面归纳总结科研项目档案管理有以下几个方面问题:
        2.1科研项目档案管理制度不健全
        一方面,缺乏科研项目档案数据管理的顶层文件。关于科研项目数据的归档范围及著录内容、指标体系、数据标准等都没有统一规范的指导文件。每个单位都是根据自己的情况提出相应的要求,但是没有一个行业标准进行规范。另一方面,科研项目对归档载体没有明确的要求。公司根据情况,采取不同的归档载体形式,但会保证归档一套完整、系统的电子档案,纸质档案视情况而定。
        2.2科研项目档案收集不全、质量不高
        科研项目档案要完整性、准确性、规范性。科研项目档案资料收集不全、质量不高。一方面归档不全,归档单位没有根据项目任务书、批复及合同等进行归档,而是有什么归档什么,导致归档资料不齐全、不系统。项目验收时,验收专家提出未见技术质量处理记录,归零报告、关键件和重要件工艺规程。另一方面归档质量不高,例如,归档电子数据,填写不全,填写信息不正确、档案移交单与归档兰台数据不一致等问题。
        2.3科研项目档案整理不到位
        科研项目档案归档数量大,文件种类多,归档资料无法体现逻辑性、系统性、试验报告与试验大纲分离、评审意见与评审文件分离等,档案整理不到位。为保证档案资料的逻辑性和系统性,要求归档单位按照科研项目研制过程,对所收集的档案资料进行逻辑排序。
        2.4档案人员的综合素质有待加强
        档案管理人员由于业务不涉或不接触其他业务部门,并不详细了解各个部门形成的具体的文件材料,也不懂技术方面的问题。档案管理人员掌握新知识、新技术的机会比较少,创新能力不足。档案管理人员对文件理论知识掌握的不深入,只知道理论表象不知道理论精髓。
        3.科研项目档案管理优化策略
        3.1科研项目档案管理制度建设需要完善
        从企业管理的角度看,企业档案管理制度体系主要包括企业管理制度和档案工作管理制度部分制度,在企业档案工作转型的过程实践中,无论是企业档案工作各环节的配合,还是企业管理本身的运行机制,都对企业档案工作转型制度有着强烈的需求。企业管理制度主要包括企业经营管理方面的各种规章制度,如财务管理、人力资源管理、物资采购与材料管理等制度,以保证企业管理层面各种业务和信息流动的有序进行,从而为企业档案信息资源的采集、管理活动提供良好的企业环境。由此可见,企业建立科学、系统的档案工作制度是促进档案工作转型走向规范、高效的前提和基础。
        3.2科研项目档案归档实施前端控制管理措施
        一方面,在项目档案初期,立项评审时,档案管理人员参加,并明确归档范围,归档要求,阶段性归档时间节点,为后续课题结题归档奠定基础;另一方面,为保证档案资料的逻辑性和系统性,归档单位需按照科研项目研制过程,对所收集的档案资料进行逻辑排序,按照实际逻辑顺序填写科技档案交接单并提交兰台数据。
        为保证档案资料的逻辑性和系统性,归档单位需按照科研项目研制过程,对所收集的档案资料进行逻辑排序,按照实际逻辑顺序填写科技档案交接单。
        3.3提高科研人员对档案的意识
        科研人员是科研项目档案形成的主体。在科研活动中,科研人员要做到“四同步”,即在科研立项、研究试验、鉴定验收、申报成果和奖励的同时,积极主动地按照档案的规范要求,形成、积累并保管好档案材料,及时主动归档。
        3.4档案人员拓展知识层次,提高综合业务素质能力
        科研项目档案管理是一项专业性较强的工作,具有特定的工作对象和一套科学的收集、整理及鉴别挑选的原则和方法。首先,要更新企业档案工作者的观念以及传统的知识结构,使之适应现代社会企业的发展。其次,要对档案工作者开展继续教育及标准化教育,不断更新档案管理知识,为实现档案工作转型打下坚实的基础。
        结语
        科研项目档案的管理是一项复杂而又严密的工作。为了尽量提高科研项目档案的质量,应加强科研项目档案管理,建立健全档案管理制度,增强全员档案意识,确保科研项目档案的归档率及归档材料的完整率和准确率,最终使科研项目档案工作实现科学化和规范化,达到提高科研项目档案归档质量和效率的目的。同时,在开发和利用科研项目档案上要有所突破和创新,使科研项目档案管理步人良性发展的轨道。
        参考文献:
        [1]倪晓燕.现代科研档案项目化管理浅析[J].机电兵船档案,2017(4).